فرم ثبت اسناد حسابداری، جهت مدیریت ثبت گروهی اسناد ثبت نشده استفاده می شود. این فرم لیست اسناد ثبت نشده موجود در سیستم را جهت ثبت گروهی، نمایش می دهد.
وضعیت ثبت اسناد در این سیستم شامل چهار حالت ثبت نشده (وضعیت پیش فرض)، ثبت موقت، تأییدشده (در سیستم هایی که ثبت سند طی چندین مرحله و به صورت سلسله مراتبی انجام می شود) و ثبت قطعی می باشد.
دسترسی به این فرم از طریق منوی "سایر موارد" در بخش "سند مالی" سیستم حسابداری امکان پذیر است.
با انتخاب این گزینه فرم زیر باز می شود.
اجزای فرم
مرکز مالی
از طریق این کمبوباکس امکان انتخاب مرکز مالی فراهم شده است تا کنترل اسناد مختص یک مرکز مشخص صورت گیرد. بدیهی است در نسخه هولدینگ کاربر تنها می تواند مراکزی را انتخاب کند که به آن ها دسترسی داشته باشد.
کلیدهای رادیویی پایین صفحه
عملیات موجود در این بخش شامل تعیین لیست اسناد (اسناد با ثبت قطعی / اسناد با ثبت موقت) و همچنین امکان ثبت اسناد مذکور می باشد.
این کلید های رادیویی وضعیت نمایش اسناد را به کاربر نمایش می دهند.
ثبت موقت اسناد: اسناد ثبت نشده را نمایش می دهد که در وضعیت تراز قرار گرفته اند.
تأیید اسناد: اسناد ثبت موقت شده را نمایش می دهد که تأیید نشده اند.
ثبت قطعی: اسناد ثبت موقت شده و تأیید شده را جهت ثبت قطعی نمایش می دهد.
همانطور که توضیح داده شد، چنانچه کلید رادیویی "ثبت موقت اسناد" در پایین فرم فعال باشد، لیست اسناد نمایش داده شده اسنادی است که ثبت نشده اند. در این لیست نشانگر را روی رکورد سند مورد نظر قرار داده و با استفاده از دکمه "ثبت موقت اسناد"، وضعیت ثبت آن را به ثبت موقت تغییر دهید. برای تغییر وضعیت گروهی اسناد در این لیست، ابتدا با استفاده از کلید + رکوردهای مورد نظر را انتخاب کنید و سپس عملیات ثبت موقت را انجام دهید.
پس از انجام این عملیات، اسناد ثبت موقت شده به لیست کلید رادیویی "تأیید اسناد" منتقل می شوند.
همانطور که توضیح داده شد، چنانچه کلید رادیویی "تأیید اسناد" در پایین صفحه فعال باشد، لیست اسناد نمایش داده شده در بخش اصلی، اسنادی است که ثبت موقت شده باشند. ابتدا نشانگر را روی رکورد مورد نظر قرار داده یا با استفاده از کلید + اسناد دلخواه را انتخاب نمایید و سپس با استفاده از دکمه "تأیید اسناد"، وضعیت ثبت آن ها را به تأییدشده تغییر دهید.
همانطور که توضیح داده شد، چنانچه کلید رادیویی "ثبت قطعی اسناد" در پایین صفحه فعال باشد، لیست اسناد نمایش داده شده در بخش اصلی، اسنادی است که ثبت موقت و تأیید شده باشند. ابتدا نشانگر را روی رکورد مورد نظر قرار داده یا با استفاده از کلید + اسناد دلخواه را انتخاب نمایید و سپس با استفاده از دکمه "ثبت قطعی اسناد"، وضعیت ثبت آن ها را به ثبت قطعی تغییر دهید.
در نظر داشته باشید در این سیستم امکان برگشت اسناد با وضعیت ثبت قطعی بدون داشتن دسترسی وجود ندارد، لذا تا زمان قطعیت و اطمینان از محتوای یک سند نسبت به ثبت قطعی آن اقدام ننمایید.
با قرار دادن نشانگر روی رکورد هر سند و انتخاب این دکمه، بدون خروج از فرم وارد سند حسابداری آن رکورد شوید.