برای ایجاد یک طرف حساب یا شخص، ابتدا روی دکمه "جدید" یا کلید میانبر Alt+N کلیک کنید تا فرم زیر باز شود:

علاوه بر اطلاعات شناسنامه ای، سایر اطلاعات موجود در این فرم اطلاعاتی هستند که در صورت نیاز کاربر، در چاپ فاکتورهای مربوط و یا گزارش‌های مختلف به این طرف حساب منعکس می شوند.

: از طریق این کلید امکان استعلام اطلاعات شخص حقیقی از سامانه ثبت احوال کشور با توجه به کد ملی شخص حقیقی فراهم است. در صورت در اختیار داشتن وب سرویس مربوطه، با کلیک بر دکمه "استعلام از ثبت احوال"، اطلاعات مختلفی از اشخاص حقیقی شامل فیلدهای نام/نام خانوادگی/نام پدر/شماره شناسنامه/کد پستی و نشانی شخص حقیقی دریافت و در فرم ست می شود. به ویژه وضعیت زنده بودن شخص که به لحاظ مواردی چون پولشویی و اختلاس حائز اهمیت است، کنترل می شود و در صورت زنده نبودن، شخص به طور خودکار "معامله ممنوع" خواهد شد و امکان ثبت تراکنش با شخص وجود نخواهد داشت.

در صورت فعال کردن تنظیم کاربری شماره 29 مدیریت اشخاص با عنوان "کنترل اطلاعات شخص از طریق استعلام از ثبت احوال" در فرم مدیریت گروه های کاری این کنترل خودکار و اجباری خواهد بود و کاربران این گروه کاری قادر نخواهند بود اطلاعات مغایر با وضعیت جاری شخص را ذخیره نمایند.

در هر زمان با کلیک بر دکمه "استعلام از ثبت احوال" اطلاعات شخص با توجه به اطلاعات دریافتی از سامانه ثبت احوال به روز می شود.

اجزای فرم ایجاد شخص

نوع : با توجه به اینکه این طرف حساب شخص حقیقی است یا حقوقی، این لیست بازشدنی را انتخاب کنید. توجه کنید که ماهیت انتخابی در این لیست برای تغییر در رویه دریافت اطلاعات پایه سیستم استفاده می شود.

برای افزودن به انواع ماهیت اشخاص از آیتم "مدیریت پارامترهای جدید" در منوی شناور فرم پارامترهای عمومی استفاده کنید.

تعیین نوع ماهیت اشخاص دراین بخش برای ارسال صورتحساب به سامانه مودیان مالیاتی حائز اهمیت است.

در ارسال صورتحساب به سامانه مودیان مالیاتی می توانید برای طرف حساب های فاقد کد اقتصادی یا مصرف کنندگان نهایی، آیتم مصرف کننده یا مشتری نهایی را انتخاب کنید. در این حالت نیازی به درج کد اقتصادی خریدار وجود ندارد.

مالکیت: در صورتیکه در منوی بازشدنی نوع، اشخاص حقوقی را انتخاب کنید، این فیلد فعال می شود. در اینجا می توانید نوع مالکیت اشخاص حقوقی را انتخاب نمایید.

رسته: در این لیست بازشدنی تعیین کنید که رسته یا ماهیت مالیاتی شخص چیست.

برای افزودن به انواع ماهیت مالیاتی از آیتم "انواع پارامترها" در منوی شناور فرم استفاده کنید.

توجه کنید که تکمیل این لیست بازشدنی جهت دریافت گزارش های فصلی مالیات حائز اهمیت است.

کد اشتراک: این فیلد اغلب برای سیستم های فروشگاهی کاربرد دارد.

کد اقتصادی : در صورتیکه در فرم مدیریت گروه های کاری بخش تنظیمات، تنظیم شماره 21 برای فرم معرفی شخص فعال شده باشد، در این فیلد معتبر بودن و یکتا بودن کد اقتصادی کنترل می شود.

برای اشخاص با ماهیت حقوقی، کد اقتصادی همان شناسه ملی است. این کد جهت شناسایی طرف حساب در هنگام ارسال صورتحساب به سامانه مودیان مالیاتی استفاده می شود و منحصر به فرد است.

برای اشخاص با ماهیت حقیقی، کد اقتصادی برابر با کد ملی همراه با شماره پرونده مالیاتی فرد است.

اعتبار: این فیلد اغلب برای گزارش گیری استفاده می شود.

بانک: نام بانک، شماره شبا یا شماره حساب بانکی شخص را در این فیلد وارد کنید.

