در اولین مرحله لازم است تا تنخواه گردان ها را در این فرم تعریف کرده و به حساب های مربوطه ارتباط دهید. برای این کار با کلیک بر دکمه "جدید" یا کلید میانبر Alt+N فیلدهای پایین فرم را فعال نمایید.

حساب مرتبط : در این فیلد با استفاده از علامت پنجره انتخاب حساب را باز کنید.

در این پنجره در هر سطر بخشی از نام حساب مربوطه را تایپ کرده و با کلید Enter آن را از لیست اسامی حاوی آن عبارت بیابید. در اینجا سطر اول مربوط به حساب های ثابت و سطر دوم به بعد مربوط به تفصیلی های شناور می باشد.

کد : در این فیلد سیستم به طور پیش فرض یک رقم بالاتر از آخرین کد ثبت شده برای تنخواه را درج می کند که قابل تغییر توسط کاربر است.

مرکز : در نسخه های هولدینگ با کلید Enter درا ین فیلد می توانید لیست مراکز مالی ای که به آن ها دسترسی دارید، باز کرده و تنخواه را به یک مرکز مالی منتسب نمایید.

حساب : در اینجا با استفاده از علامت می توانید تنخواه را به یک حساب مربوط کنید.

حداکثر : در اینجا باید حداکثر مبلغ مجاز برای پرداخت به این تنخواه گردان را تعیین کنید.

نام : در این فیلد عنوان تنخواه گردان را درج کنید.

نوع : در این لیست بازشدنی می توانید تعیین کنید که وضعیت تنخواه گردان جدید دائمی است یا موقت.

پس از تعریف هر تنخواه گردان با دکمه آن را در سیستم ثبت کنید تا به لیست انواع تنخواه افزوده شود.

:در صورت نیاز به تغییر اطلاعات هر تنخواه گردان از این دکمه یا کلید میانبر Alt+M استفاده نمایید.

: برای حذف یک تنخواه گردان از لیست، ابتدا با این دکمه یا کلید میانبر Alt+D آن را علامتگذاری کرده و سپس با علامت کلید میانبر Ctrl+D آن را حذف قطعی نمایید.

پس از ثبت صورت وضعیت تنخواه برای یک تنخواه گردان، دیگر امکان حذف تنخواه مربوطه در این فرم وجود نخواهد داشت.

پس از تعریف تنخواه گردان ها، با قرار دادن نشانگر روی هر سطر و کلیک بر این دکمه، می توانید لیست هزینه های مجاز هر تنخواه گردان را در فرم زیر وارد کنید.

اجزای فرم انواع موارد هزینه تنخواه

: برای افزودن یک هزینه جدید به لیست، ابتدا با دکمه "جدید" یا کلید میانبر Alt+N فیلدهای پایین فرم را فعال کنید.

حساب مرتبط : در اینجا لازم است تا حساب هزینه مورد نظر را انتخاب نمایید. برای این کار در هر سطر بخشی از عنوان حساب را تایپ کرده و با کلید Enter، حساب مورد نظر را از لیست جستجو بیابید.

کد : در این فیلد سیستم به طور پیش فرض یک رقم بالاتر از آخرین کد ثبت شده را درج می کند که قابل تغییر توسط کاربر است.

حداکثر : در اینجا حداکثر مبلغ مجاز تنخواه گردان برای این نوع هزینه را درج کنید.  

نام : عنوان هزینه را در این فیلد تایپ کنید یا از عنوان حساب کپی نمایید.

نوع : منظور از نوع، تنخواه گردان هزینه است که می توانید با استفاده از کلید Enter در این فیلد، لیست تنخواه گردان های تعریف شده را باز کنید. به صورت پیش فرض تنخواه گردانی که در هنگام باز کردن فرم موارد هزینه، نشانگر روی رکورد آن قرار داشته است، در اینجا نمایش داده می شود.

پس از تکمیل اطلاعات هر هزینه با استفاده از دکمه آن را در لیست ثبت نمایید.

: در صورت لزوم برای تغییر اطلاعات هزینه واردشده از این دکمه یا کلید میانبر Alt+M استفاده کنید.

: در صورت لزوم برای حذف هر رکورد از هزینه ها ابتدا با این دکمه یا کلید میانبر Alt+D آن ها را علامتگذاری کرده و سپس با علامت کلید میانبر Ctrl+D عملیات حذف قطعی را انجام دهید.

پس از استفاده از یک هزینه برای ثبت تنخواه، حذف آن در این فرم امکان پذیر نخواهد بود.

جهت سادگی ثبت موارد هزینه تنخواه، می توانید موارد ریز هزینه یک تنخواه گردان را برای دیگری کپی کنید. برای این کار پس از تعریف هر تنخواه گردان جدید، نشانگر را روی رکورد آن (رکورد تنخواه گردان بدون هزینه) قرار داده و با کلیک بر دکمه "کپی اقلام هزینه" لیست تنخواه گردان های تعریف شده را باز کرده و تنخواه گردان مورد نظر خود (تنخواه گردان دارای هزینه های زیرمجموعه) را انتخاب نمایید.

