فرم اسناد دریافتنی یکی از اصلی ترین و پرکاربرد ترین فرم های سیستم خزانه داری است. کلیه عملیات مربوط به تغییر وضعیت چکهای دریافتنی از قبیل وصول، واگذاری، در جریان وصول گذاشتن، برگشت و نقد کردن چک در این فرم انجام می گیرد. همچنین در این فرم امکان ایجاد، اصلاح، جستجو، گزینش و حذف چک های دریافتنی نیز وجود دارد. ثبت های مالی مربوط به ایجاد و تغییر وضعیت چک ها بطور خودکار توسط سیستم انجام می گیرد و می توان اسناد مالی مربوط به این چکها را نیز مشاهده نمود. همچنین این فرم گزارشی از چک های دریافتنی همراه با مشخصاتی از قبیل شماره چک، مبلغ، نام پرداخت کننده، تاریخ و مجموعه ای کامل از اطلاعات، به تفکیک وضعیت آن ها نمایش می دهد.
دسترسی به این فرم از طریق بخش "اسناد دریافتنی، پرداختنی" در سیستم خزانه داری امکان پذیر است. با استفاده از کلید میانبر Ctrl+D نیز می توانید این فرم را باز نمایید.
امکانات فرم
پس از هر تغییر وضعیت چک، با استفاده از این دکمه می توانید وضعیت آن را به حالت قبل بازگردانید. با انتخاب دکمه "برگشت آخرین عملیات" سیستم پیغام زیر را جهت تأیید کاربر نمایش می دهد.
با تأیید این پنجره، وضعیت چک به وضعیت قبلی تغییر می کند و کلیه عملیات مربوطه از جمله آرتیکل های سند حسابداری ایجاد شده برای این عملیات حذف می شود.
با قرار دادن نشانگر روی هر رکورد و انتخاب این دکمه یا کلید میانبر Alt+O می توانید گزارشی از لیست سوابق مرتبط با عملیات چک مشاهده نمایید. دابل کلیک روی رکوردها نیز همین نتیجه را به دنبال دارد.
در این لیست کلیه آرتیکل های وابسته با چک نمایش داده شده است. لذا می توانید اسناد حسابداری ای که در هر تغییر وضعیت برای چک ایجاد شده است را مشاهده نمایید. با دابل کلیک روی هر آرتیکل یا با استفاده از دکمه "مشاهده سند" می توانید بدون خروج از فرم، وارد سند حسابداری مربوطه شوید. |
باشد، صدور سند حسابداری توسط سیستم انجام می گیرد. به طوریکه اگر در این تاریخ سند باز در سیستم وجود داشته باشد، سیستم اولین سند باز را به عنوان سند مالی عملیات وصول انتخاب می کند. در غیر این صورت یک سند جدید با تاریخ وصول چک ایجاد می شود.
باشد، سند حسابداری به صورت نیمه اتوماتیک و توسط کاربر صادر می شود. در این حالت، پس از تعیین تاریخ وصول، لیستی از اسناد ثبت نشده در اختیار کاربر قرار می گیرد.
: با کلیک بر این دکمه، سیستم به طور اتوماتیک یک سند حسابداری جدید برای این عملیات صادر می کند. پیش از صدور سند، پیغامی مبنی بر تعیین تاریخ سند حسابداری جدید به کاربر نمایش داده می شود.
: در صورتیکه در نظر دارید از لیست اسناد نمایش داده شده یکی را به عنوان سند انتخاب کنید، با قرار دادن نشانگر روی رکورد آن و استفاده از این دکمه می توانید پیش از انتخاب، سند را مشاهده نمایید. 
: با قرار دادن نشانگر روی هر یک از اسناد ثبت نشده و کلیک بر این دکمه، آن رکورد به عنوان سند عملیات انتخاب می شود. دابل کلیک روی رکورد مورد نظر نیز همین نتیجه را به دنبال خواهد داشت.
معرفی سرفصل حسابداری با انتخاب این گزینه یا استفاده از کلید میانبر Alt+E بدون خروج از فرم وارد فرم مدیریت سرفصل های حسابداری شوید و سرفصل های جدید تعریف کنید.
