نمایش مانده حساب

در صورتیکه در نظر دارید پیش از ثبت آرتیکل، مانده حساب انتخاب شده را به تفکیک ارزهای مستقیم مشاهده کنید، می توانید از گزینه "نمایش مانده حساب" یا کلید میانبر Alt+B استفاده نمایید.

کپی مبلغ اختلاف سند

جهت سادگی ثبت سند و در هنگام تراز کردن آن، با انتخاب این گزینه سیستم مبلغ اختلاف سند (مانده سند) را محاسبه کرده و به عنوان مبلغ آرتیکل جایگزین می کند. کلید میانبر این آیتم Alt+G می باشد.

تغییر ماهیت آرتیکل

با انتخاب این گزینه یا کلید میانبر Alt+U ماهیت آرتیکل از بدهکار به بستانکار و از بستانکار به بدهکار تغییر می کند.

نام حساب به عنوان شرح پیش فرض

در صورتیکه در نظر دارید شرح آرتیکل همان نام حساب باشد، از این گزینه یا کلید میانبر Alt+W استفاده کنید.

سریال: این فیلد یک شماره منحصر به فرد می باشد که مشخصه سند در سیستم است. بطور پیش فرض اولین سند با شماره 1 پیشنهاد می شود، اما در صورت تغییر شماره سند به شماره دلخواه، شماره اسناد بعدی بصورت خودکار و سریالی افزایش می یابد. در صورت لزوم برای باز کردن اسناد قبلی می توانید در این فیلد شماره سند مورد نظر را درج کرده و با استفاده از علامت آن را فراخوانی کنید.

عطف: این فیلد جهت تعیین شماره پیگیری سند که در واقع رابط بین اسناد کاغذی و اسناد کامپیوتری می باشد، استفاده می شود. در صورتیکه به هر صورت شماره اسناد با ابزارهای موجود و یا بصورت دستی تغییر نماید این شماره می تواند ثابت بماند و تغییر نکند. لازم به ذکر است شماره عطف همانند شماره سند از قواعد شمارنده پیروی می کند و قابل تغییر نیست. از طرفی امکان تنظیم تغییر دستی شماره عطف نیز وجود دارد و لی در این شرایط می توانید تنظیم شماره 29 را برای سند در بخش تنظیمات فرم مدیریت گروه های کاری فعال نمایید تا از درج شماره عطف تکراری پس از تغییر آن جلوگیری شود.  

تاریخ: در اینجا تاریخ سند نوشته می شود. به طور پیش فرض در این فیلد تاریخ روز یا تاریخ آخرین برگه سند صادر شده توسط سیستم ثبت می شود که قابل تغییر توسط کاربر است.

برای درج تاریخ، آن را از سال به روز بنویسید. سیستم به طور خودکار جداکننده / را درج می کند.

توجه کنید که گزارش های سیستم بر اساس این تاریخ گزارش گیری می شوند.

تاریخ صدور : این فیلد تاریخ صدور سند را نمایش می دهد. به طور پیش فرض این فیلد غیرفعال است و می توانید برای هر یک از کاربران از طریق گروه کاری آن ها آن را فعال کنید. برای این کار کافیست در فرم مدیریت گروه های کاری گروه کاربر مورد نظر را انتخاب نموده و در تنظیمات مربوط به فرم ایجاد و ویرایش سند، تنظیم شماره 26 یا "نمایش تاریخ صدور سند" را تیک کنید.

مرکز: در صورتیکه از نسخه هلدینگ استفاده می کنید، در این بخش می توانید با کلید Enter مرکز مالی مورد نظر برای سند را انتخاب نمایید.

: با کلیک روی این کلید می توانید آرتیکل مورد نظر را با ارزهای معرفی شده در سیستم ایجاد کنید. این حالت جهت سندهای ارزی کاربرد دارد. با انتخاب این گزینه، فیلدهای مقدار ارز، نوع ارز، نرخ ارز و مقدار (فیلد مقدار در آرتیکل سند) به قسمت فیلدهای موجود در لیست آرتیکل ها اضافه می گردد و با انتخاب مجدد آن، فیلدهای مذکور حذف خواهند شد.

: با کلیک بر این دکمه فرم ارسال اطلاعات باز می شود و از طریق آن می توانید یک یا چند سند را به شرکت دیگری منتقل کنید. جهت اطلاع از نحوه ارسال اطلاعات به شرکت دیگر، به توضیحات فرم ارسال اطلاعات مراجعه نمایید.

