کاربری که تنخواه را در اختیار دارد، وارد فرم صورت هزینه تنخواه شده و صورت هزینه مربوط به خود را انتخاب می کند. سپس با دابل کلیک روی رکورد آن و یا استفاده از دکمه "ریز هزینه های تنخواه" فرم ریز اقلام صورت هزینه تنخواه را باز کرده و به صورت زیر هزینه های انجام شده را در آن وارد می کند. توجه کنید که در این فرم امکان ثبت هزینه های با فاکتور و بدون فاکتور وجود دارد.
 امکان تعریف سیاهه تنخواه مشترک بین n کاربر و مدیریت اقلام هر کاربر توسط خود کاربر و نمایش سیاهه کامل حسب تنظیم شماره 5 با عنوان "نمایش اقلام کاربر جاری در صورت هزینه های مشترک" در تنظیمات "ریز اقلام صورت هزینه تنخواه" در فرم مدیریت گروه های کاری وجود دارد.
در روش ایجاد آرتیکل بدون فاکتور این امکان وجود دارد که با استفاده از کلید ترکیبی Ctrl+C یک ردیف ثبت نشده را کپی کرده و با استفاده از Ctrl+V آن را پیست کنید تا امکان ایجاد آرتیکل های مشابه وجود داشته باشد.
اجزای فرم ریز اقلام صورت هزینه تنخواه
اطلاعات سربرگ فرم صورت هزینه : در بخش بالایی فرم اطلاعات صورت هزینه انتخاب شده شامل کد، تاریخ، نام تنخواه گردان، وضعیت، کد اعتباری و توضیحات نمایش داده شده است.
 : از این دکمه یا کلید ترکیبی Alt+N برای ثبت اقلامی استفاده کنید که در نظر دارید به صورت فاکتور تنخواه درج شوند. با کلیک بر این دکمه فرم ایجاد آرتیکل فاکتور هزینه تنخواه باز می شود که لازم است در آن اطلاعات فاکتور نوشته شود تا پس از تایید آرتیکل، بتوان با استفاده از دکمه فاکتور مرتبط، فاکتور را مشاهده کرد.
 نحوه ایجاد آرتیکل هزینه تنخواه با فاکتور
در این فرم باید طرف حساب را مشخص کرده و اطلاعات آرتیکل را به صورت زیر درج نمایید.
فاکتور جدید : تا زمانیکه این چک باکس تیک نشده باشد، آرتیکل های درج شده مربوط به یک فاکتور خواهد بود و به محض تیک کردن این چک باکس، آرتیکل های فاکتور جدید شروع می شوند.
شماره : در این فیلد شماره فاکتور فروشنده را درج کنید. شماره ای که در این فیلد درج می شود، به عنوان شماره عطف در فاکتور هزینه تنخواه قرار خواهد گرفت.
تاریخ : این فیلد تاریخ فاکتور را نمایش می دهد.
فروشنده : در این فیلد با استفاده از کلید Enter طرف حساب فاکتور هزینه تنخواه را انتخاب نمایید.
مرکز : در این فیلد با استفاده از کلید Enter مرکز فروش فاکتور را مشخص نمایید.
انبار و کالا : در این دو بخش کالای خریداری شده و انبار مربوط به آن را مشخص نمایید. پس از مشخص نمودن انبار، در فیلد کالا با کلید Enter لیست کالاها را باز کرده و کالای مورد نظر را انتخاب نمایید.
توجه کنید که در فیلد کالا تنها کالاهایی قابل جستجو و مشاهده هستند که در فرم مدیریت انواع تنخواه به تنخواه گردان انتخاب شده ارتباط داده شده باشند.
حساب مرتبط : در اینجا حساب هزینه انتخاب شده برای این تنخواه، انتخاب شود.
مقدار / مقدار فرعی : در فیلد مقدار، مقدار خرید را با واحد شمارش اصلی کالا درج کنید تا در فیلد مقدار فرعی این مقدار به واحد فرعی کالا محاسبه و درج شود.
قیمت واحد : در این فیلد باید قیمت واحد کالا درج شود.
قیمت کل : این فیلد توسط سیستم محاسبه شده و از حاصلضرب دو فیلد مقدار با قیمت واحد به دست می آید.
تخفیف : در صورت وجود تخفیف می توانید آن را در این فیلد درج نمایید. تنظیمات مربوط به درج تخفیف به صورت سیستمی در فرم فاکتور خرید در سیستم بازرگانی توضیح داده شده است.
ارزش افزوده / عوارض : در این دو فیلد مالیات بر ارزش افزوده و عوارض ان درج می شود. در صورت اعمال تنظیمات سیستمی کافیست کلید Enter را در فیلد ارزش افزوده بزنید تا سیستم به طور خودکار مقادیر این دو فیلد را محاسبه کند. تنظیمات مربوط به مالیات بر ارزش افزوده در منوی شناور فرم اضافات و کسور اسناد در سیستم حسابداری توضیح داده شده است.
