در نرم افزار جامع مالی پیوست این امکان وجود دارد که یک فایل ذخیره شده (به طور مثال در قالب فایل Excel) را به نرم افزار انتقال دهید. فایل های قابل انتقال در چهار نوع اطلاعات سند مالی، صورتحساب بانک، اطلاعات سریال کالا و یا اسناد مالی می باشند.
در واقع چهار فرم سند مالی، صورت حساب بانکی، اطلاعات سریال کالا و اسناد مالی (گروهی از اسناد) هم به صورت دستی و هم به صورت انتقال از فایل، در سیستم ثبت می شوند.
پیش از شروع عملیات انتقال فایل به سیستم، لازم است تا فرمت آن فایل در سیستم تعریف شده باشد. برای این کار از فرم "تعریف فرمت فایل" استفاده کنید.
دسترسی به این فرم از طریق بخش "پایگاه داده"، زیر منوی "انتقال اطلاعات" امکان پذیر است.
نحوه استفاده از فرم
اجزای فرم
جهت تعریف یک فرمت جدید، دکمه "جدید" را انتخاب کنید تا فیلدهای پایین فرم فعال شوند.
کد و نام
برای هر فرمت یک کد و نام مشخص تعریف کنید که در فرم های بعدی بتوانید به راحتی آن را بیابید.
طول رکورد
برای فایل های Excel در این فیلد عدد صفر را قرار دهید.
سیستم
در این منوی بازشدنی به طور پیش فرض سیستم حسابداری مالی انتخاب شده است.
نوع اطلاعات
فایل های قابل انتقال می توانند از چهار نوع اطلاعات سند مالی، صورتحساب بانک، اطلاعات سریال کالا و یا اسناد مالی باشند. در این فیلد مشخص کنید که چه نوع سند یا فایلی قرار است به سیستم وارد شود.
نوع فایل
در اینجا نوع فرمت فایل جدید را از میان موارد قرار داده شده در سیستم انتخاب کنید. این فرمت در اغلب موارد فایل Excel می باشد.
توجه کنید که نوع فایل Excel باید از فرمت xls باشد.
توضیحات
در صورت نیاز به توضیحات کامل تر درباره فرمت تعریف شده می توانید از این فیلد استفاده کنید.
فرمت جدید را تأیید و به لیست اضافه کنید. سپس نشانگر را روی رکورد فرمت جدید در لیست فرمت های تعریف شده قرار داده و دکمه "اطلاعات مرتبط" را کلیک کنید. این دکمه جهت ایجاد تناظر بین فرمت تعریف شده و فایل ورودی طراحی شده است. با انتخاب آن، پنجره جدیدی باز می شود که بر اساس نوع اطلاعات انتخاب شده، متفاوت می باشد. در ذیل ایجاد تناظر برای چهار نوع اطلاعات توضیح داده شده است:
این پنجره ستون های فرم سند مالی را نشان می دهد. هر یک از این منوهای بازشدنی شامل حروف A تا Z هستند که همان ستون های فایل Excel می باشند. در اینجا می توانید مشخص کنید که هر یک از ستون های سند مالی با کدامیک از ستون های فایل Excel متناظر است. تا در هنگام انتقال فایل Excel به سیستم، ستون ها دقیقاً در جای مناسب خود در فرم ها قرار بگیرند. پس از ایجاد تناظر بین ستون های فایل با فرم سند مالی از طریق دکمه "ذخیره" این تناظر را در سیستم ثبت کنید.
|
این پنجره ستون های فرم صورتحساب بانک را نشان می دهد. هر یک از این منوهای بازشدنی شامل حروف A تا Z هستند که همان ستون های فایل Excel می باشند. در اینجا می توانید مشخص کنید که هر یک از ستون های صورتحساب بانک با کدامیک از ستون های فایل Excel متناظر است. تا در هنگام انتقال فایل Excel به سیستم، آن ها دقیقاً در جای مناسب خود در فرم ها قرار بگیرند. همچنین در صورت لزوم عبارت "بدهکار و بستانکار در یک ستون باشند" را تیک کرده و در فیلد ستون کمکی که فعال می شود ستون متناظر را مشخص کنید و مقدار آن را در فیلد "مقدار برای بدهکار" درج نمایید. مثلا مشخص کنید که در ستون کمکی E بدهکارها با مقدار بد مشخص شده اند. پس از ایجاد تناظر بین ستون های فایل با فرم صورتحساب بانک، با دکمه "ذخیره" این تناظر را در سیستم ثبت کنید.
فرمت تاریخ : توجه کنید که فرمت تاریخ باید بر اساس آنچه در فایل Excel می باشد، درج شود. به طور مثال در صورتیکه در تاریخ، سال با 4 رقم آمده باشد، فرمت آن به شکل yyyy/mm/dd درج می شود.
|
این پنجره ستون های لیست سریال کالا را نشان می دهد. هر یک از این منوهای بازشدنی شامل حروف A تا Z هستند که همان ستون های فایل Excel می باشند. در اینجا می توانید مشخص کنید که هر یک از ستون های لیست سریال کالا با کدامیک از ستون های فایل Excel متناظر است تا در هنگام انتقال فایل Excel به سیستم، ستون ها دقیقاً در جای مناسب خود در فرم ها قرار بگیرند. پس از ایجاد تناظر بین ستون های فایل با لیست سریال کالا، با دکمه "ذخیره" این تناظر را در سیستم ثبت کنید.
فرمت تاریخ : توجه کنید که فرمت تاریخ باید بر اساس آنچه در فایل Excel می باشد، درج شود. به طور مثال در صورتیکه در تاریخ، سال با 4 رقم آمده باشد، فرمت آن به شکل yyyy/mm/dd درج می شود.
|
این نوع اطلاعات زمانی استفاده می شود که در نظر دارید تعداد زیادی سند مالی را به صورت یکجا به سیستم انتقال دهید. در این پنجره ستون های فرم سند مالی نشان داده شده است. هر یک از این منوهای بازشدنی شامل حروف A تا Z هستند که همان ستون های فایل Excel می باشند. در اینجا می توانید مشخص کنید که هر یک از ستون های سند مالی با کدامیک از ستون های فایل Excel متناظر است. تا در هنگام انتقال فایل Excel به سیستم، ستون ها دقیقاً در جای مناسب خود در فرم ها قرار بگیرند. علاوه بر این باید تناظر برخی از جزئیات مانند تاریخ و شماره سند نیز در این بخش مشخص شود. پس از ایجاد تناظر بین ستون های فایل با فرم سند مالی با دکمه "ذخیره" این تناظر را در سیستم ثبت کنید.
فرمت تاریخ : توجه کنید که فرمت تاریخ باید بر اساس آنچه در فایل Excel می باشد، درج شود. به طور مثال در صورتیکه در تاریخ، سال با 4 رقم آمده باشد، فرمت آن به شکل yyyy/mm/dd درج می شود.
|
پس از تعریف فرمت های مورد نظر، برای انتقال فایل به سیستم از فرم انتقال اطلاعات از طریق فایل استفاده کنید.
|
امکانات منوی شناور
پیش نمایش چاپ
با انتخاب این گزینه یا استفاده از کلید میانبر Alt+Q فرم مدیریت چاپ را باز کنید و پیش نمایش لیست فرمت های تعریف شده را مشاهده نمایید.
|