یکی از اصلی ترین فرآیندها در انجام عملیات ابتدا و انتهای دوره مالی، بستن حسابهای موقت است. حساب های موقت حسابهای سود و زیانی (هزینه ها، درآمدها و ...) هستند که در پایان هر دوره مالی بسته شده و مانده آن ها صفر می شود. این حساب ها عموماً به حساب سود و زیان انباشته که نوعی حساب دائمی است، بسته می شوند. به فرایند انتقال مانده حساب های موقت به حساب های دائمی، در انتهای هر دوره مالی، بستن حساب های موقت گفته می شود. انجام این فرایند در نهایت منجر به محاسبه سود و زیان یک دوره مالی می گردد. در صورت استفاده از سرفصلهاي ويژه، سيستم عمليات بستن حسابهاي موقت رابه صورت اتوماتيك انجام مي دهد.
در صورتیکه از سیستم بازرگانی و انبار استفاده می کنید، پیش از بستن حسابها جهت محاسبه دقیق سود و زیان و اطمینان از صحت قیمت تمام شده، عملیات "بازسازی کاردکس" را در فرم کاردکس انبار انجام دهید.
پیش از بستن حساب ها جهت اطمینان از صحت اطلاعات وارد شده در سیستم، می توانید از فرم کنترل اسناد استفاده کنید.
یکی از اقدامات مهم که باید پیش از بستن حسابها انجام شود، بررسی مجموعه حساب های مرتبط با این عملیات می باشد. برای این منظور پیش از بستن حساب ها، در دو فرم تنظیمات صورت های مالی و مجموعه حساب صحت حساب های تعریف شده و ارتباطات ایجاد شده را بررسی نمایید. توجه کنید که براي بستن حسابهاي موقت، حسابهاي عملكرد، سود و زیان جاری و سود و زيان انباشته مورد نیاز است و باید در فرم مجموعه حساب به درستی در مجموعه های مربوطه ارتباط داده شده باشد. در صورتي كه سيستم ثبت موجودي ادواري باشد، علاوه بر اين دو حساب، حساب موجودي كالا نيز براي انجام عمليات لازم خواهد بود. همچنین باید کلیه مجموعه حساب های موجود در فرم تنظیمات صورت های مالی به درستی به حساب های مربوطه (به جز حساب های انتظامی و رابط) ارتباط داده شده باشند. گفتنی است در هنگام راه اندازی سیستم مجموعه های حساب به درستی در سیستم تعریف شده اند اما به دلیل تغییرات احتمالی طی دوره مالی روی کدینگ و سرفصل ها، ممکن است این مجموعه ها نیاز به بازنگری داشته باشند.
دسترسی به این فرم از طریق منوی "ابتدا و انتهای دوره" در بخش "سایر موارد" سیستم حسابداری امکان پذیر است.
اجزای فرم لیست عملیات بستن حساب ها در این جدول تمامی موارد تعریف شده در فرم معرفی عملیات انتقال که نوع عملیات آن ها "بستن حساب ها" انتخاب شده باشد، نمایش داده می شوند. همواره یکی از این موارد عملیات پیش فرض صدور سند بستن حسابهاست که در صورت استفاده از سرفصل های پیشنهادی یا چیدمان کدینگ حساب ها به صورتی که در ادامه توضیح داده خواهد شد، می توانید با استفاده از آن نسبت به بستن حساب های موقت اقدام کنید.
عملیات صدور سند بستن حسابها را از لیست انتخاب کنید. با کلیک بر دکمه "انجام فرآیند صدور سند بستن حسابها" سیستم به صورت اتوماتیک اقدام به بستن حساب های موقت کرده و سند حسابداری مربوطه را نمایش می دهد.