در این حالت فرم ارسال اطلاعات به صورت پیش فرض روی شماره سندی که فرم برای آن باز شده، فیلتر شده است. برای گنجاندن تعداد بیشتر سند جهت ارسال، محدوده شماره سند را بیشتر کنید.

: برای چاپ گرفتن از سند، از این دکمه یا کلید میانبر Alt+P استفاده کنید. در صورت نیاز به چاپ گروهی از اسناد، در فرم مدیریت اسناد، اسناد مورد نظر خود را با کلید + انتخاب کرده و با استفاده از این دکمه، اقدام به چاپ گروهی نمایید.

در جدول میانی صفحه که جایگاه ورود آرتیکل های یک سند مالی است هر کدام از ستون ها نمایانگر یکی از ویژگی های سند می باشد. این ستون ها به شرح زیر هستند:

­کد حساب: نشان دهنده کد حساب اصلی مرتبط با آرتیکل جاری است.

­تفصیلی یک ، تفصیلی دو ، تفصیلی سه: در صورت وجود سطوح مختلف تفصیلی برای آرتیکل، حساب های تفصیلی این ستون ها در کنار ستون کد حساب نمایش داده می شود و نمایش کد حساب تفصیلی مرتبط با حساب اصلی آرتیکل در این ستون ها انجام می شود.

­شرح آرتیکل: این فیلد نشان دهنده دلیل ایجاد آرتیکل جاری یا توضیحاتی درباره آن است که عموماً بصورت دلخواه و یا از طریق فرم مدیریت شرح های تکراری درج می شود. در ثبت سریع آرتیکل ها برای باز کردن لیست شرح های تکراری از کلید میانبر Alt+Shift+2 استفاده کنید.

بدهکار: مبلغ بدهکاری موجود در آرتیکل در این ستون درج می شود.

­بستانکار: مبلغ بستانکاری موجود در آرتیکل در این ستون درج می شود.

در شرکت هاییکه از سیستم خزانه داری نیز استفاده می کنند، در هنگام درج واریز بانک در سند حسابداری، پس از دریافت شماره و تاریخ از کاربر از طریق کلید ترکیبی Alt+3، مرکز خزانه داری مورد نظر نیز از کاربر دریافت می شود تا واریزی وجه دقیقا به مرکز مورد نظر منتسب شود.

نوار ابزار مدیریت آرتیکل ها جایگاه اصلی برای ایجاد و کنترل آرتیکل های یک سند حسابداری است.

: این دکمه جهت ایجاد یک آرتیکل جدید یا باز کردن فرم "ایجاد آرتیکل" به کار می رود. با استفاده از کلید میانبر Alt+N نیز می توان ردیف جدیدی ایجاد نمود.

: این دکمه جهت ویرایش یک آرتیکل به کار می رود. با استفاده از کلید میانبر Alt+M نیز می توان رکورد جاری را ویرایش نمود.

: از این دکمه جهت علامتگذاری یک یا چند آرتیکل برای حذف استفاده کنید. با استفاده از کلید میانبر Alt+D یا کلید Delete کیبورد نیز می توان ردیف های انتخاب شده را جهت حذف علامت گذاری نمود. برای حذف قطعی ردیف های علامت گذاری شده، از کلید ترکیبی Ctrl+D یا گزینه "حذف قطعی" که در منوی شناور عمومی فرم قرار دارد، استفاده کنید.

: برای جستجوی یک آرتیکل در لیست آرتیکل های موجود در سند جاری از این دکمه استفاده می شود. با استفاده از کلید میانبر Alt+F نیز می توان آرتیکل ها را جستجو نمود.

: از این امکان جهت کپی محتوای یک سند یا چند سند در محدوده خاص استفاده می شود. با کلیک بر آن، کادری باز می شود که می توانید شماره اسنادی را که در نظر دارید، آرتیکل های آن ها به طور کامل در سند جاری کپی شوند، انتخاب نمایید.

در صورتیکه از نسخه هولدینگ استفاده می کنید و به مراکز مالی مختلف دسترسی دارید، پس از انتخاب محدود شماره اسناد، می توانید مراکز مالی مورد نظر را نیز انتخاب نمایید.

