شماره

در این فیلد سیستم یک رقم بالاتر از آخرین شماره فاکتور صادرشده را به عنوان شماره فاکتور خرید خارجی نمایش می دهد که قابل تغییر توسط کاربر است. همچنین برای بازکردن فاکتورهای قبلی، شماره فاکتور مورد نظر خود را در این فیلد نوشته و روی علامت کلیک کنید یا کلید میانبر Alt+G را انتخاب نمایید.

توجه داشته باشید که شماره فاکتور برای هر مرکز فروش مستقل بوده و از عدد 1 آغاز می شود لذا شماره فاکتور پس از انتخاب مرکز فروش مشخص می شود.

در نظر داشته باشید شماره فاکتور هنگامي قابل تغيير است که سند مالي مرتبط با فاکتور يا سند انبار مرتبط با آن در حالت ثبت نشده باشند.

عطف

با استفاده از این فیلد می توانید فاکتور جاری را به اسناد بایگانی شده آن معطوف نمایید.

در صورتیکه در مدیریت تنظیمات فرم مدیریت گروه های کاری، در برنامه بازرگانی، فرم "خرید کالا و خدمات خارجی"، تنظیم شماره 5 یعنی "جلوگیری از شماره عطف تکراری" تیک خورده باشد، امکان درج شماره عطف تکراری وجود نخواهد داشت.

در صورتیکه در مدیریت تنظیمات فرم مدیریت گروه های کاری در برنامه "امکانات برنامه مالی" فرم "تنظیمات عمومی"، تنظیم شماره 23 یعنی "عدم امکان تغییر شماره عطف اسناد" تیک خورده باشد، شماره عطف به صورت سریالی درج شده و قابل تغییر نخواهد بود.

کد اعتباری

این فیلد در شرکت هایی که از سیستم بودجه و اعتبارات استفاده می کنند کاربرد دارد. در اینجا با کلید Enter لیست کدهای اعتباری که همان شماره های اسناد اعتباری می باشند را باز کرده و کد مربوطه را انتخاب نمایید. انتخاب این کد به منزله تأمین اعتبار سند جاری از منبع سند اعتباری انتخاب شده است. پس از انتخاب کد اعتباری برای مشاهده سند اعتباری انتخاب شده می توانید بدون خروج از فرم روی علامت در کنار این فیلد کلیک کنید.

در صورتیکه حساب انتخاب شده از مجموعه حسابی باشد که در سیستم بودجه با رسته "تحت کنترل اعتبار" و نوع هزینه ای معرفی شده است، انتخاب کد اعتباری برای آن اجباری می باشد و باید تامین اعتبار صورت گرفته و مبلغ آرتیکل کوچکتر یا مساوی مانده اعتبار باشد.

گفتنی است با انجام تنظیماتی در فرم مدیریت گروه های کاری می توانید در این فرم انتخاب کد اعتباری را برای کاربر فعال و الزامی نمایید.

تاریخ / زمان

این بخش ساعت دقیق صدور فاکتور خرید خارجی همراه با تاریخ آن را نمایش می دهد که فیلد تاریخ قابل تغییر توسط کاربر است. در صورت انجام تنظیمات مربوطه، به طور پیش فرض تاریخ روز و ساعت جاری در این فیلد نمایش داده می شود.

/

این دو علامت نشاندهنده نحوه ثبت سند مالی فاکتور خرید خارجی می باشند که در توضیحات مربوط به ثبت فاکتور به طور کامل توضیح داده شده است. در اینجا علامت نشاندهنده ثبت سند مالی توسط کاربر بوده و علامت نشاندهنده ثبت سند مالی به صورت خودکار توسط سیستم می باشد. برای تغییر وضعیت ثبت سند به هر یک از این دو حالت، از کلید میانبر Alt+U استفاده کنید.

شخص

به دو شیوه می توانید فروشنده کالا  یا طرف حساب را در فاکتور خرید خارجی مشخص کنید:

شیوه اول: در اینجا برای انتخاب شخص یا طرف حساب ابتدا روی علامت (یا کلید میانبر Alt+A) کلیک کرده یا بخشی از نام طرف حساب را در فیلد شخص درج و کلید Enter را بزنید. سپس در لیست جستجوی باز شده طرف حساب مورد نظر خود را انتخاب نمایید. این لیست از فرم مدیریت اشخاص فراخوانی می شود. اگر طرف حساب در هنگام تعریف به یک حساب ثابت و یک سرفصل تفصیلی ارتباط داده شده باشد، سیستم به طور خودکار حساب ها را جایگزین می کند در غیر این صورت باید حساب ثابت توسط کاربر انتخاب شود.

در صورتیکه طرف حساب در سیستم تعریف نشده باشد، می توانید با علامت یا کلید میانبر Alt+Y فرم معرفی شخص را باز کرده و بدون خروج از فاکتور خرید خارجی، طرف حساب جدید را در سیستم معرفی نمایید.

شیوه دوم: اگر مجموعه حساب فروشنده خريدار متفرقه از طریق فرم مجموعه حساب به يک سرفصل مالي مرتبط شده باشد، مي توان اطلاعات مربوط به اين نوع طرفهاي حساب را نيز وارد کرد. براي انتخاب طرف حساب متفرقه نام حساب وابسته به مجموعه حساب فروشنده خريدار متفرقه را در ويرايشگر فروشنده وارد نماييد و کليد Enter را فشار دهيد. با اين کار لیست حساب های حاوی این نام حساب باز می شود که می توانید از بین آن ها حساب متصل به مجموعه حساب فروشنده خریدار متفرقه را انتخاب کنید. با انتخاب حساب مورد نظر، علامت در کنار ویرایشگر فروشنده فعال می شود و می توانید نام فروشنده متفرقه را از طریق آن درج نمایید. برای این کار روی علامت فوق کلیک کرده و نام و مشخصات طرف حساب را در پنجره زیر ثبت کنید.

