اجزای فرم

شماره

در این فیلد سیستم یک رقم بالاتر از آخرین شماره برگه خروج صادرشده را به عنوان شماره سند خروج از انبار نمایش می دهد که قابل تغییر توسط کاربر است. همچنین برای بازکردن سندهای خروج قبلی، شماره سند مورد نظر خود را در این فیلد نوشته و روی علامت کلیک کنید یا از کلید میانبر Alt+G استفاده نمایید.

در نظر داشته باشید شماره برگه خروج هنگامي قابل تغيير است که سند مالي مرتبط با خروج يا حواله انبار مرتبط با آن در حالت ثبت نشده باشند.

شماره عطف

با استفاده از این فیلد می توانید سند خروج جاری را به اسناد بایگانی شده آن معطوف نمایید.

در صورتیکه در مدیریت تنظیمات فرم مدیریت گروه های کاری در برنامه "امکانات برنامه مالی" فرم "تنظیمات عمومی"، تنظیم شماره 23 یعنی "عدم امکان تغییر شماره عطف اسناد" تیک خورده باشد، شماره عطف به صورت سریالی درج شده و قابل تغییر نخواهد بود.

کد اعتباری

اگر حساب مقابل سند خروج از مجموعه حساب های تحت کنترل اعتبارات باشد، انتخاب کد تامین در این فیلد الزامی بوده و در صورت عدم انتخاب آن سیستم اجازه ثبت رسید را به کاربر نخواهد داد. در این حالت جمع مبلغ بدهکار حساب با سقف در نظر گرفته شده برای تامین مقایسه شده و در صورت بیشتر بودن از آن از ادامه عملیات جلوگیری خواهد شد.  

تاریخ

در این فیلد تاریخ سند خروج مشخص می شود. به طور پیش فرض تاریخ روز توسط سیستم درج می شود که قابل تغییر توسط کاربر است.

در درج تاریخ سند خروج دقت کافی داشته باشید، چرا که موجودی انبار در تاریخ تعیین شده در این فیلد به مقدار کالای خارج شده کاهش خواهد یافت. به عبارت دیگر برای اینکه سیستم در هر تاریخ موجودی کالا را به درستی و دقیقاً مطابق با موجودی واقعی انبار نمایش دهد، لازم است فیلد تاریخ در تمام فرم های عملیاتی که روی موجودی مؤثر هستند، به درستی تکمیل شود.

/

این دو علامت نشاندهنده نحوه ثبت سند مالی برگه خروج می باشند که در توضیحات مربوط به ثبت برگه به طور کامل توضیح داده خواهد شد. در اینجا علامت نشاندهنده ثبت سند مالی توسط کاربر بوده و علامت نشاندهنده ثبت سند مالی به صورت خودکار توسط سیستم می باشد. برای تغییر وضعیت ثبت سند به هر یک از این دو حالت، از کلید میانبر Alt+U استفاده کنید.

نوع سند

در این فیلد با کلید Enter لیست انواع اسناد انبار تعریف شده در فرم اسناد انبار را باز و از بین آن ها نوع سند انبار مورد نظر خود را انتخاب نمایید.

توجه کنید که برای هر نوع از این اسناد، شماره سریال فرم مستقل خواهد بود و با انتخاب آن شماره فرم تغییر می کند.  

عملیات

در این فیلد با کلید Enter لیست انواع عملیات انبار ریالی که برای خروج کالا در فرم عملیات انبار  تعریف شده است را باز و از بین آن ها عملیات مورد نظر خود را انتخاب نمایید. در این لیست تنها عملیاتی نمایش داده می شوند که رسته آن ها ریالی بوده و از نوع خروج از انبار هستند.

توجه کنید که برای هر نوع از عملیات انبار، شماره سریال فرم مستقل خواهد بود و با انتخاب آن شماره فرم تغییر می کند.  

انبار

در اینجا می توانید حساب انبار مبدأ را انتخاب نمایید. بخشی از ابتدای نام انبار مبدأ را در این فیلد نوشته و با کلید Enter لیست جستجو را باز و انبار مورد نظر خود را انتخاب نمایید. در صورتیکه در فرم معرفی انبارها تفصیلی های منتسب به انبار انتخاب شده باشد، سیستم به طور خودکار ردیف های تفصیلی را نیز تکمیل می کند. در غیر این صورت می توانید حساب های تفصیلی را در همین فرم انتخاب نمایید.

با زدن کلید Enter در این فیلد می توانید لیست کلیه انبارها را باز کنید.

برای افزودن به لیست انبارها به فرم معرفی انبارها مراجعه کنید.

شخص

در اینجا شخص یا شرکت تحویل گیرنده کالا که حساب مقابل سند مالی این عملیات می باشد، مشخص می شود. برای انتخاب طرف حساب، ابتدا روی علامت (یا کلید میانبر Alt+A) کلیک کرده و یا در فیلد شخص بخشی از عنوان طرف حساب را درج و کلید Enter را بزنید. سپس در لیست جستجوی باز شده طرف حساب مورد نظر خود را انتخاب نمایید. این لیست از فرم مدیریت اشخاص فراخوانی می شود. اگر طرف حساب در هنگام تعریف به یک حساب ثابت و یک سرفصل تفصیلی ارتباط داده شده باشد، سیستم به طور خودکار حساب ها را جایگزین می کند در غیر این صورت باید حساب ثابت توسط کاربر انتخاب شود.

در صورتیکه طرف حساب در سیستم تعریف نشده باشد، می توانید با علامت یا کلید میانبر Alt+Y فرم مدیریت اشخاص را باز کرده و بدون خروج از برگه انبار، طرف حساب جدید را در سیستم معرفی نمایید.