کد ملی: کد ملی واردشده باید معتبر باشد. سیستم اعتبار کد ملی را چک می کند. در عین حال ثبت کد ملی تکراری در این سیستم امکان پذیر نمی باشد.

توجه کنید که در صورت انتخاب نوع حقوقی باید در این فیلد شناسه ملی وارد شود.

اتباع خارجی : در صورت تیک خوردن این چک باکس کد ملی شخص حقیقی / شناسه ملی شخص حقوقی با فرمت مربوطه کنترل نمی شود و امکان ورود کد خاص این اتباع وجود خواهد داشت.

کشور، شهر و ...: در هر یک از فیلدهای محل صدور، کشور، استان، شهرستان، مسیر و منطقه می توانید با قرار دادن نشانگر در داخل فیلد و زدن کلید Enter لیست محل های جغرافیایی مربوطه را باز کرده و محل جغرافیایی طرف حساب را انتخاب نمایید. بر اساس محل های انتخاب شده می توانید در فرم گزارش عملیات خرید و فروش، بر حسب گروه بندی روی مناطق جغرافیایی از عملیات مختلف خرید، فروش و ... گزارش گیری کنید.

برای تغییر در لیست محل ها، به فرم محل های جغرافیایی در بخش امکانات مراجعه نمایید.

گروه : در اینجا با قرار دادن نشانگر روی این فیلد و استفاده از کلید Enter ، از بین گروه های اشخاص، یکی را انتخاب کنید.

برای افزودن به لیست گروه های اشخاص در منوی شناور فرم پارامترهای عمومی از آیتم "مدیریت پارامترهای جدید" استفاده نمایید.  

تعیین گروه شخص در دریافت گزارش سماد قابل استفاده است.

مرکز: نشانگر را روی این فیلد قرار داده و با کلید Enter لیست مراکز فروشی را که کاربر به آن دسترسی دارد، باز کنید. در اینجا می توانید تعیین کنید که این شخص در کدام مرکز فروش قابل مشاهده و انجام عملیات باشد. گفتنی است معرفی مراکز فروش در فرم سازمان فروش انجام می گیرد.

نوع شخص: شخص ممکن است خریدار، فروشنده، عمومی، بازاریاب و ... باشد که در اینجا می توانید آن را انتخاب کنید. برای انتخاب نوع شخص، نشانگر را روی این فیلد قرار داده و با کلید Enter فرم انتخاب پارامتر را باز کنید و نوع مورد نظر خود را در آن جستجو نمایید. گفتنی است انتخاب نوع شخص اجباری است.

تعیین نوع شخص در انتخاب این طرف حساب در عملیات مختلف سیستم موثر است. به طور مثال شخص از نوع خریدار تنها در عملیات فروش و پیش فاکتور فروش قابل انتخاب است و شخص از نوع فروشنده نیز تنها در فاکتور خرید قابل انتخاب است.

شخص از نوع عمومی در همه فاکتورها قابل انتخاب است لذا به طور پیش فرض، نوع شخص عمومی می باشد.

این امکان در سیستم وجود دارد که با لینک کردن هر نوع شخص با سرشاخه تفصیلی مربوطه، در هنگام تعریف شخص، سرفصل شناور او به صورت خودکار توسط سیستم ایجاد شود.

برای افزودن به انواع شخص به منوی شناور فرم پارامترهای عمومی مراجعه نمایید.

قیمت فروش: همانطور که در سیستم بازرگانی توضیح داده شده است، امکان تعریف حداکثر 10 نوع قیمت فروش مختلف برای یک کالا در این سیستم وجود دارد. در فرم معرفی اشخاص می توانید تعیین کنید که کالاها با چه قیمتی به یک شخص به فروش برسد. در واقع این فیلد برای تعیین قیمت های مختلف برای مشتریان مختلف طراحی شده است. در اینجا لیست 10 قیمت به صورت لیست بازشدنی قرار گرفته که می توانید یکی از آن ها را برای شخص انتخاب نمایید.  

گفتنی است برای اینکه بتوانید برای هر شخص یک نوع قیمت انتخاب کرده و به صورت سیستمی آن قیمت را در فاکتور فروش فراخوانی نمایید، لازم است تنظیماتی در سیستم انجام گیرد و دسترسی های لازم ایجاد شود. برای این کار در فرم مدیریت گروه های کاری روی گروه کاری کاربر مورد نظر دابل کلیک کرده و فرم ویرایش گروه کاری را باز کنید. سپس روی دکمه "مدیریت تنظیمات" کلیک کرده و زیرسیستم بازرگانی و فرم "فروش کالا و خدمات" را برای این گروه کاری انتخاب نمایید. در این لیست تنظیم شماره 19 یعنی "پیشنهاد قیمت قیمت پیشنهادشده برای خریدار" را تیک کنید.