با استفاده از اين امکان اطلاعات فروشندگان متفرقه، براي هر فاکتور به صورت مجزا، قابل نگهداري است. اين اطلاعات در فرم چاپي فاکتور منعکس مي شود. در ضمن با ورود نام طرف حساب متفرقه در این فرم، می توانید انعکاس آن را در گزارش عملیات خرید و فروش و دفتر خرید و فروش مشاهده نمایید. در غیر اینصورت در گزارش های مذکور برای فاکتورهایی که با طرف حساب متفرقه ایجاد شده اند، فیلد نام طرف حساب خالی نمایش داده می شود. همچنين با استفاده از امکان جستجو، پيگيري فاکتور براساس اطلاعات طرف حساب متفرقه امکان پذير است.

نوع

با استفاده از این کمبوباکس می توانید نوع عملیات خارجی را مشخص کنید و در گزارش فصلی بر اساس انواع واردات یا صادرات نیز گزارش گیری نمایید.

مرکز

در این فیلد لازم است مرکز فروشی را که عملیات خرید در آن انجام شده و فاکتور خرید خارجی برای آن صادر می شود، انتخاب نمایید. برای این کار نشانگر را روی این فیلد قرار داده و با کلید Enter لیست مراکز فروش تعریف شده در سیستم را باز و از بین آن ها انتخاب کنید.

توجه داشته باشید که با تعریف یک مرکز فروش خارجی می توانید این اسناد را به تفکیک مرکز فروش به صورت  مستقل شماره گذاری  نمایید. مراکز فروش در فرم سازمان فروش در اطلاعات پایه تعریف می شوند.

موعد پرداخت

در این فیلد نحوه پرداخت و تاریخ آن را مشخص نمایید. ابتدا نشانگر را روی فیلد قرار داده و با کلید Enter لیست انواع نحوه دریافت را باز کنید. پس از انتخاب نحوه پرداخت مبلغ فاکتور، تاریخ تسویه را نیز درج نمایید تا در هنگام ثبت فاکتور سیستم به طور خودکار تعداد روز باقیمانده تا تاریخ تسویه را در فیلد مربوطه درج کند. در صورتیکه تسویه فاکتور در چندین مرحله انجام می گیرد، می توانید برنامه تسویه را نیز وارد کنید. برای این کار روی علامت در کنار فیلد کلیک کرده و فرم برنامه تسویه فاکتور را باز نمایید.

انواع نحوه پرداخت و دریافت در فرم پارامترهای عمومی در بخش امکانات معرفی شده است.

برنامه تسویه فاکتور

وضعیت

این فیلد وضعیت ثبت، تأیید یا ابطال فاکتور را نمایش می دهد.

تنظیم کننده

این فیلد نام کاربر تنظیم کننده فاکتور را نمایش می دهد.

ایجاد آرتیکل فاکتور خرید خارجی

جدول اقلام فاکتور نشان دهنده آرتیکل ها یا اقلام فاکتور خرید خارجی است. برای درج یک آرتیکل جدید، با استفاده از علامت یا کلید میانبر Alt+N فرم ایجاد آرتیکل خرید را باز کنید.

اجزای فرم ایجاد آرتیکل خرید خارجی

انبار : در اینجا با استفاده از علامت انباری را که کالا بعد از خرید، در آن قرار میگیرد، جستجو و انتخاب نمایید. در عین حال می توانید از لیست بازشدنی نیز استفاده نمایید.

برای افزودن به لیست انبارها به فرم معرفی انبارها در سیستم انبار مراجعه کنید. گفتنی است در فرم کالا و خدمات نیز امکان تعریف انبار جدید وجود دارد.

نام کالا : در فیلد اول این بخش، بخشی از نام کالا را درج کرده و کلید Enter را بزنید تا کالاهاییکه نام آن ها حاوی عبارت درج شده است، نمایش داده شوند. در فرم بازشده می توانید لیست را بر اساس عناوین دربردارنده و یا آغازشونده با کلمه درج شده فیلتر کنید.

در این فرم درصورتیکه در نظر دارید کالا را با مشخصه دیگری غیر از نام آن جستجو کنید، می توانید با کلید F3 در صفحه کلید، نوع اطلاعات فیلد را به مواردی چون کد کالا، شماره فنی، بارکد، ایران کد و نام لاتین تغییر داده و جستجوی کالا را بر اساس هر یک از این موارد انجام دهید.

در صورتیکه قصد دارید دو کلیدواژه از نام کالا را به صورت یکجا جستجو کنید، با قرار دادن + در میان آن ها می توانید عملیات جستجوی کالا را انجام دهید. مثلا برای جستجوی کالا با عنوان "مایع ظرفشویی 100 گرمی بهار" می توانید کلمه "ظرفشویی + بهار" را جستجو نمایید.

پس از انتخاب و تایید کالا در آرتیکل فاکتور با استفاده از کلید ترکیبی Alt+Shift+M می توانید بدون خروج از فرم آتیکل، فرم ویرایش کالای انتخاب شده را که در فرم معرفی کالا تعریف شده است، باز کرده و در صورت نیاز اطلاعات کالا را ویرایش کنید.

پس از انتخاب و تایید کالا در آرتیکل فاکتور با استفاده از کلید ترکیبی Alt+M می توانید تصویر کالای انتخاب شده را که در فرم معرفی کالا وارد شده است، مشاهده نمایید.

در صورتیکه در فرم معرفی کالا و خدمات برای کالا هر یک ویژگی های شش گانه انتخاب شده باشد، به محض انتخاب کالا، سیستم امکان انتخاب مقادیر هر ویژگی را در اختیار کاربر قرار می دهد.