نحوه انتخاب سند حسابداری با کلیک بر این گزینه می توانید نحوه انتخاب سند حسابداری را از صدور توسط کاربر به صدور توسط سیستم و بالعکس تغییر دهید. کلید میانبر برای این کار Alt+U می باشد. همانطور که توضیح داده شد، دو شیوه برای صدور سند حسابداری به شرح زیر وجود دارد: روش خودکار (صدور سند توسط سیستم): در این حالت ثبت مربوط به عملیات دریافت در آخرین سند ثبت نشده به تاریخ فرم دریافت انجام می شود و اگر چنین سندی وجود نداشته باشد، ثبت های مالی در سند جدیدی ایجاد می شوند. روش نیمه خودکار (صدور سند توسط کاربر): در این حالت لیست اسناد ثبت نشده نمایش داده می شوند. کاربر می تواند یکی از آن ها را انتخاب یا سند جدیدی پیشنهاد کند. شماره سندی که به این ترتیب مشخص می شود، به عنوان سند مرتبط با عملیات دریافت در نظر گرفته می شود.
برنامه رأس گیری چکها با استفاده از گزینه برنامه راس گیری چکها، می توانید نسبت به راس گیری چک های دریافت شده با روش های مختلف اقدام نمایید. کلید میانبر این فرم Alt+W می باشد.
درخصوص چک هاییکه در سیستم ثبت شده اند، ابتدا با استفاده از کلید + چکهایی را که در نظر دارید راس آن ها را حساب کنید، انتخاب کرده و سپس روی آیتم برنامه راس گیری چک ها در منوی شناور فرم کلیک نمایید.
مشاهده می شود که چک های انتخاب شده در فرم فراخوانی شده اند. اگر چک های شما در سیستم ثبت نشده و یا پیش از وارد شدن به این فرم، چک های مورد نظر خود را انتخاب نکرده باشید، در اینجا می توانید با استفاده از کلید Space یک سطر ایجاد کرده و اطلاعات چک را وارد کنید. با کلید Enter نیز به فیلدها و سطرهای بعدی بروید. پس از تکمیل اطلاعات چک ها، تاریخ معامله و نرخ سود مورد نظر خود را در فیلدهای مربوطه درج کرده و روی دکمه ی محاسبه ی راس چک ها کلیک کنید تا سیستم ضمن محاسبه ی تاریخ راس، روز و مبلغ قابل کسو و همچنین مبلغ قابل پرداخت را نیز محاسبه کند. برای حذف اطلاعات چک ها و درج چک های جدید، از کلید حذف گروهی استفاده نمایید.
با کلیک بر آیتم ماشین محاسبه راس چک ها در منوی شناور فرم، فرم زیر باز می شود:
در اینجا به دو شیوه می توانید از امکانات عملیات رأس گیری استفاده کنید: نقدی به مدت : از این روش زمانی استفاده می شود که در نظر دارید مبلغ را در قالب چندین چک با درصدی سود دریافت کنید. در اینجا کافیست نرخ کارمزد، کل مبلغ معامله، مبلغ نقد اولیه و تعداد چک را تعیین و روی دکمه "محاسبه" کلیک کنید تا سیستم به طور خودکار جمع مبلغ چکها و مبلغ هر فقره چک را محاسبه نماید. مدت به نقدی : از این روش زمانی استفاده می شود که در نظر دارید چندین چک را نقد کرده و بخشی از مبلغ کل آن را کسر نمایید. برای این کار کافیست نرخ کارمزد، جمع مبلغ چک ها و راس چک ها به روز را تعیین و روی دکمه "محاسبه" کلیک کنید تا سیستم به طور خودکار مبلغ قابل پرداخت و کسری را محاسبه نماید. گفتنی است برای محاسبه جمع مبلغ و رأس چکها می توانید از دکمه رأس گیری چکها استفاده کنید.