 : در اینجا می توانید سایر هزینه ها، اضافات یا کسور متعلق به فاکتور هزینه تنخواه را درج کنید. برای درج کسور و اضافات فاکتور هزینه تنخواه ابتدا فرم را در حالت ویرایش قرار داده و سپس با کلیک بر دکمه کسور /اضافات، فرم "اضافه کسر خرید" را باز کنید.
در اینجا با استفاده از دکمه "جدید" می توانید اضافات و کسور را در فرم زیر وارد کنید.
ابتدا با کلید Enter در فیلد نوع، انواع اضافات و کسور تعریف شده در فرم اضافات و کسور اسناد را باز کنید.
در صورتیکه در هنگام تعریف اضافات کسری ها، حساب مربوط به آن ها تعیین شده باشد، با انتخاب نوع کسری اضافات، سیستم به طور خودکار آن حساب را فراخوانی می کند. اما در صورت تعیین نشدن حساب در فرم اضافات و کسور اسناد، می توانید در همین فرم حساب مربوطه را انتخاب نمایید. همچنین سیستم به طور پیش فرض حساب فروشنده فاکتور هزینه تنخواه را در این فیلد جایگذاری می کند که در صورت نیاز به تغییر آن می توانید با تیک کردن چک باکس "حساب مقابل" این بخش را فعال کنید.
در صورتیکه مبلغ کسری یا اضافات در فرم اضافات و کسور اسناد تعیین شده باشد، به طور خودکار توسط سیستم در این فیلد جایگذاری می شود. به طور مثال اگر در آن فرم محاسبه مبلغ کسری به صورت درصدی تعیین شده باشد، سیستم درصد مربوطه را از مبلغ کل فاکتور محاسبه می کند. اما در صورت عدم تعیین مبلغ کسری یا اضافه می توانید این مبلغ را به صورت دستی درج کنید. در پایان با دکمه  این هزینه را به لیست کسور فاکتور هزینه تنخواه اضافه کنید.
امکانات منوی شناور فاکتور هزینه تنخواه : امکانات منوی شناور این فاکتور مشابه با منوی شناور آرتیکل فرم فاکتور خرید می باشد. لذا به توضیحات آن فرم مراجعه نمایید.
پس از درج اطلاعات آرتیکل با علامت یا کلید ترکیبی Alt+K آن را ثبت کرده و سایر آرتیکل های فاکتور را نیز به همین شیوه تکمیل نمایید. سپس با تیک کردن چک باکس فاکتور جدید، آرتیکل های فاکتورهای دیگر را نیز ایجاد کنید.
توجه کنید که پس از ایجاد هر آرتیکل می توانید با دابل کلیک روی رکورد آن یا استفاده از دکمه فاکتور مرتبط، فاکتور ایجاد شده برای آن را مشاهده نمایید.
|
 : برای افزودن یک قلم هزینه تنخواه بدون فاکتور، از این دکمه استفاده کنید. با کلیک بر این دکمه کادری باز می شود که در آن می توانید اطلاعات هزینه تنخواه را وارد نمایید. توجه کنید که این موارد نیز آرتیکل های صورت هزینه تنخواه می باشند که در همان لیست مشاهده می شوند ولی به هیچ فاکتوری متصل نیستند.
نحوه ایجاد آرتیکل هزینه تنخواه بدون فاکتور
موضوع : در این فیلد بخشی از عنوان هزینه مورد نظر خود را تایپ کنید و با کلید Enter آن را از لیست جستجو انتخاب نمایید. با انتخاب موضوع، حساب متصل به آن در فیلد حساب مرتبط فراخوانی می شود.
موضوعاتی که در این فیلد فراخوانی می شوند، ریز موارد هزینه ای می باشند که در فرم مدیریت انواع تنخواه برای تنخواه گردان انتخاب شده، تعریف شده است.
برای مشاهده همه اقلام هزینه ای که به این تنخواه گردان ارتباط داده شده است، در فیلد موضوع، علامت % را درج کرده و با کلید Enter لیست را باز نمایید.
تاریخ : در این فیلد تاریخ هزینه تنخواه را مشخص نمایید. به طور پیش فرض تاریخ روز توسط سیستم درج می شود که قابل تغییر توسط کاربر است.
توضیحات : ملاحظات مربوط به هزینه تنخواه را در این فیلد درج کنید.
قیمت واحد : مبلغ کل هزینه را در این فیلد وارد نمایید. در سیستم امکانات می توانید تنظیم کنید که در صورت بیشتر بودن مبلغ هزینه از یک رقم خاص، سیستم اجازه درج آن را بدون فاکتور به کاربر ندهد. برای این کار در منوی امکانات، فرم مدیریت گروه های کاری را انتخاب کرده و روی رکورد گروه کاری کاربر مورد نظر دابل کلیک کنید تا فرم ویرایش گروه کاری باز شود.