اقلام کالا/ ایجاد آرتیکل سند خروج

در این کادر آرتیکل های سند خروج از انبار درج می شوند. برای ایجاد یک آرتیکل جدید، روی علامت در پایین کادر اقلام کالا کلیک کرده یا از کلید میانبر Alt+N استفاده کنید. همچنین با کلیک راست در کادر اقلام و انتخاب آیتم "ایجاد" می توانید فرم ایجاد آرتیکل خروج را باز نمایید.

نحوه درج اقلام کالا در سند خروج

اجزای فرم ایجاد آرتیکل خروج انبار : آرتیکل خروج روی انباری که برای سند خروج انتخاب شده است، فیلتر شده و در اینجا نام آن انبار را نمایش می دهد. نام کالا : در فیلد اول این بخش، بخشی از نام کالا را درج کرده و کلید Enter را بزنید تا کالاهاییکه نام آن ها حاوی عبارت درج شده است، نمایش داده شوند. در فرم بازشده می توانید لیست را بر اساس عناوین دربردارنده و یا آغازشونده با کلمه درج شده فیلتر کنید. در این فرم درصورتیکه در نظر دارید کالا را با مشخصه دیگری غیر از نام آن جستجو کنید، می توانید با کلید F3 در صفحه کلید، نوع اطلاعات فیلد را به مواردی چون کد کالا، شماره فنی، بارکد و نام لاتین تغییر داده و جستجوی کالا را بر اساس هر یک از این موارد انجام دهید. در صورتیکه قصد دارید دو کلیدواژه از نام کالا را به صورت یکجا جستجو کنید، با قرار دادن + در میان آن ها می توانید عملیات جستجوی کالا را انجام دهید. مثلا برای جستجوی کالا با عنوان "مایع ظرفشویی 100 گرمی بهار" می توانید کلمه "ظرفشویی + بهار" را جستجو نمایید. پس از انتخاب و تایید کالا در آرتیکل برگه با استفاده از کلید ترکیبی Alt+Shift+M می توانید بدون خروج از فرم آتیکل، فرم ویرایش کالای انتخاب شده را که در فرم معرفی کالا تعریف شده است، باز کرده و در صورت نیاز اطلاعات کالا را ویرایش کنید. پس از انتخاب و تایید کالا در آرتیکل برگه با استفاده از کلید ترکیبی Alt+M می توانید تصویر کالای انتخاب شده را که در فرم معرفی کالا وارد شده است، مشاهده نمایید. در صورتیکه در فرم معرفی کالا و خدمات برای کالا هر یک ویژگی های شش گانه انتخاب شده باشد، به محض انتخاب کالا، سیستم امکان انتخاب مقادیر هر ویژگی را در اختیار کاربر قرار می دهد. این امکان نیز وجود دارد که کالاها از لیست کالا و بدون در نظر گرفتن ویژگی های شش گانه انتخاب شوند. به طور مثال ممکن است در شرکتی کالا با هر ویژگی دارای کد منحصر به فردی باشد لذا نیازی به تعریف کردن ویژگی های شش گانه برای کالا نیست. دراین شرایط مدیر سیستم می تواند در فرم مدیریت گروه های کاری تنظیم شماره 8 از تنظیمات عمومی با عنوان "نمایش لیست کالاها در هنگام ثبت آرتیکل های اسناد" را فعال کند تا در هنگام درج آرتیکل های فرم های عملیاتی لیست کالاها به جای ویژگی های شش گانه نمایش داده شود. برای افزودن به لیست کالاها و خدمات به فرم کالا و خدمات مراجعه نمایید. کد رهگیری : در صورتیکه اقلام خارج شده از انبار در سند خروج جاری در زیرمجموعه یک عامل رهگیری مشخص قرار دارند، در اینجا می توانید عامل رهگیری را تعیین کنید. نشانگر را روی این فیلد قرار داده و با کلید Enter فرم انتخاب عامل رهگیری را باز کنید. سپس شماره عامل رهگیری مورد نظر خود را جستجو و انتخاب نمایید. در صورت نیاز به افزودن به عوامل رهگیری با استفاده از علامت بدون خروج از سند، فرم انتخاب عامل رهگیری را باز کنید.   حساب مقابل : در این بخش سیستم به صورت خودکار، حساب مقابل انتخاب شده در سند خروج را فراخوانی می کند و به عنوان حساب مقابل برای مبلغ آرتیکل در سند مالی آن منظور می دارد. ملاحظات : توضیحات و موارد مربوط به آرتیکل را در این فیلد درج نمایید. در صورت نیاز می توانید با کلید Enter لیست شرح های تکراری را باز و از بین آن ها انتخاب کنید. همچنین برای افزودن به لیست شرح های تکراری می توانید با کلید میانبر Shift+Enter بدون خروج از فرم، وارد فرم شرح های تکراری در منوی امکانات شوید. مقدار : مقدار یا تعداد کالای خروجی را با واحد شمارش اصلی کالا در این فیلد درج نمایید. در مقابل فیلد، واحد شمارش اصلی کالا نمایش داده شده است. در صورتیکه مقدار کالای جاری بر اساس ابعاد آن مشخص می شود، با کلیک بر علامت یا کلید میانبر Alt+D پنجره زیر را باز کرده و ابعاد اصلی کالا را مشخص نمایید. مقدار فرعی : این مقدار توسط سیستم و با توجه به نسبت واحد شمارش اصلی به فرعی کالا محاسبه می شود و نشان دهنده مقدار خروجی کالا بر اساس واحد شمارش فرعی آن است. در صورتیکه کالای انتخاب شده دارای چندین واحد فرعی باشد، در اینجا می توانید در لیست بازشدنی واحد شمارش، یکی از واحدهای فرعی کالا را انتخاب نمایید. برای تغییر نسبت واحد شمارش اصلی و فرعی کالا به منوی شناور فرم معرفی کالا و خدمات مراجعه نمایید. قیمت واحد : این فیلد توسط سیستم تکمیل می شود به طوریکه سیستم بهای تمام شده