شماره

در این فیلد سیستم یک رقم بالاتر از آخرین شماره قرارداد صادرشده را به عنوان شماره قرارداد فروش نمایش می دهد که قابل تغییر توسط کاربر است. همچنین برای بازکردن قرادادهای قبلی، شماره قرارداد مورد نظر خود را در این فیلد نوشته و روی علامت کلیک کنید یا کلید میانبر Alt+G را انتخاب نمایید.

توجه داشته باشید که شماره قرارداد برای هر مرکز فروش مستقل بوده و از عدد 1 آغاز می شود لذا شماره قرارداد پس از انتخاب مرکز فروش مشخص می شود.

عطف

با استفاده از این فیلد می توانید قرارداد جاری را به اسناد بایگانی شده آن معطوف نمایید.

کد اعتباری

این فیلد در شرکت هایی که از سیستم بودجه و اعتبارات استفاده می کنند کاربرد دارد. در اینجا با کلید Enter لیست کدهای اعتباری که همان شماره های اسناد اعتباری می باشند را باز کرده و کد مربوطه را انتخاب نمایید. انتخاب این کد به منزله تأمین اعتبار سند جاری از منبع سند اعتباری انتخاب شده است. پس از انتخاب کد اعتباری برای مشاهده سند اعتباری انتخاب شده می توانید بدون خروج از فرم روی علامت در کنار این فیلد کلیک کنید.

در صورتیکه حساب انتخاب شده از مجموعه حسابی باشد که در سیستم بودجه با رسته "تحت کنترل اعتبار" معرفی شده است، انتخاب کد اعتباری برای آن اجباری می باشد.

گفتنی است با انجام تنظیماتی در فرم مدیریت گروه های کاری می توانید در این فرم انتخاب کد اعتباری را برای کاربر فعال و الزامی نمایید.

تاریخ

این فیلد تاریخ صدور قرارداد را نمایش می دهد که قابل تغییر توسط کاربر است. در صورت انجام تنظیمات مربوطه، به طور پیش فرض تاریخ روز جاری در این فیلد نمایش داده می شود.

/

از آنجاییکه برای قرارداد فروش، سند حسابداری صادر نمی شود، لذا در این فرم این دکمه ها غیرفعال می باشد.

خریدار

به دو شیوه می توانید مشتری یا خریدار کالا را در قرارداد فروش مشخص کنید:

شیوه اول: در اینجا برای انتخاب خریدار یا طرف حساب ابتدا روی علامت یا کلید میانبر Alt+A کلیک کرده و در لیست جستجوی باز شده، طرف حساب مورد نظر خود را انتخاب نمایید. این لیست از فرم مدیریت اشخاص فراخوانی می شود. اگر طرف حساب در هنگام تعریف به یک حساب ثابت و یک سرفصل تفصیلی ارتباط داده شده باشد، سیستم به طور خودکار حساب ها را جایگزین می کند در غیر این صورت باید حساب ثابت توسط کاربر انتخاب شود.

همچنین با درج بخشی از نام طرف حساب در فیلد مربوطه و استفاده از کلید Enter نیز می توانید لیست جستجوی طرف حساب را باز و آن را انتخاب نمایید. در صورتیکه طرف حساب در سیستم تعریف نشده باشد، می توانید با علامت یا کلید میانبر Alt+Y فرم معرفی شخص را باز کرده و بدون خروج از قرارداد فروش، طرف حساب جدید را در سیستم معرفی نمایید.

توصیه می شود برای اینکه اطلاعات قرارداد در تمامی گزارش های بازرگانی و انبار قابل فراخوانی باشد، طرف حساب را از طریق علامت انتخاب نمایید.

شیوه دوم: اگر مجموعه حساب فروشنده خريدار متفرقه از طریق فرم مجموعه حساب به يک سرفصل مالي مرتبط شده باشد، مي توان اطلاعات مربوط به اين نوع طرفهاي حساب را نيز وارد کرد. براي انتخاب طرف حساب متفرقه نام حساب وابسته به مجموعه حساب فروشنده خريدار متفرقه را در ويرايشگر خریدار وارد نماييد و کليد Enter را فشار دهيد. با اين کار لیست حساب های حاوی این نام حساب باز می شود که می توانید از بین آن ها حساب متصل به مجموعه حساب فروشنده خریدار متفرقه را انتخاب کنید. با انتخاب حساب مورد نظر، علامت در کنار ویرایشگر خریدار فعال می شود و می توانید نام خریدار متفرقه را از طریق آن درج نمایید. برای این کار روی علامت فوق کلیک کرده و نام و مشخصات طرف حساب را در پنجره زیر ثبت کنید.