: چنانچه سند از سیستم های دیگر مانند خزانه داری یا خرید و فروش صادر شده باشد، دکمه پیوست، فرم مربوط به این سند را که در آن سیستم ها ثبت شده ضمیمه سند می کند و می توانید با کلیک بر آن مستقیماً وارد فرم مربوطه شوید. با استفاده از کلید میانبر Alt+I نیز می توان از این امکان استفاده نمود.

: در صورتیکه سند حاوی ضمیمه یا فایلی باشد که لازم است به آن ضمیمه شوید، با این دکمه می توانید این کار را انجام دهید. با انتخاب این دکمه پنجره زیر باز می شود:

برای افزودن به ضمایم سند، در این پنجره روی علامت (یا کلید میانبر Alt+N) کلیک کنید تا فیلدهای پایین صفحه فعال شوند. سپس نام ضمیمه را تایپ کرده و از طریق علامت مسیر فایل را انتخاب نمایید. سایر ملاحظات را در فیلد توضیحات درج و با دکمه فرم را تأیید کنید. جهت مشاهده پیش نمایش فایل ضمیمه در کادر خالی سمت چپ، پس از انتخاب مسیر فایل، از دکمه "پیش نمایش" استفاده نمایید.

: تراز یا ناتراز بودن آرتیکل توسط سیستم، به صورت خودکار محاسبه شده و با این دکمه نمایش داده می شود. در واقع این دکمه بدون عملکرد بوده و تنها جنبه نمایشی برای دو حالت تراز و ناتراز را دارد.

مادامیکه این دکمه ناتراز بودن سند را نمایش دهد، دکمه ثبت سند غیرفعال خواهد بود.

: وضعیت ثبت سند، توسط این کلید نمایش داده می شود و دارای حالت ­های نمایشی ثبت نشده، ثبت موقت، تأییدشده و ثبت قطعی می باشد. برای تغییر وضعیت ثبت سند به فرم ثبت سند مراجعه نمایید.

با قرار دادن نشانگر روی هر رکورد در جدول آرتیکل ها، می توانید نام حساب و تفصیلی های انتخاب شده برای آن را در سطرهای این بخش مشاهده نمایید. علاوه بر این برخی فیلدهای دیگر به شرح زیر برای توضیح خصوصیات سند در اینجا قرار گرفته اند.

تنظیم : در این فیلد نام کاربری که سند را ایجاد نموده است، نمایش داده می شود.

تأیید : چنانچه جمع مبالغ بدهکار و بستانکار مساوی باشد و سند در وضعیت ثبت موقت باشد، امکان تأیید سند وجود دارد. در صورتیکه دسترسی برای تأیید سند به کاربر داده شده باشد، عبارت "تأیید" در بخش توضیحات سند فعال خواهد بود. فرد تأییدکننده می تواند با تیک کردن عبارت "تأیید" در سند حسابداری یا با استفاده از فرم ثبت سند اقدام به تأیید سند نماید.

پس از تأیید سند، وضعیت ثبت سند به "تأییدشده" تغییر می کند.

تنها اسنادی قابل تأیید هستند که ثبت موقت شده باشند. در غیر این صورت سیستم پیغام زیر را نمایش می دهد.

پس از تأیید سند، دکمه های "حذف سند"، "ثبت سند" و "برگشت سند" غیرفعال می شوند. لذا برگشت سند تأیید شده، فقط توسط شخص مجاز انجام پذیر است.

مانده حساب : با قرار دادن نشانگر روی هر رکورد در جدول آرتیکل ها، می توانید در این فیلد مانده آن حساب را مشاهده نمایید.

مانده سند : جمع مبالغ ستون ­های بدهکار و بستانکار و همچنین اختلاف آن ها (مانده) در این قسمت نمایش داده می شود.

شرح : در این فیلد می توانید شرح سند را درج کنید. جهت باز کردن و تغییر لیست شرح های تکراری که در فرم مدیریت شرح های تکراری درج شده است، از کلید میانبر Shift+Enter استفاده کنید. همچنین برای انتخاب از بین شرح‌های تکراری تعریف شده در این لیست برای سند مالی، از کلید Enter استفاده نمایید. در صورتیکه سند از سیستم دیگری ایجاد شده باشد، به طور سیستماتیک در اینجا به آن اشاره شده است.