کالای منتخب را در تاریخ برگه از کاردکس کالا فراخوانی کرده و در اینجا جایگزین می کند. تنها برای کالاهایی که مشمول کنترل قیمت تمام شده نباشند، امکان تغییر قیمت واحد وجود دارد. از آنجاییکه در برگه خروج کالا، امکان تغییر قیمت واحد توسط کاربر وجود ندارد، در مواردی که بین قیمت واحد با بهای تمام شده کالا تفاوت وجود داشته باشد، می توانید از سند واگذاری کالا استفاده کنید. برای این منظور کافیست نوع سند خروج را سند واگذاری انتخاب کنید تا فیلد قیمت فعال باشد. در صورتیکه نوع خروج در فرم "واگذاری کالا" انتخاب شود، امکان درج قیمت واحد توسط کاربر وجود دارد. در این حالت باید پیشتر در فرم مجموعه حساب در سیستم حسابداری، حساب سود و زیان واگذاری کالا انتخاب شده باشد، تا در هنگام ثبت فرم و ایجاد سند مالی مربوط به واگذاری، مانده آن به حساب انتخاب شده در مجموعه حساب، سند بخورد. قیمت کل : این فیلد توسط سیستم محاسبه می شود و از حاصلضرب فیلد مقدار در قیمت واحد به دست می آید. گفتنی است در سیستم ادواری، در صورت داشتن دسترسی، امکان تغییر قیمت کل کالا در فرم خروج کالا وجود دارد. برای این کار کافیست در فرم مدیریت گروه های کاری تنظیم "امكان ورود قيمت خروج كالا در حالت ادواري" را برای فرم خروج کالا فعال کنید. آخرین تاریخ : به محض تکمیل فیلد مقدار، در این فیلد تاریخ آخرین برگه خروج این کالا از انبار برای طرف حساب انتخاب شده نمایش داده می شود. آخرین مقدار : به محض تکمیل فیلد مقدار، در این فیلد مقدار این کالا در آخرین برگه خروج آن از انبار برای طرف حساب انتخاب شده نمایش داده می شود. جمع کل : در این فیلد مجموع مقادیر خارج شده از کالای جاری برای طرف حساب انتخاب شده، نمایش داده می شود. موجودی انبار : این فیلد مقدار موجودی این کالا را در انبار انتخاب شده نمایش می دهد. موجودی کل : این فیلد مقدار موجودی این کالا را در تمامی انبارها نمایش می دهد. با کلیک بر علامت می توانید موجودی کالا را به تفکیک انبارها مشاهده نمایید. : با کلیک بر این دکمه فرم "سریال کالا مرتبط با آرتیکل انتخابی" باز می شود و در آن می توانید برای هر قلم کالا (به تعداد کالاهای درج شده در فیلد مقدار آرتیکل) سریال کالا درج کنید. توجه کنید که در این سیستم سریال کالا به پنج روش قابل درج است. این پنج روش شامل درج دستی سریال، تعیین محدوده برای سریال، درج گروهی سریال، استفاده از الگوی سریال و فراخوانی سریال از یک فایل Excel هستند.   به طور پیش فرض در هنگام ثبت تراکنش های منجر به خروج کالا، موجودی سریال کالا کنترل می شود. اما با فعال کردن تنظیم شماره 2 با عنوان "عدم کنترل موجودی سریال هنگام تراکنش های منجر به خروج کالا" در تنظیمات "ورود اطلاعات سریال کالا" در فرم مدیریت گروه های کاری، به طور کامل کنترلی روی موجودی سریال کالا انجام نخواهد گرفت به جز مواردی که در تعریف کالا تیک الزامی بودن سریال فعال شده باشد. درج سریال کالا مرتبط با آرتیکل انتخابی اجزای فرم سریال کالا : با کلیک بر این دکمه یا کلید میانبر Alt+N فیلدهای پایین فرم فعال شده و امکان تعریف یک سریال جدید برای کالا ایجاد می شود. کد : این فیلد توسط سیستم تکمیل می شود و همواره یک رقم بالاتر از آخرین کد سریال ثبت شده است. : در صورتیکه تنها برخی از سریال های کالا دارای گارانتی بوده و سایر کالاهای آرتیکل گارانتی نداشته باشند، به جای تیک کردن چک باکس "دارای گارانتی" در داخل آرتیکل، کافیست در این فرم برای سریال های دارای گارانتی این چک باکس را فعال کنید. تاریخ انقضاء : تاریخ انقضای سریال کالا در این فیلد وارد می شود. نوع : جهت درج سریال کالا لازم است ابتدا روش آن مشخص شود. از طریق کمبوباکس نوع می توانید تعیین کنید که به چه روشی قصد دارید سریال کالاها را در سیستم درج کنید. با انتخاب هر یک از روش های این کمبوباکس فیلدهای مربوط به آن فعال می شوند: روش انفرادی : این روش برای درج سریال تک تک کالاها به صورت دستی و توسط کاربر مورد استفاده قرار می گیرد. با انتخاب این روش فیلد سریال فعال می شود که می توانید سریال یکی از کالاها را در آن وارد کنید. سپس فرم را تایید نموده و مجدد کلید جدید را بزنید و سریال کالای بعدی را وارد کنید. برای وارد کردن هر کدام از سریال ها به همین شیوه عمل کنید.   