با استفاده از اين امکان، اطلاعات خریداران متفرقه، براي هر قرارداد به صورت مجزا، قابل نگهداري است. اين اطلاعات در فرم چاپي قرارداد منعکس مي شود. در ضمن با ورود نام طرف حساب متفرقه در این فرم، می توانید انعکاس آن را در گزارش عملیات خرید و فروش و دفتر خرید و فروش مشاهده نمایید. در غیر اینصورت در گزارش های مذکور برای قراردادهایی که با طرف حساب متفرقه ایجاد شده اند، فیلد نام طرف حساب خالی نمایش داده می شود. همچنين با استفاده از امکان جستجو، پيگيري قرارداد براساس اطلاعات طرف حساب متفرقه امکان پذير است.

مرکز

در این فیلد لازم است مرکز فروشی را که عملیات فروش در آن انجام شده و قرارداد فروش برای آن صادر می شود، انتخاب نمایید. برای این کار نشانگر را روی این فیلد قرار داده و با کلید Enter لیست مراکز فروش تعریف شده در سیستم را باز و از بین آن ها انتخاب کنید.

مراکز فروش در فرم سازمان فروش در اطلاعات پایه تعریف می شوند.  

وضعیت

این فیلد وضعیت ثبت، تأیید یا ابطال قرارداد را نمایش می دهد.

ایجاد آرتیکل قرارداد فروش

جدول اقلام قرارداد نشان دهنده آرتیکل ها یا اقلام قرارداد فروش است. برای درج یک آرتیکل جدید، با استفاده از علامت فرم ایجاد آرتیکل قرارداد فروش را باز کنید.

اجزای فرم ایجاد آرتیکل قرارداد فروش

انبار : در قرارداد فروش انتخاب انبار صورت نمی گیرد لذا این لیست بازشدنی غیرفعال می باشد.

نام کالا : در فیلد اول این بخش، بخشی از نام کالا را درج کرده و کلید Enter را بزنید تا کالاهاییکه نام آن ها حاوی عبارت درج شده است، نمایش داده شوند. در فرم بازشده می توانید لیست را بر اساس عناوین دربردارنده و یا آغازشونده با کلمه درج شده فیلتر کنید.

در این فرم درصورتیکه در نظر دارید کالا را با مشخصه دیگری غیر از نام آن جستجو کنید، می توانید با کلید F3 در صفحه کلید، نوع اطلاعات فیلد را به مواردی چون کد کالا، شماره فنی، بارکد، ایران کد و نام لاتین تغییر داده و جستجوی کالا را بر اساس هر یک از این موارد انجام دهید.

در صورتیکه قصد دارید دو کلیدواژه از نام کالا را به صورت یکجا جستجو کنید، با قرار دادن + در میان آن ها می توانید عملیات جستجوی کالا را انجام دهید. مثلا برای جستجوی کالا با عنوان "مایع ظرفشویی 100 گرمی بهار" می توانید کلمه "ظرفشویی + بهار" را جستجو نمایید.

پس از انتخاب و تایید کالا در آرتیکل فاکتور با استفاده از کلید ترکیبی Alt+Shift+M می توانید بدون خروج از فرم آتیکل، فرم ویرایش کالای انتخاب شده را که در فرم معرفی کالا تعریف شده است، باز کرده و در صورت نیاز اطلاعات کالا را ویرایش کنید.

پس از انتخاب و تایید کالا در آرتیکل فاکتور با استفاده از کلید ترکیبی Alt+M می توانید تصویر کالای انتخاب شده را که در فرم معرفی کالا وارد شده است، مشاهده نمایید.

در صورتیکه در فرم معرفی کالا و خدمات برای کالا هر یک ویژگی های شش گانه انتخاب شده باشد، به محض انتخاب کالا، سیستم امکان انتخاب مقادیر هر ویژگی را در اختیار کاربر قرار می دهد.