امکان کپی شرح اسناد بالادستی در شرح سند مالی مرتبط وجود دارد.

وضعیت : در اینجا وضعیت سند مالی در کارتابل عملیات مشخص می شود. در واقع در شرکت هایی که اسناد مالی در فرایند رسیدگی اسناد ثبت و تایید می شوند، در این فیلد می توان وضعیت جاری سند را مشاهده نمود.

رسته : در اینجا می توانید رسته سند مالی را مشخص کنید تا در برخی از سایر فرم های سیستم بتوان سند مالی را بر اساس رسته آن گزینش نمود یا از یک رسته خاص گزارش گیری کرد. برای تغییر رسته ها به فرم پارامترهای عمومی مراجعه کنید.

نوع سند : در صورتیکه سند توسط کاربر ایجاد شود، سند عادی محسوب می شود. ولی اگر سند توسط سیستم و بر اساس فاکتورها یا فرم های ثبت شده در سیستم های دیگر ایجاد شده باشد، نوع سند می تواند متفاوت شود. به طور مثال سند خرید و فروش یا سند انتقال کالا بین انبارها

گفتنی است تنها مدیر سیستم امکان تغییر سند مالی را دارد.

: جهت ایجاد یک سند جدید از این گزینه استفاده می شود. با استفاده از کلید میانبر Alt+Insert نیز می توان سند جدیدی ایجاد نمود.

: جهت حذف سند جاری از این گزینه استفاده می شود. با استفاده از کلید میانبر Alt+Delete نیز می توان سند جاری را حذف نمود. گفتنی است پیش از حذف قطعی سند، سیستم پیغامی جهت تأیید کاربر نمایش می دهد.

: پس از اطمینان از صحت اطلاعات واردشده در سند و تراز بودن آن، باید سند را ثبت کنید. برای این کار از دکمه "ثبت سند" یا کلید میانبر Alt+S استفاده کنید. در هنگام ثبت، سیستم نسبت به کنترل چند آیتم اقدام می کند و متناسب با آن پیغام هایی را هم ارائه می دهد.

در صورتیکه سند ناتراز باشد این دکمه غیر فعال می شود. در این حالت دکمه های وضعیت تراز و ثبت نیز به "ناتراز" و "ثبت نشده" تغییر می یابند.

در صورتیکه سند دارای آرتیکل با حساب نامشخص باشد سیستم در هنگام ثبت پیغامی متناسب با تعداد آرتیکل با حساب نامشخص می دهد و ثبت انجام نخواهد شد.

در صورتیکه سند دارای آرتیکلی با بدهکار و بستانکار صفر باشد، این سند اصطلاحاً خنثی است و سیستم پیغامی متناسب با تعداد آرتیکل های خنثی ارائه می دهد و ثبت انجام نخواهد شد.

توجه کنید که درصورت بستن فرم پیش از ثبت سند، اطلاعات سند جدید از بین نخواهد رفت و به صورت یک سند بلاتکلیف در سیستم باقی خواهد ماند که با باز کردن مجدد فرم سند حسابداری، قابل دسترسی است. برای چک کردن اسناد بلاتکلیف در هر زمان، می توانید به فرم بررسی اطلاعات در منوی امکانات مراجعه نمایید.

: چنانچه در نظر دارید در سند تغییراتی ایجاد نمایید درحالیکه سند ثبت شده باشد، لازم است ابتدا با استفاده از دکمه "برگشت سند"، وضعیت سند را به ثبت نشده تغییر دهید. برای این کار می توانید از کلید میانبر Alt+K نیز استفاده نمایید.

در نظر داشته باشید در صورتیکه سند ثبت قطعی شده باشد و یا تأیید شده باشد این ابزار برای کاربر جاری غیرفعال خواهد بود. و در این حالت تنها از طریق فرم مدیریت و کنترل اسناد می توان وضعیت سند را تغییر داد.

: چنانچه بخواهید بر اساس یک مشخصه، سندی را جستجو کنید، از این گزینه استفاده نمایید.

: از طریق این دکمه یا کلید ترکیبی Alt+O می توانید دفتر حساب مربوط به حساب آرتیکلی که نشانگر روی آن قرار گرفته است را باز کنید.

: از طریق این دکمه می توانید بدون خروج از سند، فرم تراز آزمایشی را باز کنید.