در صورت نیاز به تغییر عنوان قیمت های فروش به فرم پارامترهای عمومی مراجعه کنید. مبالغ قیمت های فروش برای هر کالا در منوی شناور فرم کالا و خدمات مشخص می شود.

در صورتیکه اطلاعات شخص از وب سرویس سازمان ثبت احوال استعلام شود، در صورت در قید حیات نبودن شخص، این چک باکس فعال شده و شخص معامله ممنوع خواهد شد.

در خصوص معامله با اشخاص یا طرف های بد حساب، می توانید با تیک کردن این گزینه به سایر کاربران سیستم هشدار دهید. در این حالت با انتخاب این شخص در فاکتورها، سیستم پیغامی مبنی بر عدم امکان انتخاب آن را نمایش می دهد. ضمن اینکه رنگ رکورد اشخاص معامله ممنوع در لیست اشخاص تغییر می کند.

در صورت غیرفعال کردن شخص، امکان انتخاب آن در لیست اشخاص فرم های عملیاتی وجود نخواهد داشت اما می توانید در گزارش ها از آن گزارش گیری کنید.

در صورتیکه برای یک شخص، فرمی ثبت شده باشد، دیگر امکان حذف او از سیستم وجود ندارد و تنها می توانید او را در سیستم غیرفعال کنید.

کد شعبه : در مجموعه هایی که دارای شعبه هستند، از این فیلد جهت درج کد 4 رقمی شعبه موضوع فیلد شماره 15 سامانه مودیان "کد شعبه خریدار" استفاده می شود. برای استفاده از این فیلد لازم است ابتدا در فرم پارامترهای عمومی یک گروه اشخاص با عنوان "گروه دارای شعبه" ایجاد شود و سپس در فرم معرفی شخص، این گروه در فیلد گروه انتخاب شده و کد شعبه نیز درج شود. توجه داشته باشید که بدون انتخاب گروه، کد شعبه به درستی به سامانه ارسال نخواهد شد.

گواهی وت : در این فیلد، تاریخ انقضای گواهی مالیات بر ارزش افزوده شخص را درج کنید تا در فرم های عملیاتی سیستم، در هنگام انتخاب شخص، در صورت منقضی شدن تاریخ گواهی، سیستم به کاربر پیغام داده و این موضوع را اطلاع می دهد. گفتنی است برای اعمال این کنترل باید دسترسی لازم برای کاربر در فرم مدیریت گروه های کاری ایجاد شده باشد.

الصاق تصویر شخص: در سمت چپ فرم امکان الصاق تصویر یا عکس طرف حساب وجود دارد. برای این کار با کلیک بر دکمه تصویر مورد نظر را بارگذاری کنید.

: در صورتیکه ابعاد عکس بزرگتر یا کوچکتر از کادر است، روی دکمه "پیش نمایش" کلیک کنید تا ابعاد عکس متناسب شود.

برای مشاهده عکس به صورت کامل، روی دکمه کلیک کنید.

در پایان با کلیک بر علامت شخص جدید را در سیستم ثبت کنید.

برای ثبت مالی هر یک از عملیات خرید، فروش، برگشت از خرید و برگشت از فروش، لازم است تا برای همه عوامل خرید و فروش سرفصل های مالی تعریف شود تا سیستم بتواند در هنگام ثبت عملیات مختلف، این عوامل را شناسایی کند.

در سیستم خرید و فروش تا زمانی که برای شخص، سرفصل مالی متناظر معرفی نشده باشد، امکان استفاده از این طرف حساب در عملیات یا تهیه گزارش های مرتبط با آن طرف حساب وجود نخواهد داشت، به عبارت دیگر سیستم، طرف حساب فاقد سرفصل مالی را معتبر نمی داند.

برای ایجاد ارتباط با سرفصل مالی متناظر با یک طرف حساب، دو روش در سیستم وجود دارد: در روش اول با تعریف هر طرف حساب، به طور سیستمی و خودکار یک سرفصل مالی متناظر با آن در فرم سرفصل های تفصیلی ایجاد می شود. در روش دوم لازم است پس از تعریف طرف حساب، به طور دستی و غیرخودکار، سرفصل مالی مربوطه را به آن ارتباط دهید.

1. شیوه خودکار یا سیستمی : در این حالت پس از ایجاد هر طرف حساب، سرفصل مالی متناظر آن توسط سیستم تعریف می شود، این به شرطی است که تنظیمات لازم برای ارتباط سرفصل های حسابداری به طرف حساب در فرم انواع طرف حساب انجام شده باشد.