روش محدوده : اگر سریال های کالاها به صورت پشت سر هم و در یک محدوده مشخص هستند، از این روش برای وارد کردن آن ها استفاده کنید. با انتخاب این روش، دو فیلد از سریال و تا سریال فعال می شوند. در این دو فیلد می توانید محدوده ی سریال مورد نظر خود را درج کنید. توجه داشته باشید که در فیلد تا سریال یک رقم بالاتر از آخرین سریال مورد نظر را قرار دهید. چرا که سریال ها از رقم قرار داده شده در فیلد از سریال تا یک رقم قبل از فیلد تا سریال ایجاد می شوند. روش گروهی : اگر لیستی از سریال های کالا دارید که قابل کپی کردن در این فرم هستند، کافیست روش گروهی را انتخاب کنید. با انتخاب این روش کادر پایین فرم فعال می شود و می توانید سریال های مورد نظر را به صورت گروهی در آن کپی کنید. همچنین می توانید گروهی از سریال های کالا را در این کادر به صورت دستی درج کنید. در این حالت لازم است بین هر یک از سریال ها یک فاصله (Space) یا خط جدید (Enter) قرار داده شود. گفتنی است در این روش امکان ورود سریال ها به صورت ترکیبی از روش انفرادی و روش گروهی نیز وجود دارد به طوریکه اگر برخی سریال ها در محدوده خاصی قرار دارد می توانید در کنار درج سایر سریال ها، این محدوده را نیز در یک خط نوشته و با خط فاصله (-) سریال ابتدا و انتهای آن را از هم جدا کنید تا پس از تایید فرم، سیستم سریال های مابین این محدوده را نیز ایجاد کند. روش الگو : در صورتیکه سریال های کالا از یک الگوی مشخص پیروی می کنند، با انتخاب این روش می توانید آن ها را بر اساس الگوی آن ایجاد کنید. به محض انتخاب این روش فیلد الگوی سریال فعال می شود. برای انتخاب الگو، نشانگر را روی این فیلد قرار داده و با کلید Enter لیست الگوهای تعریف شده را باز و از بین آن ها انتخاب کنید. گفتنی ست این الگوها در منوی امکانات فرم پارامترهای عمومی تعریف می شوند. روش انتقال از فایل : در صورتیکه سریال کالاها در یک فایل دیگر (مثلاً فایل Excel) ذخیره شده و قصد دارید آن را عیناً به سیستم منتقل کنید، از این روش استفاده نمایید. با انتخاب این روش، علامت فعال می شود. با کلیک بر این علامت پنجره انتقال اطلاعات باز می شود که روی نوع اطلاعات سریال کالا فیلتر شده است. در این پنجره پس از مشخص کردن نوع فرمت و مسیر فایل مربوطه، با استفاده از دکمه "انتقال اطلاعات" سریال های درج شده در فایل را به سیستم منتقل کنید. نوع فرمت فایل در فرم تعریف فرمت فایل در سیستم امکانات تعریف می شود. توضیحات : در صورت نیاز به درج ملاحظات و یا توضیحاتی درباره سریال کالا، از این فیلد استفاده کنید. پس از تکمیل اطلاعات سریال کالاها در هر روش، با استفاده از دکمه آن ها را ثبت کنید. : این امکان در سیستم وجود دارد که از ایجاد یا انتخاب سریال های تکراری برای کالاهای ورودی یا خروجی جلوگیری شود. به طوریکه پس از ثبت سریال‌های کالا در عملیات ورودی و خروجی، سریال های تکراری یا بدون موجودی، برای حذف علامتگذاری شده و کاربر ملزم به حذف ردیفهای مربوطه است تا امکان خروج از فرم وجود داشته باشد. در چنین مواردی برای حذف سریال های تکراری یا ناموجود از کلید "حذف سریال های علامتگذاری شده" استفاده می شود. : برای اصلاح اطلاعات هر سریال کالا از این دکمه استفاده کنید. : برای حذف هر سریال کالا ابتدا با استفاده از این دکمه، رکورد یا رکوردهای مورد نظر را علامتگذاری کرده و سپس با استفاده از علامت آن ها را حذف قطعی نمایید.   امکانات منوی شناور فرم سریال کالا نمایش کلیه اطلاعات سریال های مرتبط : با کلیک بر این گزینه می توانید سریال ها را به دو شیوه مختلف در فرم نمایش دهید. در حالت اول کلیه اطلاعات سریال های مرتبط نمایش داده خواهند شد و در حالت دوم تنها سریال های مرتبط با آرتیکل انتخابی نمایش داده خواهند شد. حذف کلیه سریال های ثبت شده : در صورت انتساب اشتباه تعداد بالای سریال کالا به یک آرتیکل، با مکانیسم های حذف معمول، اصلاح اشتباه زمان‏بر است. لذا از طریق این آیتم امکان حذف یکباره همه سریال های انتسابی و تصحیح اشتباه برای کاربر وجود دارد. پیش نمایش چاپ : با انتخاب این گزینه یا استفاده از کلید میانبر Alt+Q فرم مدیریت چاپ را که به صورت پیش فرض روی اطلاعات سریال های کالا فیلتر شده است، باز کنید و پیش نمایش لیست سریال ها را مشاهده نمایید.   پس از تکمیل اطلاعات آرتیکل، با استفاده از علامت یا کلید میانبر Alt+K آرتیکل جدید را در سند خروج انبار ثبت کنید. با ثبت هر آرتیکل، مجدداً فرم ایجاد آرتیکل باز شده و می توانید بلافاصله آرتیکل بعدی را درج نمایید.   امکانات منوی شناور فرم ایجاد آرتیکل خروج جستجوی مشخصات کالا از ابتدا : در اینجا انواعی از جستجو در اختیار کاربر قرار می گیرد. با استفاده از این امکان، به سه شیوه می توانید کلمه درج شده در فیلد "نام کالا" را جستجو نمایید: جستجوی مشخصات کالا از ابتداء : نتیجه جستجو تمام کالاها و خدماتی خواهد بود که کلمه درج شده در ابتدای عنوان آن ها وجود داشته باشد. جستجوی مشخصات کالا از انتها : نتیجه جستجو تمام کالاها و خدماتی خواهد بود که کلمه مورد جستجو در انتهای عنوان آن ها وجود داشته باشد. جستجوی مشخصات کالا از هر جا : نتیجه جستجو تمام کالاها و خدماتی خواهد بود که کلمه مورد جستجو در عنوان آن ها وجود داشته باشد.

