پیش از استفاده از فرم رسیدگی اسناد لازم است برخی تنظیمات توسط مدیر سیستم انجام گیرد. این تنظیمات شامل موارد زیر است:

1. ابتدا باید انواع مراحل رسیدگی در سیستم معرفی شود. این مراحل از طریق فرم پارامترهای عمومی که در منوی "امکانات" قرار دارد، ایجاد می شوند. برای این کار کافیست در این فرم در زیر مجموعه وضعیت سند مالی مراحل مورد نیاز سازمان را تعریف نمایید. به صورت پیش فرض وضعیت کلیه اسناد مالی "پیش نویس" می باشد.

برای ایجاد زیرمجموعه وضعیت اسناد مالی، در فرم پارامترهای عمومی بر روی رکورد وضعیت سند مالی دابل کلیک کرده و در فرم بازشده با استفاده از دکمه "جدید" یا کلید میانبر Alt+N نسبت به تعریف زیر محموعه ها اقدام نمایید.

لازم به ذکر است برای ایجاد مرحله نهایی در فیلد "وضعیت نهایی" عدد "یک" را درج کنید. سیستم از این طریق قادر به شناسایی مرحله نهایی رسیدگی به اسناد خواهد بود.

2. اینک می بایست تنظیماتی در سیستم اعمال کنید تا امکان رسیدگی به اسناد فعال شود. برای اعمال این تنظیمات کافیست از منوی امکانات وارد فرم مدیریت گروه های کاری شوید. در این فرم روی دکمه "مدیریت تنظیمات" کلیک کرده و در برنامه حسابداری، فرم "ایجاد و ویرایش سند" را انتخاب نمایید. سپس در تنظیمات لیست شده، تنظیم شماره (15) یعنی "امکان شماره گذاری خودکار اسناد ثبت شده" را فعال و فرم را تایید کنید.

با اعمال این تنظیمات پس از ایجاد سند امکان ثبت سند به صورت مستقیم و بدون طی مراحل رسیدگی وجود نخواهد داشت. و هنگام ثبت سند پیغام زیر مشاهده خواهد شد.

3. برای تغییر وضعیت و فعال بودن دکمه های ارسال به مرحله قبل و بعد می بایست دسترسی این عملیات به کاربران توسط مدیر سیستم داده شده باشد. این تنظیمات از فرم مدیریت گروه های کاری در منوی امکانات قابل اجراست. کافیست برای اعمال این تنظیمات در دکمه "مدیریت تنظیمات" برنامه حسابداری، فرم رسیدگی به اسناد مالی را انتخاب کرده و تنظیمات مربوطه را تیک کنید.

کارتابل رسیدگی به اسناد تنها برای کاربران مجاز قابل استفاده است. با انتخاب آن از منوی سایر موارد می توانید نسبت به تغییر وضعیت سند اقدام کنید.

مراحل انجام کار

1. از لیست باز شدنی وضعیت، وضعیت مورد نظر خود را انتخاب کنید تا لیست اسناد دارای وضعیت انتخاب شده مشاهده شود. همواره تغییر وضعیت از پایین ترین وضعیت آغاز می شود لذا به طور پیش فرض در این بخش وضعیت پیش نویس انتخاب شده است.

2. با استفاده از کلید + روی صفحه کلید، اسناد مورد نظر خود را انتخاب کنید.

3. با کلیک بر دکمه "ارسال به مرحله بعد ..." فرم شرح انتقال نمایش داده می شود.

در این فرم می توانید شرح یا دستور مورد نظر خود را تایپ کنید یا از شرح پیش فرض ارائه شده توسط سیستم استفاده نمایید. با تأیید این پنجره اسناد انتخاب شده به مرحله بعدی منتقل می شوند. سیستم با پیغامی تعداد اسناد منتقل شده به مرحله بعد را به کاربر اطلاع خواهد داد.

4. با انتخاب وضعیت بعدی (در این مثال مرحله جهت رسیدگی) در فیلد وضعیت می توانید این اسناد را در آن لیست مشاهده کنید. در این لیست نیز برای انتقال سند به مرحله بعد (در مثال ما مرحله نهایی) از دکمه "ارسال به مرحله بعد ..." استفاده کنید.

در صورت لزوم به رسیدگی مجدد به سند، نشانگر را روی سند مورد نظر قرار داده و روی دکمه "ارسال به مرحله قبل ..." کلیک کنید.  

5. در وضعیت مرحله نهایی امکان ارسال به مرحله بعد وجود ندارد و تنها می توانید سند را به مرحله قبل ارسال کرده یا ثبت کنید.

در این مرحله با انتخاب اسناد مورد نظر و کلیک بر دکمه "ثبت سند" نسبت به ثبت آن ها اقدام کنید.

نشانگر را روی رکورد سند مورد نظر خود قرار دهید و بر دکمه "گزارش فرآیند رسیدگی" کلیک کنید تا گزارش کاملی از فرایند تغییر وضعیت سند مشاهده نمایید.