رسید پرداخت، سندی جهت ثبت های مالی عملیات پرداخت به افراد به صورت وجه نقد و اسناد پرداختنی می باشد. عملیات اصلی موجود در این فرم، عملیات پرداخت به افراد و ثبت های مالی مربوطه است.
پیشنهاد می شود هر نوع عملیات پرداخت از طریق این فرم در سیستم ثبت شود.
دسترسی به این فرم از طریق بخش "دریافت پرداخت" در سیستم خزانه داری امکان پذیر است. همچنین کلید میانبر فرم Alt+R می باشد.
اجزای فرم شماره سیستم به طور پیش فرض یک رقم بالاتر از آخرین شماره رسید ثبت شده را به این فیلد اختصاص می دهد. در اینجا می توانید شماره رسید مورد نظر خود را تایپ کرده و با کلیک بر علامت
شماره عطف در این فیلد شماره رسیدهای مرتبط را درج کنید. به طور مثال شماره عطف می تواند شماره پیش فاکتور مرتبط با رسید یا چیزی مشابه با آن باشد. گفتنی است سیستم به صورت پیش فرض عدد قرار داده شده در فیلد شماره را به عنوان شماره عطف نیز درج می کند.
کد اعتباری این فیلد در شرکت هایی که از سیستم بودجه و اعتبارات استفاده می کنند، کاربرد دارد. در اینجا با کلید Enter لیست کدهای اعتباری که همان شماره های اسناد اعتباری می باشند را باز کرده و کد مربوطه را انتخاب نمایید. انتخاب این کد به منزله تأمین اعتبار سند جاری از منبع سند اعتباری انتخاب شده است. پس از انتخاب کد اعتباری برای مشاهده سند اعتباری انتخاب شده می توانید بدون خروج از فرم روی علامت
تاریخ به صورت پیش فرض، در این فیلد تاریخ روز نمایش داده می شود که قابل تغییر توسط کاربر است.
در صورتیکه این علامت به شکل آدمک باشد، تعیین سند مالی توسط کاربر صورت می گیرد. اما اگر کاربر دسترسی لازم را در این زمینه نداشته باشد، یا علامت دسترسی کاربر برای ایجاد سند مالی در فرم مدیریت گروه های کاری تنظیم می شود.
شخص در ایجاد یک رسید جدید پیش از هر کاری لازم است تا دریافت کننده رسید مشخص شود. عموماً دریافت کننده یکی از طرف های حساب می باشد.
به سه شیوه می توانید شخص دریافت کننده را انتخاب نمایید: در شیوه اول با کلیک بر علامت
در شیوه دوم دریافت کننده یک طرف حساب نیست، لذا می توانید ابتدا با تایپ بخشی از نام حساب ثابت، در فیلد مربوطه آن را یافته و پس از آن حساب شناور را نیز به همین شیوه انتخاب نمایید. شیوه سوم مربوط به پرداخت هایی با چند دریافت کننده است که طرف حساب بیش از یک نفر می باشد. در این حالت از علامت توجه داشته باشید که در وضعیتی که چندین طرف حساب برای چک وجود دارد، لازم است در فیلد شخص یک حساب رابط انتخاب شده و چک یا سند پرداختنی در فرم ایجاد و تعریف شود. سپس پیش از ثبت فرم، از طریق این علامت، گیرندگان وجه مشخص شوند.
باجه پرداخت نشانگر را روی این فیلد قرار داده و با کلید Enter لیست باجه های پرداخت را باز و باجه مورد نظر خود را انتخاب کنید.
مصارف برای استخراج سه گزارش "خلاصه دریافت و پرداخت"، "صورت جریان وجوه نقد" و "گزارش بودجه نقدی" باید در این لیست بازشدنی، مصارف رسید پرداخت را مشخص کنید. جهت انتخاب مصارف، بخشی از نام مصارف مورد نظر خود را در داخل فیلد تایپ کرده و با کلید Enter لیست جستجوی منابع و مصارف را باز و آیتم مورد نظر را انتخاب کنید.