برای ویرایش اطلاعات هر آرتیکل، نشانگر را روی رکورد آن در کادر اقلام قرار داده و روی علامت کلیک کرده یا از کلید میانبر Alt+M استفاده نمایید. همچنین برای حذف یک قلم از کالاها نشانگر را روی رکورد آن قرار داده و ابتدا با علامت یا کلید میانبر Alt+D رکوردهای مورد نظر را علامتگذاری کرده و سپس با کلید میانبر Ctrl+D آن ها را حذف قطعی نمایید.  

شماره درخواست

در صورت لزوم می توانید شماره درخواست را در این فیلد به صورت دستی درج کنید. شماره می تواند به صورت اعشاری نیز وارد شود.

تاریخ درخواست

در این فیلد تاریخ درخواست کالا را درج نمایید.

کسر / اضافه

در اینجا می توانید هزینه های جانبی متعلق به عملیات خروج را درج کنید. پیشنهاد می شود هر گونه هزینه یا مبلغ اضافه بر قیمت تمام شده کالا در اینجا درج شود تا برای آن ها ثبت مالی نیز انجام گیرد.

پیش از ثبت اضافه یا کسر سند خروج، ابتدا بايد انواع کسری ها و اضافات همراه با حساب های مربوطه را در فرم اضافات و کسور اسناد معرفی نمایید.

برای درج اضافه /کسر سند خروج با استفاده از علامت فرم "اضافه کسر خروج کالا" را باز کنید.

در اینجا با استفاده از کلید "جدید" می توانید هزینه ها و اضافات جانبی را در فرم زیر وارد کنید.

اجزای فرم ایجاد اضافات کسور

نوع : با کلید Enter در این فیلد لیست اضافات و کسور ثبت شده در سیستم را باز و با توجه به موضوع، یکی از آن ها را انتخاب کنید. این لیست در فرم اضافات و کسور اسناد تعریف شده است.

حساب : در صورتیکه در هنگام تعریف اضافات کسری ها، حساب مربوط به آن ها تعیین شده باشد، با انتخاب نوع کسری اضافات، سیستم به طور خودکار آن حساب را فراخوانی می کند. اما در صورت تعیین نشدن حساب در فرم اضافات و کسور اسناد، می توانید در همین فرم حساب مربوطه را انتخاب نمایید.

حساب مقابل : در اینجا سیستم به طور خودکار حساب مقابل انتخاب شده در سند خروج را برای "حساب سند" و حساب مربوط به انبار انتخاب شده را برای "حساب موجودی" فراخوانی می کند. انتخاب حساب سند و حساب موجودی توسط کاربر با تیک کردن چک باکس هر یک از آن ها صورت می گیرد. در صورتیکه در نظر دارید مبلغ کسر و اضافه روی بهای تمام شده کالا موثر باشد، "حساب موجودی" را انتخاب نمایید.

مبلغ : در صورتیکه مبلغ کسری یا اضافات در فرم اضافات و کسور اسناد تعیین شده باشد، به طور خودکار توسط سیستم در این فیلد جایگذاری می شود. به طور مثال اگر در آن فرم محاسبه مبلغ هزینه به صورت درصدی تعیین شده باشد، سیستم درصد مربوطه را از مبلغ کل سند خروج محاسبه می کند. اما در صورت عدم تعیین مبلغ کسری یا اضافه می توانید این مبلغ را به صورت دستی درج کنید.

شرح : در این فیلد توضیحات لازم در خصوص کسری یا اضافه را درج نمایید.

در پایان با دکمه این مبلغ را به لیست کسری یا اضافات برگه خروج کالا اضافه کنید.

جمع

این فیلد جمع مبالغ کل آرتیکل ها یا مبلغ کل سند خروج را نمایش می دهد.

توضیحات

برای درج ملاحظات مربوط به سند خروج، از این فیلد استفاده کنید. در این فیلد می توانید از شرح های تکراری نیز استفاده کنید. برای جستجوی شرح های تکراری نشانگر را روی فیلد توضیحات قرار داده و کلید Enter را بزنید تا لیست جستجوی شرح های تکراری باز شود. برای افزودن به شرح های تکراری می توانید با کلید میانبر Shift+Enter بدون خروج از فرم، وارد فرم شرح های تکراری شوید.

تنظیم

در این فیلد نام کاربر تنظیم کننده سند خروج نمایش داده می شود.

پس از ثبت فرم، برای باز کردن یک سند خالی و ایجاد یک سند خروج جدید، از این دکمه یا کلید میانبر Alt+Insert استفاده کنید.

در صورتیکه سند خروج ثبت نشده باشد، برای حذف آن می توانید از این دکمه یا کلید میانبر Alt+Delet استفاده نمایید. پیش از حذف سند خروج، سیستم پیغامی برای تأیید کاربر نمایش می دهد.