برای افزودن به لیست کالاها و خدمات به فرم کالا و خدمات مراجعه نمایید.

کد رهگیری : در قرارداد فروش، رهگیری کالا موضوعیت نداشته لذا این فیلد در این فرم غیرفعال است.

مقدار : مقدار یا تعداد کالای معامله شده در قرارداد با واحد شمارش اصلی کالا را در این فیلد درج کنید. در مقابل فیلد، واحد شمارش اصلی کالا نمایش داده شده است. در صورتیکه مقدار کالای جاری بر اساس ابعاد آن مشخص می شود، با کلیک بر علامت یا کلید میانبر Alt+D پنجره زیر را باز کرده و ابعاد اصلی کالا را مشخص نمایید.

مقدار فرعی : این مقدار توسط سیستم و با توجه به نسبت واحد شمارش اصلی به فرعی کالا محاسبه می شود و نشان دهنده مقدار فروش کالا بر اساس واحد شمارش فرعی آن است. درصورتیکه کالای انتخاب شده دارای چندین واحد فرعی باشد، در اینجا می توانید در لیست بازشدنی واحد شمارش، یکی از واحدهای فرعی کالا را انتخاب نمایید.

درصورتیکه کالا بر حسب واحد فرعی فروخته می شود، می توانید مقدار آن را در این فیلد درج کنید تا سیستم مقدار آن بر حسب واحد اصلی را محاسبه کرده و در فیلد مقدار جایگذاری کند.

قیمت واحد : در این فیلد قیمت واحد کالای معامله شده را درج کنید تا سیستم در فیلد بعدی قیمت کل را محاسبه نماید.

در صورتیکه از سیستم ارزی استفاده می کنید و در نظر دارید قیمت را با ارزهای غیر از ارز پایه وارد کنید، روی علامت ، کلید Enter را بفشارید تا لیست ارزهای تعریف شده در سیستم باز شود.

پس از انتخاب ارز مورد نظر، مبلغ ارزی (در شکل زیر 7 دلار) را در فیلد مربوطه درج کنید تا سیستم مبلغ ریالی آن را با توجه به ضریب تبدیل نمایش داده شده محاسبه کند.

توجه کنید که ضریب تبدیل از فرم معرفی ارز در سیستم حسابداری فراخوانی می شود و قابل تغییر به صورت دستی نیز می باشد. همچنین می توانید در یک فاکتور از ارزهای مختلفی استفاده کرده و برای هر ارز نیز ضریب تبدیل های متعدد داشته باشید. در این حالت جمع فاکتور بر اساس واحد پایه پولی محاسبه و نمایش داده می شود.

قیمت کل : در صورتیکه فیلد قیمت واحد تکمیل شده باشد، این فیلد (قیمت کل) توسط سیستم محاسبه می شود و از حاصلضرب مقدار در قیمت واحد به دست می آید. اما اگر قیمت واحد خالی باشد، با درج قیمت کل آرتیکل جاری توسط کاربر، سیستم به طور خودکار قیمت واحد را محاسبه و جایگذاری می نماید.

همواره تکمیل یکی از دو فیلد قیمت واحد و قیمت کل ضروری است.

تخفیف : درج تخفیف روی مبلغ فاکتور فروش به دو شیوه صورت می گیرد. اگر تخفیف یک مبلغ ثابت از کل مبلغ آرتیکل است، کافیست آن را در فیلد بزرگتر بنویسید تا سیستم درصد آن را محاسبه کند. اما درصورتیکه تخفیف درصدی از مبلغ کل آرتیکل است، در فیلد سمت چپ درصد مورد نظر را به صورت عدد صحیح بنویسید تا سیستم مبلغ تخفیف را محاسبه و جایگذاری کند.

مالیات وت : به صورت پیش فرض، مالیات بر ارزش افزوده در این فیلد محاسبه نمی شود ولی برای محاسبه خودکار آن می توانید در فرم مدیریت گروه های کاری، تنظیم شماره 8 فرم قرارداد را برای گروه مورد نظر فعال کنید تا در صورت تعریف درصد مالیات بر ارزش افزوده در منوی شناور فرم کالا و خدمات، در کادر مالیات وت مبلغ مالیات بر ارزش افزوده بصورت خودکار محاسبه و درج شود.