برای این تنظیمات پیش از تعریف طرف حساب، در منوی شناور فرم، آیتم انواع پارامترها را انتخاب کنید. در این فرم پس از انتخاب انواع طرف حساب در کمبوباکس نوع، نشانگر را روی رکورد نوع طرف حساب مورد نظر قرار داده و دکمه "ویرایش" را بزنید. سپس در دو فیلد اطلاعات یک و اطلاعات دو، به ترتیب حساب ثابت و سرشاخه حساب تفصیلی ای را که طرف های حساب در زیرمجموعه آن قرار می گیرند، انتخاب نمایید. در هر یک از این دو فیلد با کلید Enter می توانید لیست حساب های مربوطه را باز کنید.

با انتخاب سرشاخه تفصیلی برای هر نوع، هنگام تعریف هر یک از طرف حساب ها از این نوع، به صورت سیستمی یک سرفصل تفصیلی در زیرمجموعه سرشاخه انتخاب شده در فرم حساب تفصیلی ایجاد می شود.

در صورتیکه مایلید این نوع از طرف حساب در فاکتورهای مختلف به عنوان بدهکار یا بستانکار مورد استفاده قرار گیرد، می توانید در اینجا فیلد حساب را خالی بگذارید. ولی در این روش انتخاب سرشاخه تفصیلی ضروری است.

برای اطمینان از ایجاد سرفصل مالی متناظر برای طرف حساب یا اطلاع از نام و کد سرفصل مالی مذکور، پس از قرار دادن نشانگر روی رکورد یک طرف حساب، با کلید میانبر Alt + A فرم زیر را باز کنید. در این فرم کد و نام سرفصل مالی متناظر با طرف حساب انتخاب شده مشاهده می شود.

در صورتیکه در این فرم حساب ثابت را برای طرف حساب انتخاب نکنید، لازم است در فرم های عملیاتی این حساب توسط کاربر انتخاب و تکمیل شود.

گفتنی است کد تفصیلی طرف حساب می تواند به صورت خودکار از کد ملی/ شناسه ملی و یا کد اشتراک (کد پرسنلی) تولید شود. برای این کار کافیست در فرم ویرایش گروه های کاری، گروه کاری کاربر مورد نظر را انتخاب کرده و روی دکمه مدیریت تنظیمات کلیک کنید. سپس در فرم مدیریت تنظیمات گروه کاری، زیرسیستم "امکانات برنامه مالی" و فرم "معرفی طرف حساب" را در کمبوباکس های مربوطه انتخاب کرده و کد تنظیم 26 یعنی "ایجاد حساب تفصیلی با کد شناسه ملی" را تیک نمایید.

شیوه غیرخودکار یا توسط کاربر : در این حالت با ایجاد طرف حساب هیچ سرفصل مالی ایجاد نمی شود. بنابراین باید به صورت مستقل حساب متناظر را در سیستم حسابداری تعریف و سپس ارتباط این حساب را با طرف حساب مورد نظر برقرار نمایید. در اینجا نیز برای برقراری ارتباط دستی از کلید میانبر Alt+A استفاده کنید. به طوریکه با این کلید میانبر برای هر طرف حساب، فرم انتخاب حساب را باز کرده و تفصیلی و حساب مورد نظر خود را انتخاب نمایید.

انتخاب کالا یا طرف حساب : با دابل کلیک بر روی هر یک از خانه ها و فشردن کلید میانبر Alt+A فرم های مرتبط با هر خانه (انتخاب مشتری، انتخاب درختی کالا) گشوده می شوند و می توانید مشتری و کالای مورد نظر را انتخاب نموده، سپس درصد تخفیف دلخواه را به آن شخص اختصاص و کلید Enter را فشار دهید.

ایجاد سطر جاری برای کلیه طرف حسابها : با انتخاب این گزینه و یا استفاده از کلید میانبر Alt+Y می توانید سطر جاری را برای کلیه مشتریان ایجاد کنید.

ایجاد سطر جاری برای کلیه کالاها : با انتخاب این گزینه و یا استفاده از کلید میانبر Alt+J می توانید سطر جاری را برای کلیه کالاها ایجاد کنید.

پیش نمایش چاپ : با انتخاب کلید میانبر Alt+Q فرم مدیریت چاپ را گشوده و با انتخاب دکمه "پیش نمایش چاپ"، پیش نمایش لیست درصدهای تخفیف را مشاهده نمایید.