دفتر حساب پرداخت کننده چک با انتخاب این گزینه می توانید بدون خروج از فرم وارد دفتر حساب پرداخت کننده انتخاب شده برای سند دریافتنی شوید و گردش حساب او را مشاهده نمایید. این کار از طریق کلید میانبر Ctrl+B نیز انجام پذیر است.
دفتر حساب بانک برای مشاهده دفتر حساب بانک از این گزینه استفاده می شود. این آیتم در اسناد پرداختنی کاربرد دارد و کلید میانبر آن نیز Alt+A می باشد.
فرم مدیریت اسناد حسابداری با انتخاب این گزینه بدون خروج از فرم وارد فرم مدیریت اسناد حسابداری شوید. کلید میانبر این عملیات Alt+Z می باشد.
چک های با ثبت مالی مشکوک با انتخاب این گزینه، لیست چکهایی که دارای سند مالی نمی باشند و یا تاریخ و محتوای اسناد مالی با اسناد دریافتنی مغایرت دارند، نمایش داده می شوند. کلید میانبر این فرم Alt+T می باشد.
گزارش آخرین وضعیت چک ها در تاریخ مشخص با استفاده از این آیتم می توانید گزارشی از تغییر وضعیت های اعمال شده برای چک ها مشاهده نمایید. همانطور که مشاهده می شود در ستون آخرین وضعیت می توانید وضعیت فعلی چک را مشاهده کرده و ستون تغییر نیز وضعیت تغییر آن را نشان می دهد.
گزارش سوابق واگذاری چک با قرار دادن نشانگر روی هر رکورد و انتخاب این گزینه می توانید گزارشی از وضعیت واگذار چک به سایر طرف های حساب مشاهده نمایید.
فقط چکهای تهران با انتخاب این گزینه گزارش بر اساس چک های تهران فیلتر می شود. کلید میانبر این آیتم Alt+1 می باشد.
فقط چکهای شهرستان با انتخاب این گزینه گزارش بر اساس چک های شهرستان ها به جز تهران فیلتر می شود. کلید میانبر این آیتم Alt+2 می باشد.
کلیه چکها بعد از اجرای دو دستور قبل برای بازگرداندن گزارش به حالت بدون فیلتر، از این گزینه استفاده نمایید. با این آیتم می توانید لیست کلیه چک ها را مشاهده کنید. کلید میانبر آن Alt+3 می باشد.
دریافت گروهی چکها با کلیک بر این آیتم یا با استفاده از کلید F2 می توانید چک های گروهی را ثبت کنید. زمانی که یکی از طرف های حساب چندین چک را به طور همزمان ارایه می دهد، امکان ثبت همه چک ها در این فرم وجود دارد.
دریافت شماره فیش نقدی هنگام وصول چنانچه این گزینه در حالت انتخاب قرار داشته باشد، هنگام ثبت وصول چک، لازم است شماره فیش بانکی را وارد نمایید.
پیش نمایش چاپ با انتخاب این گزینه یا استفاده از کلید میانبر Alt+Q فرم مدیریت چاپ را باز کنید و پیش نمایش گزارش اسناد دریافتنی را مشاهده نمایید.
ارسال سند دریافتنی به شرکت دیگر ... با استفاده از این گزینه می توانید اسناد دریافتنی ایجاد شده در این فرم را به یک شرکت دیگر یا یک دوره مالی دیگر منتقل نمایید.
برای آگاهی از نحوه انتقال اطلاعات با این روش، به توضیحات بخش ارسال اطلاعات مراجعه نمایید.
ادغام اسناد تکراری با استفاده از این امکان می توانید پس از انتقال اسناد از دوره قبل، کلیه اسناد تکراری را شناسایی کرده و آرتیکل های مرتبط یا اسناد خزانه داری مرتبط را به چک اول منتقل نمایید. این امکان تنها در اختیار مدیر سیستم قرار دارد و برای حذف چک ها و اسناد اضافی تکراری استفاده می شود. پس از انجام این عملیات تعداد اسناد ادغامی توسط سیستم گزارش می شود. |
: برای راس گیری چک ها روش های دیگری نیز در سیستم قرار داده شده است. این روش ها از طریق منوی شناور فرم راس گیری قابل دسترس است. 