پس از اطمینان از صحت اطلاعات درج شده در سند خروج، با استفاده از این دکمه یا کلید میانبر Alt+S آن را در سیستم ثبت نمایید.

توجه کنید که در صورت عدم فراخوانی حواله انبار در این فرم، به محض ثبت این سند، موجودی انبار مبدأ تغییر کرده، یک حواله انبار برای آن و یک سند مالی برای عملیات خروج، صادر خواهد شد.

همچنین تنظیماتی در سیستم وجود دارد که می توانید سند حسابداری برای این فرم صادر نکنید. در اين حالت مي توان از سيستم انبار به صورت سيستم نگهداري اطلاعات مقداري - ريالي استفاده نمود، بدون آنكه اثري بر روي اسناد مالي موسسه بگذارد. لذا تنظیمات ایجاد سند حسابداری در دو دسته بندی توضیح داده می شود:

صدور سند حسابداری به محض ثبت فرم: در این حالت به دو صورت خودکار و نيمه خودکار می توانید شماره سند حسابداري را انتخاب کنید. اگر علامت بالای برگه خروج به شکل باشد، وضعیت خودکار و اگر به شکل باشد ایجاد سند نیمه خودکار خواهد بود. با فشردن کليد میانبر Alt+U روي برگه خروج کالا می توانید شیوه ثبت مالی را از حالت خودکار به نیمه خودکار و بالعکس تغییر دهید.

شيوه خودکار: در اين حالت ثبت مالي مربوط به عمليات خروج کالا، در آخرين سند ثبت نشده که تاريخ آن برابر با تاريخ برگه خروج است، انجام خواهد شد. در صورتيکه سند ثبت نشده به تاريخ برگه خروج وجود نداشته باشد، سند جديدي به تاريخ برگه خروج ايجاد مي شود و ثبت مربوطه انجام خواهد شد.

شيوه نيمه خودکار: در اين حالت ليست اسناد ثبت نشده مالي ارائه مي شود و کاربر مي تواند يکي از آن ها را انتخاب کند يا سند جديدي را پيشنهاد دهد. شماره سندي که به اين ترتيب مشخص مي شود به عنوان سند مرتبط با عمليات کالا در نظر گرفته مي شود. در اينجا پس از ثبت و ذخيره سازي، فرم انتخاب سند حسابداري که حاوی اسناد باز در تاریخ سند خروج است، مشابه شکل زير باز می شود.

در این فرم امکان انتخاب یکی از اسناد ثبت نشده یا ایجاد یک سند جدید وجود دارد. همچنین با استفاده از دکمه "مشاهده سند" می توانید بدون خروج از فرم، اسناد حسابداری ثبت نشده را مشاهده کنید. برای مشاهده کلیه اسناد باز بدون در نظر گرفتن تاریخ سند خروج، چک باکس "نمایش همه اسناد باز" را فعال نمایید.

عدم صدور سند حسابداری : در اين حالت سيستم، سند مالي مرتبط با عمليات خروج كالا را صادر نخواهد كرد و پس از ذخيره سازي برگه ورود تنها حواله انبار مربوطه صادر خواهد شد. در اين حالت مي توان از سيستم انبار به صورت سيستم نگهداري اطلاعات مقداري - ريالي استفاده نمود، بدون آنكه اثري بر روي اسناد مالي موسسه بگذارد. بنابراين مي توان ثبت مالي متناظر با اين عمليات را به صورت دستي انجام داد. تنظیمات مربوط به این کار در پانل امکانات، فرم مدیریت گروه های کاری انجام می گیرد. لازم به ذكر است اگر قصد ايجاد اسناد مالي مرتبط با عمليات كالا را داشته باشيد، مي توانيد از امكان صدور خودكار آن در عمليات بازسازي كاردكس استفاده نماييد. توضيح اينكه هنگام بازسازي كاردكس، سيستم مي تواند براي تمامي عمليات كالا كه داراي سند مالي نمي باشند، ثبتهاي مالي متناظر ايجاد كند.

توصیه می شود در عملیات خروج کالا از انبار، تنظیمات سیستم را بر صدور سند حسابداری برای عملیات به محض ثبت فرم قرار دهید.

تنظیمات مدیر سیستم برای جلوگیری از منفی شدن موجودی

یکی از امکانات موجود در فرم های عملیاتی سیستم بازرگانی و انبار، امكان كنترل موجودي منفي ناشي از ويرايش اسناد بازرگاني و انبار می باشد. فرمهای عملیاتی سیستم بازرگانی و انبار، در واقع ثبت عملیات ورود و خروج کالا در انبار را بر عهده دارند. تاثیر این عملیات در کاردکس هر کالا قابل مشاهده می باشد. در سیستم بازرگانی و انبار پیوست، امکان ویرایش و حذف اسناد بازرگانی و انبار ثبت شده (جهت اصلاح اشتباهات کاربری) وجود دارد و این نوع عملیات باعث مخدوش شدن قیمت تمام شده محاسبه شده تاریخی و در مواردی منفی شدن موجودی کالا در کاردکس کالا خواهد شد. امکان حذف و ویرایش اسناد انبار از ویژگی های مثبت پیوست جهت سازمانهایی است که بی نظمی در ثبت تراکنش ها و یا ورود و خروج کالا به انبار دارند و این بی نظمی بعضاً از اقتضائات شرایط کاری این سازمانها محسوب می شود. به همین دلیل قابلیتی در سیستم قرار داده شده است که با وجود امکان ویرایش و حذف فرم ها بتوان از منفی شدن موجودی کالا جلوگیری کرده و بهای تمام شده کالاها را نیز در هر لحظه به درستی محاسبه نمود.