این امکان نیز وجود دارد که کالاها از لیست کالا و بدون در نظر گرفتن ویژگی های شش گانه انتخاب شوند. به طور مثال ممکن است در شرکتی کالا با هر ویژگی دارای کد منحصر به فردی باشد لذا نیازی به تعریف کردن ویژگی های شش گانه برای کالا نیست. در این شرایط مدیر سیستم می تواند در فرم مدیریت گروه های کاری تنظیم شماره 8 از تنظیمات عمومی با عنوان "نمایش لیست کالاها در هنگام ثبت آرتیکل های اسناد" را فعال کند تا در هنگام درج آرتیکل های فرم های عملیاتی لیست کالاها به جای ویژگی های شش گانه نمایش داده شود.

برای افزودن به لیست کالاها و خدمات به فرم کالا و خدمات مراجعه نمایید.

کد رهگیری : در صورتیکه در نظر دارید اقلام فاکتور جاری در زیرمجموعه یک عامل رهگیری مشخص قرار بگیرد، در اینجا می توانید عامل رهگیری را تعیین کنید. نشانگر را روی این فیلد قرار داده و با کلید Enter فرم انتخاب عامل رهگیری را باز کنید. سپس شماره عامل رهگیری مورد نظر خود را جستجو و انتخاب نمایید. در صورت نیاز به افزودن به عوامل رهگیری با استفاده از علامت بدون خروج از فاکتور خرید، فرم انتخاب عامل رهگیری را باز کنید.  

ملاحظات : توضیحات و موارد مربوط به آرتیکل را در این فیلد درج کنید. در صورت نیاز می توانید با کلید Enter لیست شرح های تکراری را باز و از بین آن ها انتخاب کنید. همچنین برای افزودن به لیست شرح های تکراری می توانید با کلید میانبر Shift+Enter بدون خروج از فرم، وارد فرم شرح های تکراری در منوی امکانات شوید.

مقدار : مقدار یا تعداد کالای خریداری شده با واحد شمارش اصلی کالا را در این فیلد درج نمایید. در مقابل فیلد، واحد شمارش اصلی کالا نمایش داده شده است. در صورتیکه مقدار کالای جاری بر اساس ابعاد آن مشخص می شود، با کلیک بر علامت یا کلید میانبر Alt+D پنجره زیر را باز کرده و ابعاد اصلی کالا را مشخص نمایید.

مقدار فرعی : این مقدار توسط سیستم و با توجه به نسبت واحد شمارش اصلی به فرعی کالا محاسبه می شود و نشان دهنده مقدار خرید از کالا بر اساس واحد شمارش فرعی آن است. در صورتیکه کالای انتخاب شده دارای چندین واحد فرعی باشد، در اینجا می توانید در لیست بازشدنی واحد شمارش، یکی از واحدهای فرعی کالا را انتخاب نمایید.

درصورتیکه کالا با واحد فرعی خریداری شده است، می توانید مقدار آن را در این فیلد درج کنید تا سیستم مقدار آن بر حسب واحد اصلی را محاسبه کرده و در فیلد مقدار جایگذاری کند.

در صورت لزوم می توانید قیمت کل را بر اساس واحد فرعی محاسبه نمایید. برای این کار چک باکس کنار فیلد واحد فرعی را تیک کنید تا سیستم محاسبه قیمت کل را بر مبنای ضرب مقدار فرعی در قیمت واحد (ریالی یا ارزی) انجام دهد. لازم به ذکر است که در این حالت کاردکس انبار و محاسبات مرتبط با موجودی و قیمت تمام شده بر اساس واحد اصلی است. همچنین گفتنی است یک فاکتور می تواند ترکیبی از اقلام (بر مبنای واحد اصلی) و اقلام بر مبنای واحد فرعی باشد.  

قیمت واحد : در این فیلد قیمت واحد کالای خریداری شده را درج کنید تا سیستم در فیلد بعدی قیمت کل را محاسبه کند. گفتنی است محاسبه قیمت می تواند به صورت بالعکس نیز انجام گیرد. به طوریکه با وارد کردن قیمت کل خرید این کالا، سیستم قادر خواهد بود قیمت واحد را محاسبه کرده و در این فیلد جایگزین نماید.

اگر در نظر دارید که قیمت خرید توسط سیستم پیشنهاد شود، لازم است تا مدیر سیستم تنظیماتی را در بخش امکانات انجام داده و دسترسی به درج یا تغییر قیمت واحد را برای کاربران سلب نماید. در این حالت سیستم به دو شیوه می تواند قیمت خرید را پیشنهاد دهد:

پیشنهاد قیمت خرید بر اساس کالای انتخاب شده : ممکن است در نظر داشته باشید که با انتخاب هر کالا، قیمت یا قیمت های خرید تعریف شده برای آن، نمایش داده شده و قابل انتخاب باشد. در این حالت پس از انتخاب کالای مورد نظر در آرتیکل، می توانید با کلید میانبر Alt+F یا از منوی شناور فرم، لیست قیمت های خرید آن کالا را باز کرده و یکی را به دلخواه انتخاب نمایید.

لیست قیمت های خرید هر کالا پیشتر از طریق منوی شناور فرم کالا و خدمات در اطلاعات پایه معرفی شده است.

پیشنهاد قیمت خرید بر اساس طرف حساب انتخاب شده : از این روش زمانی استفاده می شود که در نظر دارید برای هر مشتری یا طرف حساب از قیمت مشخصی استفاده کنید. مثلاً برای مشتری الف همواره قیمت دوم کالاها در نظر گرفته شود. برای این روش لازم است تنظیماتی در قالب سه گام زیر انجام شده باشد:

الف) در فرم کالا و خدمات ---> انواع قیمت های خرید کالاها تعریف شده باشد.

