: برای تعریف هر یک از منابع یا مصارف روی دکمه جدید یا کلید میانبر Alt+N کلیک کنید تا فیلدهای پایین فرم فعال شود.

کد : به طور پیش فرض یک رقم بالاتر از آخرین کد ثبت شده در این فیلد درج می شود که قابل تغییر توسط کاربر است.

کد کامل : این کد به صورت مسلسل توسط سیستم ثبت می شود و کاربر نمی تواند تغییری در آن ایجاد کند.

طول کد : مطابق با تعداد زیرمجموعه برای هر سرگروه منابع یا مصارف، می بایست برای آن طول کد زیر مجموعه در نظر بگیرید.

به عنوان مثال چنانچه آیتمی دارای کمتر از 9 زیر مجموعه باشد باید طول کد 1 را برای آن در نظر گرفت چرا که کد اقلام زیرمجموعه آن یک رقمی می باشند.

برای اقلام سطح آخر که زیرمجموعه ای ندارند، طول کد، عدد صفر می باشد.

کد دارایی : در این فیلد کد مالیاتی منابع یا مصارف را جهت گزارش TTMS پیمان های خرید و فروش درج کنید.

نام : عنوان منابع یا مصارف را در این فیلد درج نمایید.

نام لاتین : در صورت لزوم می توانید عنوان لاتین منابع یا مصارف را نیز درج کنید.

نوع : اقلام تعریف شده می توانند جزو منابع یا مصارف و یا از این لحاظ خنثی باشند. انواع خنثی جزء منابع و مصارف به حساب نمی آیند.

توجه کنید که نوع منابع و مصارف در سطح اول انتخاب می شود و در سطوح بعدی غیرفعال است.

رسته : این لیست بازشدنی شامل 5 رسته استاندارد برای منابع و مصارف است که کلیه منابع و مصارف سازمان به گونه ای در زیرمجموعه این پنج رسته قرار می گیرند.

کد مرتبط مسدود است : با تیک کردن این عبارت برای هر یک از منابع یا مصارف تعریف شده، دیگر این آیتم در منابع و مصارف رسیدهای دریافت و پرداخت نمایش داده نخواهد شد و قابل انتخاب نمی باشد.

توضیحات : برای درج ملاحظات و توضیحات مربوط به منابع و مصارف از این فیلد استفاده نمایید.

انتخاب حساب : با استفاده از علامت می توانید به هر یک از منابع یا مصارف یک حساب و تفصیلی اختصاص دهید تا با انتخاب نوع دریافت/ پرداخت (منابع/مصارف) توسط کاربر، حساب سند خزانه داری مشخص شود و یا با کد تفصیلی خاصی (مثلا طرف حساب انتخابی) ادغام شود.

انتخاب حساب در سطح آخر انجام می گیرد.

: در صورت نیاز به تغییر اطلاعات هر یک از منابع و مصارف از این دکمه یا کلید میانبر Alt+M استفاده کنید.

امکان ویرایش "کد" و "طول کد" منابع و مصارفی که برای آن ها زیرمجموعه تعریف شده است، وجود ندارد.

: در صورت لزوم برای حذف برخی از منابع و مصارف تعریف شده ابتدا با این دکمه یا کلید میانبر Alt+D آن ها را علامتگذاری کرده و سپس با دکمه کلید میانبر Ctrl+D حذف قطعی نمایید.

امکان حذف منابع و مصارفی که برای آن ها زیرمجموعه تعریف شده است، وجود ندارد. در این موارد باید ابتدا زیرمجموعه آن ها حذف شود.

در این سیستم منابع و مصارف را در تعداد نامحدودی سطح می توانید تعریف کنید. برای هر سطح با دابل کلیک روی رکورد مورد نظر، وارد فرم زیرمجموعه آن شده و شاخه های آن را تعریف کنید. فرم های همه سطوح درست مشابه با فرم سطح اول طراحی شده و مشابه با آن تکمیل می شود. در گوشه سمت راست فرم های زیرمجموعه می توانید عنوان سرشاخه آن را مشاهده نمایید.

در مورد زیرمجموعه های منابع و مصارف، سه نکته قابل توجه برای سطح آخر وجود دارد:

نکته اول : رسته منابع و مصارف باید در سطح آخر تعیین شود.

نکته دوم : طول کد اقلام سطح آخر همواره عدد صفر است. به عبارت دیگر طول کد صفر نشان دهنده این است که اقلام منابع یا مصارف در سطح آخر قرار دارد.  

نکته سوم : انتخاب حساب در سطح آخر انجام می گیرد.

نکته چهارم : اطلاعات بودجه تنها در سطح آخر قابل تعریف است.

: در سطح آخر از منابع و مصارف می توانید برای آن پیش بینی بودجه طی ماه های سال تعریف کنید. نشانگر را روی رکورد مورد نظر قرار داده و روی دکمه "اطلاعات بودجه" کلیک نمایید.

در این پنجره با دکمه "ویرایش" فیلدها را فعال کرده و پیش بینی بودجه را برای هر ماه به صورت دستی وارد کنید. در صورتیکه رقم همه ماه ها یکسان است، روی دکمه "مقداردهی اولیه" کلیک کرده و در پنجره زیر مقدار مورد نظر را وارد و تأیید کنید تا رقم پیش بینی همه ماه های دوره مالی یکسان درج شود.

در پایان با دکمه اطلاعات بودجه نقدی را ثبت نمایید.