در این فرم روی دکمه "مدیریت تنظیمات" کلیک کرده و در برنامه خزانه داری، فرم "ریز هزینه تنخواه" را انتخاب نمایید. در لیست فیلتر شده تنظیم شماره 2 یا "سقف هزینه های بدون فاکتور خرید" را تیک کنید. سپس روی دکمه "عدد مرتبط" کلیک کرده و حداکثر مبلغ هزینه بدون فاکتور را درج نمایید و فرم را تأیید کنید.
در صورتیکه در صورت هزینه، مبلغ هزینه ای بیش از سقف تعیین شده باشد، سیستم به کاربر پیغام می دهد. در این وضعیت باید مبلغ هزینه از طریق دکمه ثبت با فاکتور در سیستم قید شود.
|
 : در صورت نیاز به تغییر در اطلاعات هر قلم هزینه از دکمه ویرایش یا کلید میانبر Alt+M استفاده کنید.
 : برای حذف هر قلم هزینه، نشانگر را روی رکورد آن قرار داده و با دکمه "حذف" یا کلید میانبر Alt+D آن را علامتگذاری کنید. سپس با دکمه کلید میانبر Ctrl+D رکوردهای علامتگذاری شده را حذف قطعی نمایید.
 : با قرار دادن نشانگر روی هر رکورد از آرتیکل های ثبت شده با فاکتور و کلیک روی این دکمه می توانید فاکتور مربوط به آن را باز نمایید. با دابل کلیک روی هر رکورد نیز می توانید به فاکتور مربوطه دسترسی پیدا کنید. توجه کنید که تا پیش از ارسال صورت هزینه جهت رسیدگی، امکان ویرایش فاکتور هزینه تنخواه وجود دارد.
 : در صورت داشتن دسترسی، این دکمه فعال بوده و می توانید با کلیک بر آن اقلام صورت هزینه تنخواه را تأیید کنید. در این حالت وضعیت رکورد مربوطه به تأیید شده تغییر خواهد کرد. این دکمه معمولا در دسترسی مدیران قرار دارد.
 : در صورت عدم تایید هر یک از اقلام صورت هزینه تنخواه، از این دکمه استفاده کنید تا کاربر ایجادکننده اقدام به اصلاح آن بنماید.
مانده : مانده کلی از میزان تهاتر تنخواه های دریافتی بدون در نظر گرفتن هزینه های ثبت شده در فیلد "مانده" نمایش داده می شود. این رقم معادل مانده دفتر حساب می باشد.
مانده قطعی : این فیلد کل اعتباری که به تنخواه گردان پرداخت شده را قبل از ثبت مالی هزینه ها نمایش می دهد.
 : پس از درج و نهایی کردن اقلام صورت هزینه تنخواه و تأیید مدیر مربوطه، این مدیر می تواند با کلیک بر دکمه "ثبت صورت هزینه" اقدام به ثبت صورت هزینه تنخواه و ایجاد سند مالی آن نماید. با کلیک بر این دکمه ابتدا فرم انتخاب سند حسابداری که اسناد مالی باز در تاریخ فرم را نمایش می دهد، باز شده و کاربر می تواند از بین این اسناد انتخاب کند. همچنین در صورت لزوم می توان در این فرم بااستفاده از دکمه سند جدید، یک سند جدید برای صورت هزینه تنخواه ایجاد کرد.
در فرم مدیریت گروه های کاری در بخش تنظیمات برنامه خزانه داری، فرم "گزارش اسناد تنخواه"، با فعال کردن تنظیم شماره 3 با عنوان "امکان صدور سند مالی به تفکیک ردیف های صورت هزینه تنخواه" این امکان وجود دارد که سند مالي مربوط به ريز هزينه هاي تنخواه به تفكيك آرتيكل هاي هزينه تنخواه ثبت شود.
 : پس از ثبت، در صورت نیاز به تغییر صورت هزینه می توانید با استفاده از این دکمه اقدام به برگشت زدن و فعال کردن فرم ثبت شده بنمایید. در این حالت آرتیکل های مربوط به ثبت مالی صورت هزینه نیز از سند مربوطه حذف خواهند شد.
در صورتیکه سند مالی مربوط به صورت هزینه ثبت شده باشد، امکان برگشت صورت هزینه وجود ندارد.
 : پس از ثبت صورت هزینه لازم است وضعیت تسویه آن مشخص شود و ارتباط آن با اسناد خزانه داری ایجاد شود. برای این منظور روی دکمه تسویه صورت هزینه کلیک کنید تا فرم دریافت پرداخت های مرتبط باز شود. این فرم مشابه با عملیات دریافت و پرداخت در مدیریت تنخواه می باشد و از طریق آن می توانید برای مبلغ صورت هزینه، یک یا چند رسید خزانه داری صادر کنید. گفتنی است جمع مبالغ رسیدها در این فرم باید درست برابر با مبلغ صورت هزینه باشد و سیستم در اولین رسید، مبلغ کل صورت هزینه مربوطه را فراخوانی می کند که قابل تغییر توسط کاربر است.
برای چاپ ریز اقلام هزینه صورت تنخواه از کلید میانبر Alt+Q استفاده کنید.
|
در کنار این فیلد کلیک کنید. 