ب) در فرم طرف حسابها ---> برای طرف حساب مورد نظر نوع قیمت انتخاب شده باشد.

ج) در فرم مدیریت گروه های کاری ---> مدیریت تنظیمات ---> برنامه بازرگانی ---> فرم خرید کالا و خدمات ---> تنظیم شماره 19 یعنی "پیشنهاد قیمت پیشنهاد شده برای خریدار" تیک شده باشد.

در این حالت (تیک کردن تنظیم 19) شرکت خریدار از یک یا چند لیست قیمت استفاده می نماید و هر نوع لیست قیمت را به یک نوع فروشنده انتساب می دهد (مثال لیست قیمت نماینده، عمده فروش و... ) با انتخاب فروشنده در فرم فاکتور خرید، به صورت خودکار در هنگام انتخاب کالا، قیمت فروش از روی لیست قیمت منتسب به فروشنده خوانده شده و در فیلد قیمت واحد درج می شود.

توجه کنید که دو نوع تنظیمات دیگر نیز برای قیمتگذاری توسط سیستم وجود دارد که می توانید با تیک کردن تنظیم های شماره 18 یا 20 در بند ج آن ها را فعال کنید:

تنظیم شماره 18 پیشنهاد آخرین قیمت فروش : با تیک کردن این تنظیم همواره آخرین قیمتی که کالا با آن خریداری شده است به صورت پیش فرض در فیلد قیمت واحد قرار می گیرد. در این حالت قیمت خرید کالا در هر لحظه می تواند تغییر کند و بر همین اساس از قیمت آخرین خرید به عنوان مرجع فروش بعدی استفاده می گردد. در این نوع خرید، برخی کالاها نوسان قیمت دارند و نمی توان از لیست قیمت مرجع استفاده نمود و قیمت به صورت لحظه ای تغییر می کند.

تنظیم شماره 20 پیشنهاد آخرین قیمت فروش به خریدار : با تیک کردن این تنظیم، همواره آخرین قیمتی که کالا با آن از طرف حساب انتخاب شده خریداری شده است، به صورت پیش فرض در فیلد قیمت واحد قرار می گیرد. در این حالت خریدار می خواهد براساس آخرین خرید از فروشنده انتخاب شده، قیمت خرید کالا از همان فروشنده را (هنگام خرید جدید) تعیین کند. در این نوع خرید، کالاها معمولا نوسان قیمتی ندارند و قیمتها براساس تفاهم ثابت می ماند. (ثبت فاکتور براساس فی قبلی)  

گفتنی است دو مورد اخیر بیشتر در عملیات فروش کاربرد دارد.

در همه موارد بالا امکان درج و اصلاح دستی قیمت نیز در کنار تنظیمات سیستمی وجود دارد.  

در صورتیکه معامله خارجی با ارزهای غیر از ریان انجام شده و در نظر دارید قیمت را با ارزهای دیگری وارد کنید، روی علامت ، کلید Enter را بفشارید تا لیست ارزهای تعریف شده در سیستم باز شود.

پس از انتخاب ارز مورد نظر، مبلغ ارزی (در شکل زیر 7 دلار) را در فیلد مربوطه درج کنید تا سیستم مبلغ ریالی آن را با توجه به ضریب تبدیل نمایش داده شده محاسبه کند.

توجه کنید که ضریب تبدیل از فرم معرفی ارز در سیستم حسابداری فراخوانی می شود و قابل تغییر به صورت دستی نیز می باشد. همچنین می توانید در یک فاکتور از ارزهای مختلفی استفاده کرده و برای هر ارز نیز ضریب تبدیل های متعدد داشته باشید. در این حالت جمع فاکتور بر اساس واحد پایه پولی محاسبه و نمایش داده می شود.

قیمت کل : در صورتیکه فیلد قیمت واحد تکمیل شده باشد، این فیلد (قیمت کل) توسط سیستم محاسبه می شود و از حاصلضرب مقدار در قیمت واحد به دست می آید. اما اگر قیمت واحد خالی باشد، با درج قیمت کل توسط کاربر، سیستم به طور خودکار قیمت واحد را محاسبه و جایگذاری می نماید.

همواره تکمیل یکی از دو فیلد قیمت واحد و قیمت کل ضروری است.

تخفیف : درج تخفیف روی مبلغ فاکتور خرید خارجی، به دو شیوه صورت می گیرد. اگر تخفیف یک مبلغ ثابت از کل مبلغ آرتیکل است، کافیست آن را در فیلد بزرگتر بنویسید تا سیستم درصد آن را محاسبه کند. اما درصورتیکه تخفیف درصدی از مبلغ کل آرتیکل است، در فیلد سمت چپ درصد مورد نظر را به صورت عدد صحیح بنویسید تا سیستم مبلغ تخفیف را محاسبه و جایگذاری کند.

در صورت ورود رقمی بیش از 100% سیستم درصد را به 100 تغییر می‌دهد.

در صورت ورود رقم بیش از جمع کل در فیلد تخفیف سیستم خودکار رقم تخفیف را به جمع کل تغییر می‌دهد.

از طرفی این امکان نیز وجود دارد که تخفیفاتی را روی مبلغ خالص آرتیکل یا مبلغ بعد از کسر تخفیف اعمال نمایید. برای این کار روی علامت کلیک کنید تا فرم زیر باز شود:

پس از فعال کردن فرم از طریق دکمه جدید، روی فیلد نوع کلید Enter را بزنید تا انواع تخفیفاتی که در فرم کسور و اضافات اسناد برای سیستم بازرگانی با زیرنوع تخفیفات فروش تعریف شده اند، نمایش داده شوند.