برای این منظور لازم است در قسمت دسترسی های گروه کاری، برای فرم های موجود، تنظیمات خاصی را اعمال نمایید. پس از اعمال این تنظیمات در صورت ایجاد هرگونه تغییر در فرم های عملیاتی اگر این تغییر منجر به منفی شدن موجودی بشود، سیستم با پیغامی هشدار لازم را به کاربر خواهد داد.

برای اعمال این تنظیمات مراحل زیر را دنبال کنید:

1. از پانل امکانات وارد بخش مدیریت کاربران شده و فرم مدیریت گروههای کاری را انتخاب کنید.

2. نام گروه کاری مورد نظر خود را از داخل لیست انتخاب کنید و با دابل کلیک یا دکمه "ویرایش"، فرم ویرایش گروه کاری را باز نمایید.

3. روی دکمه "مدیریت تنظیمات" کلیک کنید و در فرم بازشده، در کمبوباکس برنامه، برنامه انبار و در کمبوباکس فرم، فرم "خروج کالا" را انتخاب نمایید.

4.  در لیست تنظیمات فرم، تنظیم شماره 9 یا همان گزینه "جلوگیری از انجام تراکنش منجر به منفی شدن موجودی" را تیک کرده و فعال کنید.

5. در پایان در منوی شناور فرم به ترتیب روی آیتم های بروزرسانی و ذخیره کلیک کنید و پس از خروج از فرم با علامت در فرم ویرایش گروه های کاری، تنظیمات جدید را ذخیره نمایید.

در صورتیکه در نظر دارید به هیچ وجه موجودی منفی برای کالاها در سیستم رخ ندهد باید برای تمامی اسناد و فرم های عملیاتی سیستم بازرگانی و انبار، تنظیمات بالا را اعمال کنید. به علاوه در برنامه انبار در فرم موجودی اولیه کالا نیز تنظیم "جلوگيري از تغيير موجودي اوليه منجر به منفي شدن موجودي" را تیک نمایید.

در صورتی که کاربر اجازه انجام تراکنش منجر به موجودی منفی را داشته باشد، برای داشتن اطلاعات معتبر در کاردکس کالا باید عملیات "بازسازی کاردکس" انجام شود.

در صورتیکه پس از ثبت سند خروج، در نظر دارید تغییراتی در آن اعمال نمایید، می توانید با استفاده از این دکمه وضعیت آن را به حالت ثبت نشده تغییر دهید.

به محض برگشت دادن برگه خروج، آرتیکل های مالی و حواله ایجاد شده حذف خواهند شد. یا در صورت وجود ارتباط بین برگه خروج با حواله مستقیم انبار، این ارتباط از بین خواهد رفت.  

در صورتیکه سند مالی یا حواله انبار صادرشده برای این برگه خروج، در وضعیت ثبت شده قرار داشته باشند، امکان برگشت دادن برگه خروج وجود نخواهد داشت مگر اینکه سند مالی ایجادشده، برگشت خورده و حواله عملیاتی مربوطه حذف شود.

در صورت لزوم می توانید با کلیک بر این دکمه فرم زیر را باز کرده و اطلاعات بیشتری در خصوص سند خروج در آن وارد نمایید. به طور مثال در صورت نیاز به درج نام راننده یا مواردی مشابه می توانید عنوان یک فیلد را راننده قرار داده و اطلاعات مورد نیاز را در آن درج کنید.

برای تغییر عناوین فیلدهای این فرم به عناوین دلخواه، کلید Shift را نگه داشته و روی عنوان فیلد مورد نظر کلیک کنید تا قابل ویرایش شود. پس از درج عنوان مورد نظر خود، مجدداً کلید Shift یا Ctrl را نگه داشته و روی عنوان جدید کلیک کنید تا در فرم ذخیره شود.

اگر هزینه در فیلد کسری و اضافه از نوع اضافات یا سربار باشد، این امکان وجود دارد که با استفاده از کمبوباکس تسهیم سربار، این هزینه بر سه اساس قیمت، واحد اصلی و واحد فرعی بین اقلام برگه تسهیم شود.

با کلیک بر این دکمه بدون خروح از فرم می توانید وارد فرم مدیریت انبارها شوید و تغییراتی در اطلاعات انبارها ایجاد یا انبار جدید تعریف کنید.

در صورت لزوم با استفاده از این دکمه می توانید بدون خروج از فرم وارد فرم معرفی کالا و خدمات شوید و تغییراتی در اطلاعات کالاها اعمال نمایید.

سند حسابداری مرتبط

پس از ثبت برگه خروج، برای باز کردن و مشاهده سند حسابداری مربوط به آن از این گزینه یا کلید میانبر Alt+O استفاده کنید.

کاردکس کالای ردیف انتخابی

با قرار دادن نشانگر روی هر رکورد از اقلام برگه خروج و انتخاب این آیتم یا کلید میانبر Alt+T می توانید بدون خروج از فرم، کاردکس مقداری کالای مذکور را باز نمایید.

حواله انبار مرتبط

پس از ثبت برگه خروج، برای مشاهده حواله انبار مرتبط با آن از این گزینه یا کلید میانبر Alt+R استفاده کنید.

نحوه انتخاب سند حسابداری

همانطور که توضیح داده شد، نحوه انتخاب سند مالی برگه خروج به دو شیوه خودکار و نیمه خودکار امکان پذیر است. برای تغییر نحوه انتخاب سند از حالت خودکار به نیمه خودکار یا بالعکس از این گزینه یا کلید میانبر Alt+U استفاده کنید.