بهای تمام شده : این فیلد نمایانگر بهای تمام شده درج شده در کاردکس کالا مرتبط با قلم کالای جاری در تاریخ قرارداد است.

مقدار تعهدشده : در صورت داشتن دسترسی لازم، این فیلد نمایش دهنده مجموع مقادیری از کالای جاریست که تاکنون در پیش فاکتورها درج و تعهد شده است.

موجودی کل : در صورت برخورداری از دسترسی لازم، این فیلد مقدار موجودی کالای جاری را در تمامی انبارها نمایش می دهد.

ملاحظات : توضیحات و موارد مربوط به آرتیکل را در این فیلد درج کنید.

پس از تکمیل اطلاعات آرتیکل، با استفاده از علامت یا کلید میانبر Alt+K آرتیکل جدید را در قرارداد فروش ثبت نمایید. با ثبت هر آرتیکل، مجدداً فرم ایجاد آرتیکل باز شده و می توانید بلافاصله آرتیکل بعدی را درج نمایید.

امکانات منوی شناور فرم ایجاد آرتیکل قرارداد فروش

نمایش کاردکس کالا : با کمک این آیتم کاربر می تواند پیش از تایید آرتیکل، کاردکس کالای انتخاب شده را باز کرده و کنترل کند.

ویرایش آرتیکل قرارداد فروش

برای ویرایش هر آرتیکل، نشانگر را روی رکورد آن در جدول اقلام قرارداد قرار داده و روی علامت یا کلید میانبر Alt+M کلیک کنید تا فرم آرتیکل مجدداً باز شود. دابل کلیک روی رکورد آرتیکل نیز نتیجه مشابهی دارد.

حذف آرتیکل قرارداد فروش

در صورت لزوم برای حذف یک یا چند آرتیکل، نشانگر را روی رکورد هر یک از آن ها در جدول اقلام قرارداد قرار داده و با استفاده از علامت آن ها را علامتگذاری کرده سپس با کلید میانبر Ctrl+D یا در منوی شناور عمومی فرم آن ها را حذف قطعی نمایید.

تنظیم کننده

این فیلد نمایش دهنده کاربر تنظیم کننده قرارداد است.

مالیات وت

مجموع مالیات بر ارزش افزوده محاسبه شده برای اقلام درج شده در قرارداد در این فیلد نمایش داده می شود.

هزینه ها

این فیلد در فرم قرارداد فروش غیرفعال بوده و هزینه ها و کسری های مربوط به قرارداد در بخش تخفیف درج می شوند.

توضیحات

در این فیلد ملاحظات مربوط به قرارداد فروش را درج کنید. در صورت لزوم می توانید از شرح های تکراری نیز استفاده نمایید. برای این کار نشانگر را روی فیلد توضیحات قرار داده و با کلید Enter فرم جستجوی شرح های تکراری را باز و شرح مورد نظر خود را جستجو نمایید.

برای افزودن به شرح های تکراری می توانید با کلید میانبر Shift+Enter بدون خروج از فرم وارد فرم شرح های تکراری شوید.

جمع کل

این فیلد مجموع ناخالص مبالغ اقلام قرارداد را بدون در نظر گرفتن مالیات وت و تخفیف درج شده برای هر یک نمایش می دهد.

توجه کنید که مبلغ کل در جدول اقلام قرارداد بدون در نظر گرفتن مالیات وت و تخفیف هر قلم کالا یا خدمات می باشد و این دو در مجموع محاسبات قرارداد در نظر گرفته می شوند.

تخفیف

به طور کلی دو نوع تخفیف در این فرم قابل ثبت است که به شرح زیر می باشند:

1. تخفیف به ازای هر قلم کالا یا خدمت : این نوع از تخفیف در فرم "ایجاد آرتیکل قرارداد" برای هر قلم کالا یا خدمت درج می شود. همانطور که در بخش اقلام قرارداد توضیح داده شد، این نوع از تخفیف می تواند به صورت مبلغی ثابت یا درصدی از مبلغ آرتیکل باشد. پس از درج تمام اقلام، سیستم به طور خودکار مجموع تخفیف های همه اقلام را محاسبه کرده و در فیلد تخفیف در قرارداد فروش قرار می دهد.