نوع در این لیست بازشدنی نوع رسید را انتخاب کنید.
وضعیت این فیلد وضعیت ثبت رسید را نمایش می دهد.
تنظیم کننده در این فیلد نام کاربر ایجاد کننده رسید نمایش داده شده است.
جمع کل این فیلد مبلغ خالص رسید پس از کسر کسورات یا افزودن اضافات به جمع مبلغ آرتیکل ها را محاسبه کرده و نمایش می دهد.
توضیحات جهت ثبت توضیحات یا ملاحظات راجع به رسید پرداخت از این فیلد استفاده کنید.
با باز کردن فرم رسید پرداخت به صورت پیش فرض یک فرم خالی باز می شود. پس از ثبت هر رسید، برای ایجاد رسید جدید، با استفاده از دکمه "رسید جدید" یا کلید میانبر Alt+Insert می توانید یک فرم رسید خالی باز کنید.
تا زمانیکه رسید ثبت نشده باشد، امکان حذف آن وجود دارد. با انتخاب این دکمه ابتدا سیستم پیغام تأیید از کاربر را نمایش می دهد.
پس از تأیید این پیغام، رسید پرداخت حذف می شود. کلید میانبر برای حذف رسید Alt+Delete می باشد.
پس از اطمینان از صحت رسید، با کلیک بر دکمه "ثبت رسید" یا با استفاده از کلید میانبر Alt+S آن را ثبت کنید. با ثبت رسید، سند حسابداری مربوط به آن نیز در سیستم حسابداری ایجاد می شود. همانطور که پیشتر اشاره شد، سند مالی رسید پرداخت به دو شیوه ایجاد می شود: 1. صدور سند توسط سیستم: در صورتیکه در بالای فرم علامت 2. صدور سند توسط کاربر: در صورتیکه علامت
در این فرم لیست اسناد مالی ثبت نشده در تاریخ رسید نمایش داده شده است. در صورتیکه در نظر دارید آرتیکل های رسید در یکی از این اسناد ثبت شود، نشانگر را روی رکورد مورد نظر قرار داده و با دکمه "انتخاب سند" آن را به عنوان سند حسابداری رسید انتخاب نمایید. در غیر این صورت با دکمه "سند جدید" سیستم یک سند جدید برای این رسید ایجاد می کند. در صورت نیاز به مشاهده سند حسابداری هر یک از رکوردهای این فرم می توانید از دکمه "مشاهده سند" استفاده نمایید. همچنین برای نمایش همه اسناد باز در سیستم بدون در نظر گرفتن تاریخ رسید، می توانید چک باکس "همه اسناد باز" را انتخاب نمایید.
در صورت نیاز به تغییر در رسید ثبت شده، می توانید با دکمه "برگشت رسید" آن را از وضعیت ثبت شده به ثبت نشده تغییر دهید.
با کلیک بر این دکمه می توانید بدون خروج از فرم وارد فرم مراکز خزانه داری شوید و تغییراتی را در مراکز و باجه های خزانه داری ایجاد کنید.
با استفاده از این دکمه می توانید اسناد بازرگانی و صورت هزینه های تنخواهی را که مرتبط با این رسید هستند، مشاهده نمایید. به طور مثال در صورتیکه این رسید پرداخت برای تسویه یک یا تعدادی فاکتور خرید صادر شده است، در اینجا لیست این فاکتورها قابل مشاهده خواهد بود. لیست اسناد خزانه داری مرتبط از سه مسیر زیر فراخوانی می شود: •صدور سند خزانه داری در سند بازرگانی از طریق دکمه تسویه فاکتور •تسویه فاکتورها از طریق فرم قابل فرخوان در دفتر خرید فروش •تسویه فاکتورها از طریق فرم تسویه فاکتورها که کلید آن در همین فرم قرار داده شده است.