در فیلد مبلغ می توانید مبلغ تخفیف را به صورت عدد ثابت درج کنید یا از طریق علامت درصدی از مبلغ خالص را به عنوان تخفیف در نظر بگیرید. در این حالت کافیست در پنجره باز شده درصد تخفیف را به صورت عدد صحیح وارد کنید. برای هر یک از تخفیفات درج شده در این فرم می توانید حساب مجزایی انتخاب نمایید. در پایان با علامت تخفیف را تایید کنید.

ارزش افزوده : در صورت تعریف درصد مالیات بر ارزش افزوده در منوی شناور فرم کالا و خدمات، با فشردن کلید Enter در کادر ارزش افزوده، مبلغ مالیات بر ارزش افزوده بصورت خودکار محاسبه و درج خواهد شد.

گفتنی است تنظیماتی در خصوص فرم فاکتور فروش وجود دارد که در صورت انجام آن، به محض تکمیل فیلدهای مقدار و قیمت در همه فرم های عملیاتی، سیستم به طور اتوماتیک مالیات بر ارزش افزوده را محاسبه و در فیلد مربوطه قرار می دهد. در حالت پیش فرض امکان ویرایش این فیلد وجود ندارد اما در صورت نیاز به ویرایش آن با استفاده از کلید Shift+Enter می توان فیلد را فعال کرد.

عوارض : با کلید Enter در فیلد ارزش افزوده، علاوه بر محاسبه مبلغ ارزش افزوده آرتیکل، عوارض آن نیز توسط سیستم محاسبه شده و در این فیلد قرار داده می شود.  

دارای گارانتی : در صورتیکه کالای جاری دارای گارانتی باشد این عبارت را تیک کنید.

بهای تمام شده : این فیلد نمایانگر بهای تمام شده درج شده در کاردکس کالا مرتبط با قلم کالای جاری در تاریخ برگه است که بیشتر در عملیات فروش کاربرد دارد.

موجودی انبار : این فیلد مقدار موجودی این کالا را در انبار انتخاب شده نمایش می دهد.

موجودی کل : این فیلد مقدار موجودی این کالا را در تمامی انبارها نمایش می دهد. با کلیک بر علامت می توانید مقدار موجود کالای انتخاب شده را به تفکیک انبارها مشاهده نمایید.

مهلت پرداخت : در فاکتور خرید مهلت پرداخت موضوعیت نداشته و لذا این فیلد در اینجا غیرفعال می باشد.

: با کلیک بر این دکمه امکان ثبت اطلاعات اظهارنامه گمرکی فراهم می شود.

: با کلیک بر این دکمه فرم "سریال کالا مرتبط با آرتیکل انتخابی" باز می شود و در آن می توانید برای هر قلم کالا (به تعداد کالاهای درج شده در فیلد مقدار آرتیکل) سریال کالا درج کنید. توجه کنید که در این سیستم سریال کالا به پنج روش قابل درج است. این پنج روش شامل درج دستی سریال، تعیین محدوده برای سریال، درج گروهی سریال، استفاده از الگوی سریال و فراخوانی سریال از یک فایل Excel هستند.

درج سریال کالا مرتبط با آرتیکل انتخابی

پس از تکمیل اطلاعات آرتیکل، با استفاده از علامت یا کلید میانبر Alt+K آرتیکل جدید را در فاکتور خرید ثبت کنید. با ثبت هر آرتیکل، مجدداً فرم ایجاد آرتیکل باز شده و می توانید بلافاصله آرتیکل بعدی را درج نمایید.

امکانات منوی شناور فرم ایجاد آرتیکل خرید خارجی

کاردکس کالا : با انتخاب این گزینه بدون خروج از فرم وارد کاردکس انبار شده و اطلاعات موجودی و قیمت کالا را مشاهده نمایید.

ویرایش آرتیکل خرید خارجی

برای ویرایش هر آرتیکل، نشانگر را روی رکورد آن در جدول اقلام فاکتور قرار داده و روی علامت یا کلید میانبر Alt+M کلیک کنید تا فرم آرتیکل مجدداً باز شود. دابل کلیک روی رکورد آرتیکل نیز نتیجه مشابهی دارد.

در صورتیکه تغییر آرتیکل، باعث منفی شدن موجودی کالا شود، امکان ویرایش آن وجود ندارد.

حذف آرتیکل خرید خارجی

در صورت لزوم برای حذف یک یا چند آرتیکل، نشانگر را روی رکورد هر یک از آن ها در جدول اقلام فاکتور قرار داده و با استفاده از علامت آن ها را علامتگذاری کرده سپس با کلید میانبر Ctrl+D یا در منوی شناور عمومی فرم آن ها را حذف قطعی نمایید.

در صورت وجود اطلاعات بیشتر برای فاکتور خرید خارجی، می توانید از فرم "سایر اطلاعات فاکتور" استفاده کنید. با کلیک بر دکمه "سایر اطلاعات" این فرم را باز کنید.

برای تغییر عناوین فیلدهای این فرم به عناوین دلخواه، کلید Shift را نگه داشته و روی عنوان فیلد مورد نظر کلیک کنید تا قابل ویرایش شود. پس از درج عنوان مورد نظر خود، مجدداً کلید Shift یا Ctrl را نگه داشته و روی عنوان جدید کلیک کنید تا در فرم ذخیره شود.

اگر هزینه در فیلد کسری و اضافه از نوع اضافات یا سربار باشد، این امکان وجود دارد که با استفاده از کمبوباکس تسهیم سربار، این هزینه بر سه اساس قیمت، واحد اصلی و واحد فرعی بین اقلام برگه تسهیم شود.