ارتباط با سند حواله انبار

در شرایطی که روال کار به این صورت است که ابتدا حواله انبار توسط کاربری که به اطلاعات ریالی دسترسی ندارد، ثبت شده و سپس همان حواله توسط کاربر دیگری تبدیل به برگه خروج کالا می شود، می توانید با استفاده از این آیتم، حواله مربوطه را در فرم خروج کالا فراخوانی کنید. برای این کار کافیست یک برگه خروج جدید باز کرده و در منوی شناور روی گزینه "ارتباط با سند حواله انبار" کلیک نمایید یا کلید میانبر Alt+. را بزنید تا فرم اسناد انبار نمایش داده شود.

در این فرم از طریق دکمه "انتخاب انبار" انبار یا انبارهای مورد نظر خود را انتخاب کنید تا پس از تایید آن، لیست حواله های مستقیم و غیرمستقیم ثبت شده برای این انبار/انبارها نمایش داده شود. اینک حواله مورد نظر خود را انتخاب و با دابل کلیک یا دکمه "تأیید" اطلاعات آن را به برگه خروج منتقل نمایید. سپس در برگه خروج، اصلاحات و تغییرات لازم را اعمال کنید. بدين ترتيب برگه خروج كالا و حواله انبار با هم مرتبط مي شوند. در پایان آن را ثبت نمایید تا سند مالی آن نیز صادر شود.

توجه کنید که امکان فیلتر لیست حواله ها بر اساس "نوع خروج" انتخاب شده در سند خروج کالا نیز وجود دارد. به عنوان مثال اگر هنگام انتخاب نوع عملیات در برگه خروج، حواله امانی را انتخاب نمایید، با انتخاب گزینه ارتباط با سند حواله انبار، تنها لیست حواله های امانی در فرم مربوطه ظاهر خواهد شد.  

پس از ايجاد ارتباط حواله انبار با برگه خروج كالا، در صورت اصلاح سند خروج كالا، حواله انبار مرتبط با آن نيز به صورت خودكار اصلاح مي شود.

اگر برگه خروج كالا قبلاً با يك سند انبار مرتبط شده باشد، سيستم با ارائه پيامي اجازه استفاده از اين امكان را نخواهد داد. به عبارتی به محض انتخاب یکی از حواله ها و فراخوانی آن در برگه خروج، دیگر امکان تغییر آن وجود نخواهد داشت.

انتقال اقلام از درخواست کالا

در شرکت هایی که روال کار سیستم انبار به صورت منوی عملیات تأمین کالاست، پس از ثبت درخواست کالا توسط کاربرانی که به اطلاعات ریالی دسترسی ندارند، در صورت موجود بودن کالا در انبار، کالاهای درخواست شده به درخواست کننده تحویل داده می شود. این عملیات با ثبت برگه خروج کالا از طریق فراخوانی فرم درخواست کالا انجام می گیرد. در این حالت پس از ثبت و تأیید درخواست کالا، می توانید در برگه خروج کالا انبار مبدأ را انتخاب کرده و سپس با کلیک بر آیتم "انتقال اقلام از درخواست کالا" یا زدن کلید میانبر Alt+; لیست درخواست های صادر شده را مشاهده کنید. با انتخاب هر یک از این موارد از طریق دابل کلیک یا دکمه "تایید" اطلاعات آن به فرم برگه خروج منتقل شده و در این مرحله کاربرانی که به اطلاعات ریالی دسترسی دارند می توانند این برگه را اصلاح و تکمیل کرده و سپس ثبت کنند تا سند مالی آن نیز صادر شود.    

انتقال اقلام از سند ورود کالا

در روال انبارداری برخی از شرکت ها ممکن است برخی کالاهایی که به صورت یکجا رسید شده و در قالب یک برگه ورود وارد انبار شده اند، به طور یکجا (یا بخش عمده ای از آن ها) از انبار خارج شوند. در این موارد می توانید سند خروج را از طریق فراخوانی سند ورود مربوطه ایجاد کنید. برای این کار لازم است ابتدا در برگه خروج، انبار مبدأ انتخاب شده و سپس روی آیتم "انتقال اقلام از سند ورود کالا" در منوی شناور فرم یا کلید میانبر Alt+I کلیک کنید تا سیستم لیست کلیه اسناد ورود که انبار مقصد آن ها همان انبار مبدأ انتخاب شده است را نمایش دهد. پس از انتخاب سند ورود مورد نظر با دابل کلیک یا کلید تایید، اطلاعات آن را در فرم اصلاح کرده و برگه خروج را ثبت نمایید.

پس از احضار سند ورود دربرگه خروج، اگر موجودی برخی اقلام کالاهای موجود در سند ورود برابر با صفر باشد، سیستم پس از ارائه پیغام به طور خودکار مقدار آنها را برابر صفر قرار می دهد و لذا باید اقلام با مقدار صفر اصلاح یا حذف شوند.

کپی محتوا از سند دیگر

با استفاده از این آیتم می توانید به سادگی اطلاعات یک سند خروج را از سند خروج مشابهی کپی کنید. برای این کار لازم است ابتدا انبار مورد نظر خود را در فیلد انبار مبدأ انتخاب نمایید. سپس با انتخاب این گزینه از منوی شناور فرم یا با استفاده از کلید میانبر Alt+C لیستی از اسناد خروج ثبت شده برای انبار منتخب نمایش داده می شود که با دابل کلیک روی هر سطر اطلاعات آن به طور کامل در سند ریالی جاری جایگزین می شود. پس از آن می توانید اطلاعات را اصلاح کرده یا تغییرات لازم را اعمال کنید و سند را ثبت نمایید.

پیش نمایش چاپ

با انتخاب این گزینه یا استفاده از کلید میانبر Alt+Q فرم مدیریت چاپ را که روی سند خروج کالا فیلتر شده است، باز کنید و پیش نمایش این فرم را مشاهده نمایید یا آن را چاپ کنید.