با توجه به الزام برخی سازمانهای دولتی جهت عدم صدور کاغذی چک و پرداخت الکترونیک، در این فرم امکان ارسال اقلام اسناد پرداخت به پانل بانک وجود دارد. برای این کار لازم است در هنگام صدور چک در سند پرداختنی، کد رهگیری یکتا برای آن تعریف شده و حساب بانکی شخص نیز که در فرم مدیریت اشخاص برای او قابل تعریف است، انتخاب شده باشد. در این صورت با استفاده از دکمه "حواله الکترونیک" یک، چند یا همه اقلام تنظیم شده در سند پرداخت به پانل حساب سازمان (در حالت منتظر تایید) منتقل می شود. پس از امضاء و پرداخت نهایی، سند پرداخت قطعی و سند مالی مرتبط (با شماره قطعی) ایجاد می شود.
|
در کنار این فیلد کلیک کنید. 
بدون خروج از فرم، وارد فرم معرفی طرف حساب شوید.
که در کنار فیلد کسر/ اضافه قرار گرفته است، استفاده کنید و در فرمی که باز می شود گیرندگان وجه را انتخاب نمایید. 
فرم اضافه/ کسر پرداخت را باز کنید. در این فرم با دکمه "جدید" امکان تعریف یک کسری / اضافه جدید را به وجود آورید. 
از آن فرم خارج شوید تا مبلغ مذکور در جمع مبلغ رسید لحاظ شود. 
دفتر حساب با کلیک بر این گزینه بدون خروج از فرم وارد دفتر حساب طرف حساب انتخاب شده شوید. کلید میانبر دفتر حساب Alt+B می باشد.
مانده حساب طرف حساب با کلیک بر این گزینه می توانید مانده حساب طرف حساب انتخاب شده را در تاریخ معین مشاهده نمایید. کلید میانبر برای مشاهده مانده حساب Alt+R می باشد.
نحوه انتخاب سند حسابداری با کلیک بر این گزینه می توانید نحوه انتخاب سند حسابداری را از صدور توسط کاربر به صدور توسط سیستم و بالعکس تغییر دهید. کلید میانبر برای این کار Alt+U می باشد. همانطور که توضیح داده شد، دو شیوه برای صدور سند حسابداری به شرح زیر وجود دارد: روش خودکار (صدور سند توسط سیستم): در این حالت ثبت مربوط به عملیات پرداخت در اولین سند ثبت نشده به تاریخ فرم پرداخت انجام می شود و اگر چنین سندی وجود نداشته باشد، ثبت های مالی در سند جدیدی ایجاد می شوند. روش نیمه خودکار (صدور سند توسط کاربر): در این حالت لیست اسناد ثبت نشده نمایش داده می شوند. کاربر می تواند یکی از آن ها را انتخاب یا سند جدیدی پیشنهاد کند. شماره سندی که به این ترتیب مشخص می شود، به عنوان سند مرتبط با عملیات پرداخت در نظر گرفته می شود.
سند حسابداری مرتبط پس از ثبت رسید، با کلیک بر این گزینه می توانید سند حسابداری آن را مشاهده نمایید. کلید میانبر این آیتم Alt+O می باشد.
چاپ چک اندازه کوچک برای چاپ چک های کوچک، برگه چک را به درستی در دستگاه چاپگر قرار داده و از بین آرتیکل ها، چک مورد نظر خود را انتخاب کنید. سپس با کلیک روی این آیتم یا با استفاده از کلید میانبر Alt+7 ، فرم مدیریت چاپ را باز کنید. در اینجا این فرم روی چاپ چک با اندازه کوچک تنظیم شده و تنها کافیست دکمه چاپ را انتخاب نمایید.