در صورتیکه کالا یا خدمات مورد نظر شما در لیست وجود ندارد، می توانید بدون خروج از فاکتور خرید خارجی، از طریق کلیک بر این دکمه وارد فرم کالا و خدمات شوید.

در صورتیکه از سیستم خزانه داری پیوست نیز استفاده می کنید، با استفاده از این دکمه یا کلید میانبر Alt+V می توانید به طور مستقیم رسید پرداخت فاکتور خرید را در سیستم خزانه داری صادر کنید. برای این کار ابتدا فاکتور را ثبت کرده و سپس روی دکمه "تسویه فاکتور" کلیک کنید. در این حالت کادری باز می شود که در آن می توانید به تعداد دلخواه رسید پرداخت صادر نمایید. در این کادر با دکمه جدید، یک فرم رسید پرداخت باز می شود که دریافت کننده آن همان طرف حساب انتخاب شده برای فاکتور می باشد. همچنین مبلغ رسید به میزان مبلغ قابل پرداخت فاکتور می باشد که می توانید آن را تغییر داده و تعدادی رسید با مجموع مبالغ معادل با مبلغ فاکتور ایجاد کنید.  

مجموع مبلغ رسیدهای پرداخت باید معادل مبلغ قابل پرداخت فاکتور باشد.

جهت تسویه فاکتور و صدور رسید پرداخت، فاکتور خرید باید در وضعیت ثبت شده قرار داشته باشد.

مالیات وت

مجموع مالیات بر ارزش افزوده محاسبه شده برای اقلام درج شده در فاکتور در این فیلد نمایش داده می شود.

هزینه ها

در اینجا می توانید سایر هزینه های متعلق به فاکتور خرید خارجی را درج کنید. در واقع کسور و اضافات فاکتور خرید خارجی باید در اینجا درج شوند تا بتوانید ثبت مالی مربوط به آن ها را انجام دهید و قیمت تمام شده کالاها و خدمات را نیز محاسبه کنید.

پیش از ثبت هزينه هاي خريد ابتدا بايد انواع کسری ها و اضافات همراه با حساب های مربوطه را در فرم اضافات و کسور اسناد معرفی کنید.

برای درج هزینه های خرید با استفاده از علامت فرم "اضافه کسر خرید" را باز کنید.

در اینجا با استفاده از کلید "جدید" می توانید هزینه های خرید را در فرم زیر وارد کنید.

اجزای فرم ایجاد اضافات کسور

نوع : با کلید Enter در این فیلد لیست اضافات و کسور ثبت شده در سیستم را باز و با توجه به موضوع، یکی از آن ها را انتخاب کنید.

حساب هزینه : در صورتیکه در هنگام تعریف اضافات کسری ها، حساب مربوط به آن ها تعیین شده باشد، با انتخاب نوع کسری اضافات، سیستم به طور خودکار آن حساب را فراخوانی می کند. اما در صورت تعیین نشدن حساب در فرم اضافات و کسور اسناد، می توانید در همین فرم حساب مربوطه را انتخاب نمایید.

حساب مقابل : سیستم به طور پیش فرض حساب طرف حساب فاکتور خرید را در این فیلد جایگذاری می کند که در صورت نیاز به تغییر آن می توانید با تیک کردن عبارت "حساب مقابل" این بخش را فعال کنید.

مبلغ : در صورتیکه مبلغ کسری یا اضافات در فرم اضافات و کسور اسناد تعیین شده باشد، به طور خودکار توسط سیستم در این فیلد جایگذاری می شود. به طور مثال اگر در آن فرم محاسبه مبلغ هزینه به صورت درصدی تعیین شده باشد، سیستم درصد مربوطه را از مبلغ کل فاکتور محاسبه می کند. اما در صورت عدم تعیین مبلغ کسری یا اضافه می توانید این مبلغ را به صورت دستی درج کنید.

شرح : در این فیلد توضیحات لازم در خصوص هزینه را درج نمایید.

در پایان با دکمه این هزینه را به لیست هزینه های فاکتور خرید خارجی اضافه کنید.

جمع

این فیلد مجموع ناخالص مبالغ اقلام فاکتور را بدون در نظر گرفتن مالیات وت و تخفیف درج شده برای هر یک نمایش می دهد.

توجه کنید که مبلغ کل در جدول اقلام فاکتور بدون در نظر گرفتن مالیات وت و تخفیف هر قلم خرید می باشد و این دو در مجموع محاسبات فاکتور در نظر گرفته می شوند.

تخفیف

به طور کلی سه نوع تخفیف در این فرم قابل ثبت است که به شرح زیر می باشند:

1. تخفیف به ازای هر قلم خرید : این نوع از تخفیف در فرم "ایجاد آرتیکل خرید" برای هر قلم خرید درج می شود. همانطور که در بخش اقلام خرید توضیح داده شد، این نوع از تخفیف می تواند به صورت مبلغی ثابت یا درصدی از مبلغ آرتیکل باشد. پس از درج تمام اقلام خرید، سیستم به طور خودکار مجموع تخفیف های همه اقلام را محاسبه کرده و در فیلد تخفیف در فاکتور خرید قرار می دهد.

2. تخفیف روی کل مبلغ فاکتور : این نوع از تخفیف در فیلد تخفیف در فرم "فاکتور خرید خارجی" درج می شود که می تواند یک عدد ثابت یا درصدی از جمع مبلغ فاکتور باشد. برای درج تخفیف به صورت درصد، روی علامت کلیک کرده و در پنجره زیر، درصد مورد نظر را به صورت عدد صحیح وارد کنید.

سیستم به طور خودکار مبلغ تخفیف را محاسبه کرده و در فیلد تخفیف قرار می دهد.