2. تخفیف روی کل مبلغ قرارداد : این نوع از تخفیف در فیلد تخفیف در فرم "قرارداد فروش" درج می شود که می تواند یک عدد ثابت یا درصدی از جمع مبلغ قرارداد باشد. برای درج تخفیف به صورت درصد، روی علامت کلیک کرده و در پنجره زیر، درصد مورد نظر را به صورت عدد صحیح وارد کنید.

سیستم به طور خودکار مبلغ تخفیف را محاسبه کرده و در فیلد تخفیف قرار می دهد.

در همه روش های بالا می توانید با کلیک بر علامت در هر زمان درصد کل تخفیف قرارداد فروش را مشاهده نمایید.

قابل پرداخت

پس از کسر میزان مالیات وت و تخفیف محاسبه شده از جمع کل مبلغ قرارداد، مبلغ قابل پرداخت در فیلد "قابل پرداخت" نمایش داده می شود.

برای باز کردن یک فرم خالی قرارداد فروش روی این دکمه کلیک کنید یا از کلید میانبر Alt+Insert استفاده نمایید. سيستم به صورت خودکار قرارداد جديدي ايجاد مي کند و شماره اي براي آن پيشنهاد مي دهد. شماره پيشنهادي يک  واحد از شماره آخرين قرارداد بزرگتر است.

لازم است پیش از باز کردن قرارداد جدید، نسبت به ثبت قرارداد جاری اقدام نمایید.

با کلیک روی این دکمه یا با استفاده از کلید میانبر Alt+Delete سیستم ابتدا پیغامی ارایه می دهد و پس از تأیید کاربر قرارداد جاری را حذف می کند.

در صورتیکه قرارداد ثبت شده باشد، امکان حذف آن وجود ندارد.

پس از تکمیل اطلاعات قرارداد فروش و اطمینان از صحت اطلاعات آن با کلیک بر دکمه "ثبت قرارداد" یا با استفاده از کلید میانبر Alt+S این قرارداد را در سیستم ذخیره و ثبت نمایید.

توجه کنید که برای قرارداد فروش ثبت مالی و رسید انبار صادر نمی شود.

پس از ثبت قرارداد در صورت نیاز به تغییر و اصلاح آن می توانید با استفاده از دکمه برگشت قرارداد، آن را به وضعیت ثبت نشده برگردانید.

در صورتیکه قرارداد تأیید شده باشد، امکان برگشت آن وجود ندارد. در این حالت باید ابتدا عملیات برگشت از تأیید صورت بگیرد.

با استفاده از این دکمه می توانید برای هر رکورد از اقلام قرارداد، برنامه تحویل تعریف کنید. با کلیک بر آن مشاهده می شود که به طور پیش فرض یک برنامه تحویل حاوی کل تعداد کالا یا خدمت درج شده در قرارداد در تاریخ آن وجود دارد که قابل تغییر توسط کاربر است. در واقع پس از اعمال تغییرات لازم، این فرم نشان دهنده میزان تحویل کالا در تاریخ های مختلف می باشد.  

برای تغییر برنامه پیش فرض، روی دکمه جدید کلیک کنید تا فیلدهای پایین فرم فعال شوند.

اجزای فرم برنامه تحویل کالا

تاریخ تحویل : در این فیلد تاریخ تحویل تعداد کالای این رکورد را مشخص نمایید.

مقدار اصلی : در اینجا تعدادی از کالا که قرار است در تاریخ تعیین شده تحویل داده شوند را بر مبنای واحد شمارش اصلی کالا درج کنید.

مقدار فرعی : سیستم به طور پیش فرض مقدار کالای تعیین شده در فیلد قبل را به واحد شمارش فرعی آن محاسبه می کند.

روش تحویل : از این لیست بازشدنی روش تحویل کالا را در موعد مقرر انتخاب نمایید.

توضیحات : در صورت نیاز به توضیح در خصوص هر مرحله تحویل، ملاحظات آن را در این فیلد درج کنید.

در پایان با دکمه تاریخ تحویل را تأیید نمایید. برای اصلاح یا حذف هر ردیف از دکمه های ویرایش و حذف استفاده کنید.

توجه کنید که تعریف برنامه تحویل برای هر یک از رکوردهای قرارداد الزامی است.

با استفاده از این دکمه می توانید در صورت نیاز برای قرارداد فروش یک برنامه تسویه یا پرداخت تعریف نمایید.