سپس با دابل کلیک روی رکورد تنخواه گردان جدید، وارد فرم "انواع موارد هزینه تنخواه" شده و در صورت لزوم موارد آن را ویرایش نمایید.

در گام بعدی باید تعیین کنید که کدامیک از کاربران سیستم به تنخواه گردان جدید دسترسی داشته و در واقع تنخواه دار آن می باشند. برای این کار نشانگر را روی ردیف تنخواه گردان جدید قرار داده و روی دکمه "تنخواه دارها" کلیک کنید.

در این فرم لیست کاربران سیستم در کادر سمت راست قرار گرفته است. با دابل کلیک روی نام هر کاربر آن را به عنوان تنخواه دار به کادر سمت چپ یا لیست کاربران انتخابی انتقال دهید. در صورت انصراف از هر کدام از کاربران انتقال یافته به کادر سمت چپ، روی آن دابل کلیک کنید تا دوباره به کادر سمت راست بازگردد. دو فیلد بالای فرم نشان دهنده کد کاربران بوده و در لیست های طولانی با دکمه نیز می توانید کاربر مورد نظر خود را بیابید. پس از انتخاب کاربران تنخواه دار، با دکمه "تأیید" دسترسی کاربران انتخاب شده را برای این تنخواه گردان ایجاد کنید.

برای اینکه تنخواه دار بتواند در سیستم فاکتور خرید ملزومات مصرفی ثبت کند، لازم است در اینجا اقلام مصرفی او را به تنخواه گردان مربوطه ارتباط دهید تا در هنگام ثبت فاکتور، لیست اقلام مصرفی تنخواه قابل دسترسی باشد. برای این کار نشانگر را روی ردیف تنخواه گردان جدید قرار داده و روی دکمه "کالا و خدمات مرتبط" کلیک کنید.

در این فرم نیز لیست کالاها و خدمات در کادر سمت راست قرار گرفته و با دابل کلیک روی هر کدام می توانید آن را به کادر سمت چپ یا لیست کالاها و خدمات مرتبط با تنخواه گردان انتقال دهید. در صورت انصراف از هر کدام از کالاهای انتقال یافته به کادر سمت چپ، روی آن دابل کلیک کنید تا دوباره به کادر سمت راست بازگردد. دو فیلد بالای فرم نشان دهنده کد کالا یا خدمات بوده و در لیست های طولانی با دکمه نیز می توانید کالای مورد نظر خود را بیابید. پس از انتخاب کالاها، با دکمه "تأیید" دسترسی تنخواه دار به ملزومات مصرفی را ایجاد نمایید.

برای پرداخت به تنخواه گردان ها یا صدور رسید دریافت، نشانگر را روی رکورد تنخواه گردان مورد نظر قرار داده و با کلیک روی دکمه "عملیات دریافت، پرداخت" فرم زیر را باز کنید. در این فرم لیست کلیه پرداخت ها و دریافت های تنخواه گردان انتخاب شده نمایش داده شده است. در اولین مرتبه باز کردن این فرم برای هر تنخواه گردان تنها دکمه پرداخت فعال است چرا که تا پیش از پرداخت به تنخواه گردان امکان دریافت از آن وجود ندارد.

اجزای فرم دریافت پرداخت های مرتبط

: برای پرداخت به تنخواه گردان یا شارژ آن، روی این دکمه کلیک کنید. در این حالت بدون خروج از فرم، وارد فرم رسید پرداخت می شوید. در اینجا به طور پیش فرض، حساب تنخواه گردان به عنوان دریافت کننده یا طرف حساب مشخص شده است و تنها کافیست مبلغ و آرتیکل های رسید را درج نمایید.

: اگر به هر دلیلی در نظر دارید مانده حساب بدهکار تنخواه گردان را صفر کنید یا مبلغی را از او دریافت کنید، می توانید با کلیک بر این دکمه بدون خروج از فرم، وارد فرم رسید دریافت شده و مانده حساب را در آن به عنوان مبلغ، ثبت نمایید. در اینجا نیز به طور پیش فرض، پرداخت کننده رسید همان حساب تنخواه گردان می باشد.

: در صورت نیاز به تغییر اطلاعات هر رسید، نشانگر را روی رکورد آن قرار داده و با دکمه "ویرایش"، رسید را باز کرده و تغییرات لازم را اعمال نمایید. دابل کلیک روی هر رکورد نیز نتیجه مشابهی به دنبال خواهد داشت.

منوی شناور فرم دریافت پرداخت های مرتبط

ایجاد ارتباطات اسناد پرداخت با اسناد صورت هزینه : این آیتم اسناد پرداخت را با توجه به مبلغ آنها به صورت هزینه های تنخواه مرتبط می کند. مواردی که نظیر مبلغی نداشته باشند یا تعداد صورت هزینه های با مبلغ مورد نظر بیش از یکی باشد، باید توسط کاربر در فرم صورت هزینه ارتباط داده شوند.