3. تخفیف به عنوان نوعی کسری فاکتور خرید با ثبت مالی مجزا: اگر در نظر دارید ثبت مالی مبلغ تخفیف در حساب یا حساب های مشخصی باشد و بتوانید انواع مختلفی از تخفیف را برای یک فاکتور در نظر بگیرید، از این روش استفاده کنید. در اینجا لازم است پیش از درج تخفیف فاکتور، انواع تخفیف مورد نظر خود را در فرم اضافات و کسور اسناد به عنوان "کسری" و با نوع "تخفیفات فروش" تعریف کرده و سپس در فاکتور خرید خارجی روی علامت در کنار فیلد تخفیف کلیک کنید. با این کار فرم "انواع تخفیف" باز می شود که تکمیل آن مشابه با فرم اضافه کسر خرید در خصوص هزینه های خرید است (که در بالا توضیح داده شد) و در آن می توانید انواع تخفیف را با مبلغ و حساب های مربوطه درج نمایید. در پایان، سیستم مجموع خالص تخففیات درج شده در این فرم را در فیلد تخفیف فاکتور خرید خارجی جایگذاری می کند.

در همه روش های بالا می توانید با کلیک بر علامت در هر زمان کل درصد تخفیف فاکتور خرید خارجی را مشاهده نمایید.

کل

پس از افزودن هزینه ها به مجموع مبلغ اقلام خرید، میزان مالیات وت و تخفیف محاسبه شده در فاکتور از این مبلغ کاسته شده و به عنوان مبلغ کل قابل پرداخت در فیلد "کل" نمایش داده می شود. در واقع این فیلد نمایش دهنده مجموع فیلدهای جمع و هزینه ها بعد از کسر مالیات وت و تخفیف می باشد.

توضیحات

در این فیلد ملاحظات مربوط به فاکتور خرید خارجی را درج کنید. در صورت لزوم می توانید از شرح های تکراری نیز استفاده کنید. برای این کار نشانگر را روی فیلد توضیحات قرار داده و با کلید Enter فرم جستجوی شرح های تکراری را باز و شرح مورد نظر خود را جستجو نمایید.

برای افزودن به شرح های تکراری می توانید با کلید میانبر Shift+Enter بدون خروج از فرم وارد فرم شرح های تکراری شوید.

برای باز کردن یک فرم خالی فاکتور خرید خارجی، روی این دکمه کلیک کنید یا از کلید میانبر Alt+Insert استفاده نمایید. سيستم به صورت خودکار فاکتور جديدي ايجاد مي کند و شماره اي براي آن پيشنهاد مي دهد. شماره پيشنهادي يک  واحد از شماره آخرين فاکتور، بزرگتر است.

لازم است پیش از باز کردن فاکتور جدید، نسبت به ثبت فاکتور جاری اقدام کنید.

با کلیک روی این دکمه یا با استفاده از کلید میانبر Alt+Delete سیستم ابتدا پیغامی ارایه می دهد و پس از تأیید کاربر فاکتور جاری را حذف می کند.

در وضعیت ثبت شده امکان حذف فاکتور وجود ندارد.

پس از تکمیل اطلاعات فاکتور خرید خارجی و اطمینان از صحت اطلاعات آن با کلیک بر دکمه "ثبت فاکتور" یا با استفاده از کلید میانبر Alt+S این فاکتور را در سیستم ذخیره و ثبت کنید. همزمان با ذخيره سازي عمليات و ثبت فاکتور، ثبت مالي مرتبط با عمليات همراه با رسید انبار مربوطه نیز توسط سیستم ايجاد خواهد شد.

همانطور که در ابتدای این بخش گفته شد، به دو صورت خودکار و نيمه خودکار می توانید شماره سند حسابداري را انتخاب کنید. به طوریکه اگر علامت بالای فاکتور به شکل باشد، وضعیت خودکار و اگر به شکل باشد ایجاد سند نیمه خودکار خواهد بود. با فشردن کليد میانبر Alt+U روي فرم فاکتور خرید می توانید شیوه ثبت مالی را از حالت خودکار به نیمه خودکار و بالعکس تغییر دهید.

شيوه خودکار: در اين حالت ثبت مالي مربوط به عمليات کالا، در آخرين سند ثبت نشده که تاريخ آن برابر با تاريخ فاکتور است، انجام خواهد شد. در صورتيکه سند ثبت نشده به تاريخ فاکتور وجود نداشته باشد، سند جديدي به تاريخ فاکتور ايجاد مي شود و ثبت مربوطه انجام خواهد شد.

شيوه نيمه خودکار: در اين حالت ليست اسناد ثبت نشده مالي ارائه مي شود و کاربر مي تواند يکي از آن ها را انتخاب کند يا سند جديدي را پيشنهاد دهد. شماره سندي که به اين ترتيب مشخص مي شود به عنوان سند مرتبط با عمليات کالا در نظر گرفته مي شود. در اينجا پس از ثبت و ذخيره سازي، فرم انتخاب سند حسابداري که حاوی اسناد ثبت نشده در تاریخ فاکتور می باشد، به شکل زير باز می شود.

در این فرم امکان انتخاب یکی از اسناد ثبت نشده یا ایجاد یک سند جدید وجود دارد. همچنین با استفاده از دکمه "مشاهده سند" می توانید بدون خروج از فرم، اسناد حسابداری ثبت نشده را مشاهده کنید. برای مشاهده کلیه اسناد باز بدون در نظر گرفتن تاریخ فاکتور، چک باکس "نمایش همه اسناد باز" را فعال نمایید.