1- بستن مانده حساب های خرید، فروش و قیمت تمام شده به حساب عملکرد 2- بستن حسابهای عملکرد، هزینه و درآمد به حساب سود و زیان جاری 3-بستن حساب سود و زیان سال جاری به حساب سود و زیان انباشته یا سنواتی
|
ملاحظات بستن حساب ها بدون استفاده از سرفصل های پیشنهادی
در صورتیکه از سرفصل های پیشنهادی سیستم استفاده نمی کنید، لازم است پیش از بستن حساب ها ملاحظات زیر را در نظر بگیرید: 1. تعریف حساب های عملکرد، سود و زیان جاری، اختتامیه، افتتاحیه و سود و زیان انباشته در فرم های حساب ثابت و حساب تفصیلی 2. قرار دادن حساب های تعریف شده در زیرمجموعه مجموعه حساب مربوط به آن در فرم مجموعه حساب 3. قرار دادن کلیه حساب های سود و زیانی (عموماً کدهای 17 تا 23) و حساب درآمد و هزینه در زیرمجموعه مجموعه حساب مربوط به آن ها در فرم های تنظیمات صورت های مالی و مجموعه حساب 4. بستن حساب ها در فرم صدور سند بستن |
بستن حساب ها در سیستم های دائمی و ادواری
بستن حساب های موقت در روش ثبت موجودی دائمی در روش ثبت موجودی دائمی، بستن حساب ها بصورت خودکار به این روش صورت می گیرد: •بستن كليه حساب هاي گروه فروش به حساب عملكرد •بستن كليه حساب هاي گروه برگشت از فروش و تخفيفات به حساب عملكرد •بستن كليه حساب هاي گروه قيمت تمام شده كالاي فروش رفته به حساب عملكرد •بستن كليه حساب هاي گروه عملكرد به حساب سود و زيان •بستن كليه حساب هاي گروه هزينه هاي عملياتي به حساب سود و زيان •بستن كليه حساب هاي گروه هاي هزينه هاي مالي و ساير هزينه ها به حساب سود و زيان •بستن كليه حساب هاي گروه ساير درآمدها به حساب سود و زيان
بستن حساب های موقت در روش ثبت موجودی ادواری در روش ثبت موجودی ادواری بستن حساب ها به طور خودکار به این روش صورت می گیرد: • بستن حساب هاي گروه موجودي كالا (ابتداي دوره) به حساب عملكرد •ثبت موجودي كالا (پايان دوره) با استفاده از مانده هايي كه توسط فرم دريافت موجودي كالاي پايان دوره از كاربر دريافت مي شود •بستن كليه حساب هاي گروه فروش به حساب عملكرد •بستن كليه حساب هاي گروه برگشت از فروش و تخفيفات به حساب عملكرد •بستن حساب هاي گروه خريد به حساب عملكرد •بستن كليه حساب هاي گروه برگشت از خريد و تخفيفات به حساب عملكرد •بستن حساب عملكرد به حساب سود و زيان •بستن كليه حساب هاي گروه هزينه هاي عملياتي به حساب سود و زيان •بستن حساب هاي گروه هاي هزينه هاي مالي و ساير هزينه ها به حساب سود و زيان •بستن حساب هاي گروه ساير درآمدها به حساب سود و زيان در سيستم ادواري عملاً در عمليات خريد و فروش از حساب موجودي كالا در سطح معين يا تفصيلي استفاده نمي شود. ولي هنگام بستن حساب هاي موقت و پس از انبارگرداني، مقادير مانده حساب موجودي كالا بايد براي سيستم تعيين شود تا عمليات بستن حسابهاي موقت خريد و فروش به طور صحيح انجام شود. لذا در هنگام صدور سند بستن حساب ها، فرم "دریافت موجودی کالای پایان دوره" باز می شود.
در اين فرم با انتخاب انبار مورد نظر، حساب هاي موجودي كالا كه در آخرين سطح واقع هستند در يك ليست نشان داده شده است و شما مي توانيد مانده هاي مورد نظر را براي هر يك از اين حساب ها وارد كرده و ذخيره نماييد. همچنین به صورت پیش فرض، مبلغ موجودی هر حساب توسط سیستم نمایش داده می شود که در صورت لزوم قابل تغییر و اصلاح به صورت دستی توسط کاربر است.
|
پیش نمایش چاپ با انتخاب این گزینه یا استفاده از کلید میانبر Alt+Q فرم مدیریت چاپ را باز کنید و پیش نمایش سند بستن حساب ها را مشاهده نمایید. |