چاپ چک اندازه متوسط برای چاپ چک های متوسط، برگه چک را به درستی در دستگاه چاپگر قرار داده و از بین آرتیکل ها، چک مورد نظر خود را انتخاب کنید. سپس با کلیک روی این آیتم یا با استفاده از کلید میانبر Alt+8 ، فرم مدیریت چاپ را باز کنید. در اینجا این فرم روی چاپ چک با اندازه متوسط تنظیم شده و تنها کافیست دکمه چاپ را انتخاب نمایید.
چاپ چک اندازه بزرگ برای چاپ چک های بزرگ، برگه چک را به درستی در دستگاه چاپگر قرار داده و از بین آرتیکل ها، چک مورد نظر خود را انتخاب کنید. سپس با کلیک روی این آیتم یا با استفاده از کلید میانبر Alt+9 ، فرم مدیریت چاپ را باز کنید. در اینجا این فرم روی چاپ چک با اندازه بزرگ تنظیم شده و تنها کافیست دکمه چاپ را انتخاب نمایید.
ابطال شماره چک در صورتیکه به هر دلیلی نیاز به ابطال یک شماره چک وجود داشته باشد، با استفاده از این آیتم می توانید تا پیش از ثبت، آن را ابطال کنید.
قطع ارتباط با دسته چک در صورتیکه به هر دلیلی شماره یک چک باید تغییر کند، با استفاده از این آیتم می توانید ارتباط چک را با دسته چک قطع کرده و مجددا از دسته چک دیگری استفاده کنید.
مدیریت دسته چکها با کلیک بر این آیتم می توانید بدون خروج از فرم وارد فرم مدیریت دسته چکها شده و تغییرات لازم در خصوص آن ها را ایجاد کنید.
پیش نمایش چاپ با انتخاب این گزینه یا استفاده از کلید میانبر Alt+Q فرم مدیریت چاپ را باز کنید و پیش نمایش رسید پرداخت را مشاهده نمایید.
ارسال پیامک برای طرف حساب در صورت برخورداری از امکانات سازمان الکترونیک پیوست، با این گزینه می توانید برخی اطلاعات رسید را برای طرف حساب از طریق پیامک ارسال نمایید.
ارسال به شرکت دیگر با استفاده از این گزینه می توانید رسید پرداخت جاری یا تعدادی رسید پرداخت را به یک شرکت دیگر یا یک دوره مالی دیگر منتقل نمایید. پیش از انتقال اطلاعات، سیستم پیغام زیر را نمایش می دهد.
پس از تأیید این پیغام، باید مشخص کنید که در صورت تکراری بودن شماره ها، انتقال به چه شکل انجام گیرد.
با تأیید این پیغام، عملیات انتقال انجام می گیرد.
برای آگاهی از نحوه انتقال اطلاعات با این روش، به توضیحات بخش ارسال اطلاعات مراجعه نمایید.
ارسال مبلغ به سامانه پرداخت الکترونیک در صورت وجود ارتباط بین سیستم با پایانه فروش فروشگاهی (POS)، پس از تکمیل رسید و محرز شدن مبلغ قابل پرداخت آن، با کلیک بر این عبارت یا با استفاده از کلید ترکیبی Alt+Z مبلغ مقابل پرداخت رسید به پایانه فروش ارسال شده و امکان پرداخت از طریق این پایانه وجود دارد.
ارتباط سند با پیمان این آیتم تنها در صورتی فعال خواهد بود که نوع رسید، اسناد تضمینی انتخاب شده باشد. به طور معمول در سیستم پیمان ها پس از ایجاد پیمان امکان انتخاب سند تضمینی یا ضمانتنامه آن نیز وجود دارد. اما در صورتیکه ضمانتنامه پس از ثبت پیمان در سیستم ثبت شود، می توانید با استفاده از این آیتم در منوی شناور فرم، آن را به پیمان مربوطه ارتباط دهید و مشخص کنید که این ضمانتنامه بابت کدام پیمان می باشد. |
|