تنظیمات مدیر سیستم برای جلوگیری از منفی شدن موجودی

یکی از امکانات موجود در فرم های عملیاتی سیستم بازرگانی و انبار، امكان كنترل موجودي منفي ناشي از ويرايش اسناد بازرگاني و انبار می باشد. فرمهای عملیاتی سیستم بازرگانی و انبار، در واقع ثبت عملیات ورود و خروج کالا در انبار را بر عهده دارند. تاثیر این عملیات در کاردکس هر کالا قابل مشاهده می باشد. در سیستم بازرگانی و انبار پیوست، امکان ویرایش و حذف اسناد بازرگانی و انبار ثبت شده (جهت اصلاح اشتباهات کاربری) وجود دارد و این نوع عملیات باعث مخدوش شدن قیمت تمام شده محاسبه شده تاریخی و در مواردی منفی شدن موجودی کالا در کاردکس کالا خواهد شد. امکان حذف و ویرایش اسناد انبار از ویژگی های مثبت پیوست جهت سازمانهایی است که بی نظمی در ثبت تراکنش ها و یا ورود و خروج کالا به انبار دارند و این بی نظمی بعضاً از اقتضائات شرایط کاری این سازمانها محسوب می شود. به همین دلیل قابلیتی در سیستم قرار داده شده است که با وجود امکان ویرایش و حذف فرم ها بتوان از منفی شدن موجودی کالا جلوگیری کرده و بهای تمام شده کالاها را نیز در هر لحظه به درستی محاسبه نمود.

برای این منظور لازم است در قسمت دسترسی های گروه کاری، برای فرم های موجود، تنظیمات خاصی را اعمال نمایید. پس از اعمال این تنظیمات در صورت ایجاد هرگونه تغییر در فرم های عملیاتی اگر این تغییر منجر به منفی شدن موجودی بشود، سیستم با پیغامی هشدار لازم را به کاربر خواهد داد.

برای اعمال این تنظیمات مراحل زیر را دنبال کنید:

1. از پانل امکانات وارد بخش مدیریت کاربران شده و فرم مدیریت گروههای کاری را انتخاب کنید.

2. نام گروه کاری مورد نظر خود را از داخل لیست انتخاب کنید و با دابل کلیک یا دکمه ویرایش، فرم "ویرایش گروه کاری" را باز نمایید.

3. روی دکمه "مدیریت تنظیمات" کلیک کنید و در فرم بازشده، در کمبوباکس برنامه، برنامه بازرگانی و در کمبوباکس فرم، فرم "خرید کالا و خدمات" را انتخاب نمایید.

4.  در لیست تنظیمات فرم، تنظیم شماره 33 یا همان گزینه "جلوگیری از انجام تراکنش منجر به منفی شدن موجودی" را تیک کرده و فعال کنید.

5. در پایان در منوی شناور فرم به ترتیب روی آیتم های بروزرسانی و ذخیره کلیک کنید و پس از خروج از فرم با علامت در فرم ویرایش گروه های کاری، تنظیمات جدید را ذخیره نمایید.

در صورتیکه در نظر دارید به هیچ وجه موجودی منفی برای کالاها در سیستم رخ ندهد باید برای تمامی اسناد و فرم های عملیاتی سیستم بازرگانی و انبار، تنظیمات بالا را اعمال کنید. به علاوه در برنامه انبار در فرم موجودی اولیه کالا نیز تنظیم "جلوگيري از تغيير موجودي اوليه منجر به منفي شدن موجودي" را تیک نمایید.

در صورتی که کاربر اجازه انجام تراکنش منجر به موجودی منفی را داشته باشد و یا بتواند قیمت کالای خارج شده از انبار را ویرایش نماید برای داشتن اطلاعات معتبر در کاردکس کالا باید عملیات "بازسازی کاردکس" انجام شود.

پس از ثبت فاکتور در صورت نیاز به تغییر و اصلاح آن می توانید با استفاده از دکمه برگشت فاکتور، آن را به وضعیت ثبت نشده برگردانید.

همزمان با برگشت فاکتور، اطلاعات سند مالی و رسید انبار مربوط به این عملیات از سیستم حذف می شود.

در صورت ثبت سند حسابداری یا رسید انبار مربوط به این عملیات، امکان برگشت فاکتور وجود نخواهد داشت. و لازم است ابتدا فرم های نامبرده از وضعیت ثبت شده خارج شوند.

در صورتیکه فاکتور تأیید شده باشد، امکان برگشت آن وجود ندارد. در این حالت باید ابتدا عملیات برگشت از تأیید صورت بگیرد.

با استفاده از این دکمه، فاکتور جاری با حذف سند حسابداری مرتبط در وضعیت ابطال شده قرار خواهد گرفت. در این حالت امکان استفاده مجدد از فاکتور مقدور نخواهد بود.

در صورتیکه اسناد حسابداری و انبار وابسته به فاکتور در وضعیت ثبت نشده قرار داشته باشند و در صورت تأیید این پیغام، فاکتور فوق ابطال خواهد شد.

گزارش وضعیت طرف حسابها : با کلیک بر این گزینه یا با استفاده از کلید میانبر Alt+K می توانید بدون خروج از فرم، گزارش عملکرد طرف حساب ها را مشاهده نمایید.

پیش نمایش چاپ : با انتخاب این گزینه یا استفاده از کلید میانبر Alt+Q فرم مدیریت چاپ را که به صورت پیش فرض روی لیست آرتیکل های خرید و فروش قرار گرفته است، باز کنید و پیش نمایش این لیست را مشاهده نمایید.

فیلتر بر اساس کاربر : با کلیک بر این گزینه یا کلید میانبر Ctrl+F3 لیست کاربران سیستم باز می شود که با انتخاب هر یک می توانید لیست آرتیکل های خرید و فروش را بر اساس تنظیم کننده آن فیلتر کنید.