عملیات تطبیق حساب، عموماً در هنگام رفع مغایرت بین دفاتر حساب صورت می گیرد. به دلیل حجم عملیات و حساسیت بالا جهت تطبیق گردش حساب در اسناد مالی و رسیدهای خزانه داری یا فاکتورها می توانید از این فرم استفاده نمایید. در این فرم تطبیق بین سطرها به دو شیوه دستی و سیستمی انجام پذیر است. مهمترین استفاده این فرم در خصوص تطبیق هزینه های تنخواه می باشد.
دسترسی به این فرم از طریق بخش "عملیات حسابداری" در سیستم حسابداری امکان پذیر است.
اجزای فرم انتخاب حساب پیش از هر اقدامی، برای مشاهده اطلاعات یک حساب، لازم است در کادر حساب که در پایین فرم قرار گرفته است، حساب مورد نظر خود را انتخاب کنید.
در این کادر سطر اول (A) مربوط به حساب های ثابت و سطر دوم به بعد (T1 تا T5) مربوط به تفصیلی های شناور است. در هر سطر با تایپ بخشی از عنوان حساب و استفاده از کلید Enter می توانید نام حساب را جستجو و انتخاب کنید.
گزینش با استفاده از لیست باز شدنی گزینش، که شامل دو حالت بر اساس شماره سند و بر اساس تاریخ می باشد، می توانید دو نوع فیلتر بر روی نحوه نمایش اطلاعات قرار دهید که برای فیلتر شماره سند در بالای فرم گزینه های از شماره و تا شماره فعال می شود و برای فیلتر تاریخ، گزینه های از تاریخ و تا تاریخ نمایش داده می شود. در این فیلدها می توانید اطلاعات را بر اساس بازه تاریخی یا بازه شماره سند، محدود کنید. برای این کار با تایپ بازه مورد نظر خود و استفاده از کلید Enter اطلاعات حساب انتخاب شده را فراخوانی نمایید.
دوره مالی با استفاده از لیست بازشدنی دوره مالی، محدوده زمانی مورد نظر انتخاب می شود. گزارش تطبیق حساب از مجموعه گزارش هایی است که می تواند بدون در نظر گرفتن دوره های مالی، مجموع آرتیکل های یک حساب را در بازه زمانی دلخواه نیز نمایش دهد. برای اینکار کافیست در لیست بازشونده دوره مالی آیتم <همه دوره های مالی> را انتخاب نمایید. در نظر داشته باشید چنانچه همه دوره های مالی انتخاب شود، باید فیلد تاریخ به صورت دستی تغییر کرده و ابتدای تاریخ مورد نظر در فیلد از تاریخ وارد شود. چنانچه گزینه همه دوره های مالی را انتخاب کرده باشید، در هنگام خروج از فرم، سیستم پیغام زیر را نمایش می دهد.
در این حالت برای خروج از فرم لازم است تا یک دوره مالی مشخص را انتخاب کنید.
نوع نمایش با استفاده از لیست بازشدنی نوع نمایش می توانید نحوه نمایش ردیف ها را "مطابق با ردیف های سند" و یا در حالت "گزارش وضعیت کلی تطبیق حساب" قرار دهید. در حالت دوم ردیف هایی با شماره تطبیق یکسان بصورت تجمیع شده در رأس ردیف ها و با متن شرح تطبیق نمایش داده می شوند.
برای تطبیق آرتیکل ها به صورت دستی ابتدا با استفاده از کلید + آرتیکل های مورد نظر خود را از لیست انتخاب کنید. توجه نمایید که جمع بدهکار آرتیکل های انتخابی باید با جمع بستانکار آن مطابق باشد. سپس دکمه "تطبیق آرتیکل های انتخابی" را کلیک کنید.
در این کادر نسبت به درج شرح دلخواه مرتبط با ردیف های انتخاب شده اقدام کنید و سپس دکمه "تأیید" را کلیک نمایید. تمامی ردیف های انتخاب شده تغییر رنگ داده و با درج یک شماره که بصورت خودکار و بر اساس تعداد دفعات تطبیق ثبت می شود، نمایان می شوند. ضمن اینکه شرح تطبیق نیز در ستون مربوطه نمایش داده می شود. در صورتیکه بدون انتخاب حداقل یک ردیف، روی دکمه "تطبیق آرتیکلهای انتخابی" کلیک کنید، سیستم پیغامی بدین مضمون نمایش خواهد داد.
در صورت تمایل به حذف یک شماره تطبیق بر روی دکمه "حذف تطبیق شماره ..." کلیک نمایید. با این کار پنجره زیر باز می شود.
در این پنجره شماره تطبیق مورد نظر خود را تایپ کنید. با کلیک بر دکمه "تأیید"، شماره تطبیق مورد نظر از لیست تطبیق داده شده ها خارج می شود.
با کلیک بر دکمه "همه آرتیکلها"، کلیه ردیف ها (تطبیق شده و تطبیق نشده) بدون در نظر گرفتن شماره تطبیق نمایش داده می شوند. کلید میانبر این دکمه Alt+1 می باشد.
با کلیک بر دکمه "تطبیق شده"، کلیه ردیف ها با در نظر گرفتن شماره تطبیق نمایش داده می شوند و ردیف های فاقد شماره تطبیق نمایش داده نخواهند شد. کلید میانبر این دکمه Alt+2 می باشد.
با کلیک بر دکمه "بدون تطبیق"، تنها ردیف هایی نمایش داده می شوند که فاقد شماره تطبیق هستند. کلید میانبر این دکمه Alt+3 می باشد.
با کلیک بر این دکمه می توانید بدون خروج از فرم وارد سند حسابداری مرتبط با ردیف جاری شوید. دابل کلیک روی هر رکورد نیز همین عملیات را انجام می دهد. |
تطبیق خودکار آرتیکلهای با مبلغ برابر جهت بالا بردن سرعت تطبیق می توانید، آرتیکل هایی که مبلغ بدهکار و بستانکار برابر دارند را به صورت سیستمی با هم تطبیق دهید. برای این کار روی قسمت خاکستری فرم کلیک راست کنید و در منوی شناور گزینه "تطبیق خودکار آرتیکل های با مبلغ برابر" را انتخاب نمایید. پس از اتمام عملیات تطبیق خودکار، سیستم تعداد ردیف های تطبیق شده را اطلاع خواهد داد. با این کار رکورد آرتیکل هایی که مبلغ مشابه دارند رنگی شده و در ستون شرح تطبیق، شرح های مشابه برای آن ها ثبت می شود.
نمایش با لحاظ اسناد مالی ثبت شده با انتخاب این گزینه در گزارش تنها اسناد مالی ثبت شده نمایش داده می شوند. برای لغو این دستور مجدداً منوی شناور فرم را باز کرده و روی عبارت "نمایش با لحاظ اسناد مالی ثبت شده و ثبت نشده" کلیک نمایید.
پیش نمایش چاپ با انتخاب این گزینه یا استفاده از کلید میانبر Alt+Q فرم مدیریت چاپ را باز کنید و پیش نمایش تطبیق حساب ها را مشاهده نمایید. |
